Wydruk umów

Po zarejestrowaniu umowy z pracownikiem, można na podstawie wcześniej przygotowanego szablonu wydrukować ją z systemu, wraz z informacją do umowy lub innymi niezbędnymi dokumentacji jakie występują w danej organizacyji.

Wydruk umowy o pracę i załączników podpiętych do umowy z poziomu Umowy KIP

Aby wydrukować umowę zawartą z pracownikiem:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikone , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz wydrukować umowę.
  3. Z belki wybierz Powiązane, a następnie Umowy
  4. Otworzy się strona Umowy KIP wybranego pracownika
  5. Zaznacz i naciśnij lewym przyciskiem myszy na umowę dla której ma być wydrukowany dokument.
  6. Z dostępnych akcji na belce wskaż Raporty, a następnie wybierz Umowa
  7. Otworzy się okienko Dodatkowe informacje do wydruku umowy, gdzie możemy dodatkowo uzupełnić:
    • Imie i nazwisko rep. firmy
    • Tytuł dod. treści umowy
    • Dodatkowa treść umowy
    • Okres wypowiedzenia
  8. Po ewentualnym uzupełnieniu pól należy wybrać przycisk OK
  9. Otworzy się okienko Załącznik do umowy stałej jeśli poza umową podpięte są rownież do wydruku inne załączniki. Dokument można:
    • Otworzyć w systemie - w tym celu wybierz opcje Wyświetl podgląd i zamknij
    • Otworzyć w jednym z plików zewnętrzych. W tym celu wybierz Wyślij do, a następnie wybierz jedną z opcji i wybierz przycisk OK
    • Wydrukować na drukarce - w tym celu wybierz Drukowanie
  10. Po wydrukowaniu załącznika, otworzy się okienko Umowa stała. dokument można obsłużyć analogicznie do załącznika: Otworzyć w systemie, otworzyć w zewnętrznym pliku, wydrukować.

Wydruk umowy o pracę i załączników podpiętych do umowy z poziomu Zaszeregowania

Aby wydrukować umowę zawartą z pracownikiem:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikone , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz wydrukować umowę.
  3. Z belki wybierz Powiązane, a następnie Zaszeregowania
  4. Otworzy się strona Zaszeregowania
  5. Należy wskazać lewym przyciskiem myszy zaszeregowanie dla którego ma być wydrukowana umowa.
  6. Z belki wybrać Raporty i wskazać Umowa o pracę
  7. Otworzy się okienko Dodatkowe informacje do wydruku umowy, gdzie możemy dodatkowo uzupełnić:
    • Imie i nazwisko rep. firmy
    • Tytuł dod. treści umowy
    • Dodatkowa treść umowy
    • Okres wypowiedzenia
  8. Po ewentualnym uzupełnieniu pól należy wybrać przycisk OK
  9. Otworzy się okienko Załącznik do umowy stałej jeśli poza umową podpięte są rownież do wydruku inne załączniki. Dokument można:
    • Otworzyć w systemie - w tym celu wybierz opcje Wyświetl podgląd i zamknij
    • Otworzyć w jednym z plików zewnętrzych. W tym celu wybierz Wyślij do, a następnie wybierz jedną z opcji i wybierz przycisk OK
    • Wydrukować na drukarce - w tym celu wybierz Drukowanie
  10. Po wydrukowaniu załącznika, otworzy się okienko Umowa stała. dokument można obsłużyć analogicznie do załącznika: Otworzyć w systemie, otworzyć w zewnętrznym pliku, wydrukować.

Wydruk aneksu do umowy z poziomu Zaszeregowania

Aby wydrukować aneks do umowy z pracownikiem:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikone , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz wydrukować umowę.
  3. Z belki wybierz Powiązane, a następnie Zaszeregowania
  4. Otworzy się strona Zaszeregowania
  5. Należy wskazać lewym przyciskiem myszy zaszeregowanie dla którego ma być wydrukowany aneks. W polu aneks musi być zaznaczona opcja.
  6. Z belki wybrać Raporty i wskazać Aneks
  7. Otworzy się okienko Dodatkowe informacje do wydruku umowy, gdzie możemy dodatkowo uzupełnić:
    • Imie i nazwisko rep. firmy
    • Tytuł dod. treści umowy
    • Dodatkowa treść umowy
    • Okres wypowiedzenia
  8. Po ewentualnym uzupełnieniu pól należy wybrać przycisk OK
  9. Otworzy się okienko Niestandardowe układy raportów
  10. Należy wskazać szablon wydruku aneksu i wybrać przycisk OK
  11. Otworzy się okienko Aneks do stałej umowy o pracę. Dokument można:
    • Otworzyć w systemie - w tym celu wybierz opcje Wyświetl podgląd i zamknij
    • Otworzyć w jednym z plików zewnętrzych. W tym celu wybierz Wyślij do, a następnie wybierz jedną z opcji i wybierz przycisk OK
    • Wydrukować na drukarce - w tym celu wybierz Drukowanie

  1. Wydruk pojedynczej umowy uruchamiany jest z poziomu wybranej Kartoteki umowy KIP poprzez wybranie z pozycji wstążki Raporty > Ogólne > Umowa.



    Jeśli pracownik w ramach wskazanej umowy posiada więcej niż jedno zaszeregowanie, po wybraniu przycisku Umowa, system wyświetli komunikat informujący o tym fakcie.


    Następnie otworzy się okno Zaszeregowania w celu wskazania, dla którego z nich ma być wydrukowana umowa. Po wybraniu odpowiedniego wiersza należy zatwierdzić przyciskiem OK.

    Po zatwierdzeniu okna system otworzy kolejne okno Dodatkowe informacje do wydruku umowy. W zależności od potrzeby, pola zawarte w oknie można uzupełnić i zatwierdzić ostatecznie przyciskiem OK.


    System wyświetli jeszcze komunikat z zapytaniem czy kontynuować otwarcie pliku. Należy zatwierdzić wybór przyciskiem TAK.



    Po zaakceptowaniu, w dokumencie programu Word otworzy się plik z wygenerowaną umową według odpowiedniego szablonu. Dokument Word po otwarciu może być dowolnie edytowany.

  2. Wydruk zbiorczy umów uruchamiany jest w oknie Umowy. W celu przejścia do okna Umowy należy wybrać Strona główna > Umowy.



    Będąc w oknie Umowy, w celu wydrukowania zbiorczo kilku umów należy zaznaczyć umowy, które mają być wydrukowane i wybrać z pozycji wstążki Raporty > Ogólne > Drukuj zaznaczone. Zaznaczone umowy zostaną wysłane na domyślnie ustawioną drukarkę.

    Natomiast w celu wydrukowania pojedynczej, zaznaczonej umowy wybrać zamiast Drukuj zaznaczone - Umowa. W tym przypadku proces wydruku będzie taki sam jak przy wydruku pojedynczej umowy.



    Wygląd i elementy wydrukowanej umowy zależą od domyślnych szablonów wydruku umowy przypisanych do konkretnych Szablonów umów KIP. Aby przejść do Szablonów umów KIP należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Szablony umów KIP.



    W oknie Szablony umów KIP w wierszach znajdują się zdefiniowane szablony umów. Aby przejść do okna szablonów wydruku należy wybrać dany szablon umów KIP i w kolumnie Dom. Szablon wydruku umowy kliknąć w rozwijaną listę w celu otwarcia się okna Lista arkuszy stylów.



    Przy zakładaniu Kartoteki umowy KIP wybrany w skróconej karcie Ogólne - Kod szablonu umowy zawiera przypisany domyślny szablon wydruku. System pobiera informację o Dom. Szablonie wydruku umowy i zapamiętuje ją w wierszach skróconej karty Zaszeregowanie.

W przypadku umów tymczasowych, przy wyborze w Kartotece umowy KIP w skróconej karcie Administracja konkretnego pracodawcę-użytkownika w polu Nr pracodawcy-użytkownika, domyślne szablony wydruku zostaną zastąpione szablonami wydruków umów przypisanymi do tego konkretnego pracodawcy-użytkownika. Domyślne szablony wydruku dla wskazanego pracodawcy-użytkownika można sprawdzić w oknie Lista pracodawców-użytkowników.

W celu przejścia do okna należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Ogólne > Pracodawcy-użytkownicy.

W celu przejścia do domyślnych szablonów wydruku przypisanych do danego pracodawcy-użytkownika, po zaznaczeniu wiersza z danym pracodawcą-użytkownikiem należy wybrać z pozycji wstążki Nawiguj > Pracodawca-Użytkownik > Domyślne szablony wydruku.

Dzięki temu, wydruk danej umowy jest dostosowany do indywidualnych wymagań każdego pracodawcy-użytkownika.

W oknie Ustawienia KIP, w karcie skróconej Pracownik, cyfra umieszczona w polu Liczba kopii wydruku umów oznacza ilość egzemplarzy każdej automatycznie drukowanej umowy.


Wydruk informacji do umowy pracownika

Oprócz wydruku umowy, możliwe jest również wydrukowanie innych informacji, które wraz z umową są wręczane pracownikowi. Informacja o tym czy dla danego Szablonu umowy KIP został ustawiony szablon wydruku załącznika, znajduje się w oknie Szablony umów KIP w kolumnach Dom. szablon wydruku zał. 1, 2, 3.

Jeśli dany Szablon umowy KIP nie ma przyporządkowanego żadnego domyślnego szablonu wydruku załączników, a wraz z wydrukiem umowy pracownikowi wręczana jest informacja pracownika zgodnie z przepisami wynikającymi z Kodeksu Pracy, druk takiej informacji można podłączyć do Szablonu umowy KIP. W tym celu należy w oknie Szablony umów KIP zaznaczyć dany szablon i w kolumnie Dom. szablon wydruku zał. 1 kliknąć w polu na strzałkę, aby otworzyć okno Lista arkuszy stylów.

Z rozwiniętej listy wskazać, który z arkuszy stylów ma być traktowany jako domyślny szablon wydruku załącznika nr 1. Lista arkuszy stylów może być poszerzana poprzez dodawanie nowych arkuszy stylów. W tym celu z pozycji wstążki okna Lista arkuszy stylów należy wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe. Jednakże dodawanie nowych arkuszy wiąże się z koniecznością posiadania umiejętności programistycznych, zatem tylko zaawansowany użytkownik może mieć uprawnienia do ich tworzenia.

Po przypisaniu szablonów wydruków załączników do danego Szablonu umowy KIP wraz z umową będą również drukowane wskazane załączniki.

Przy tworzeniu nowej umowy pracownika, po wybraniu w Kartotece umowy KIP (przejście do kartoteki umowy zostało opisane w: Ewidencja umowy o pracę stałą oraz Umowy o pracę tymczasową), w skróconej karcie Ogólne, w polu Kod szablonu umowy - szablonu dla którego zostały dodane domyślne szablony wydruku załączników, w skróconej karcie Wydruk między innymi w polach Szablon wydruku umowy, Szablon wydruku zał. 1, Szablon wydruku zał. 2 zostaną podstawione szablony wydruków przypisane wcześniej do Szablonu umowy.

Po zatwierdzeniu Kartoteki umowy KIP, w celu wydrukowania umowy wraz z załącznikami należy w oknie Kartoteka umowy KIP z pozycji wstążki wybrać Raporty > Ogólne > Umowa. W oknie Dodatkowe informacje do wydruku umowy, które się pojawi można jak przy wydruku samej umowy uzupełnić pola i wybrać przycisk OK. System wyświetli komunikat czy plik ma zostać otwarty. W związku z tym, że oprócz samej umowy będą wygenerowane jeszcze dwa inne załączniki komunikat ten pojawi się dla każdego dokumentu oddzielnie.

Pierwszy z załączników dodanych do szablonu umowy to informacja dla pracownika z art. 29 Kodeksu Pracy.

Drugi z załączników przypiętych do szablonu umowy to zakaz konkurencji.

Aneks do umowy

Analogicznie jak w przypadku załączników do umowy, do danego Szablonu umowy KIP może zostać przypisany szablon wydruku aneksu do umowy. Szablon wydruku aneksu przypisuje się do szablonu umowy również w oknie Szablony umów KIP. Po zaznaczeniu kursorem danego szablonu umowy należy w kolumnie Dom. szablon wydruku aneksu wskazać z rozwijanej listy dany wzór.

W sytuacji, gdy umowa pracownika będzie aneksowana (zarządzanie umowami opisano w: Przedłużenie umowy), czyli w Kartotece umowy w Zaszeregowaniu zostanie wprowadzony wpis zmieniający np. wynagrodzenie danego pracownika i we wpisie tym zostanie zaznaczone pole Aneks, możliwe jest wygenerowanie aneksu do umowy zgodnie z przypisanym do Szablonu umowy KIP - wzorem domyślnego wydruku aneksu.

Wydruku aneksu można dokonać z poziomu Kartoteki umowy KIP danego pracownika wybierając skróconą kartę Zaszeregowanie i zaznaczając wiersz z zaznaczonym polem Aneks, a następnie z poziomu menu tej skróconej karty wybrać Drukuj > Drukuj zaznaczone. Aneks zostanie wysłany bezpośrednio do wydruku na drukarkę.

Wydruk umowy cywilnoprawnej

Po zatwierdzeniu umowy cywilnoprawnej, można wydrukować ją na podstawie wprowadzonych do systemu danych w Kartotece umowy KIP danego zleceniobiorcy. W tym celu będąc na wskazanej Kartotece umowy KIP należy wybrać Raporty > Drukuj > Umowa.

Pojawi się okno Dodatkowe informacje do wydruku umowy, w którym można, jeśli to potrzebne dopisać inne dane, jakie mają się znaleźć na wydruku, a następnie wybrać przycisk OK w celu przejścia do kolejnego kroku.

Kolejno system wyświetli komunikat z zapytaniem czy kontynuować otwarcie pliku Word, należy zatem wybrać przycisk TAK.

Plik Word zostanie otwarty w programie, z możliwością jego edytowania.



Rachunek do umowy cywilnoprawnej

Rachunek do umowy cywilnoprawnej może zostać wydrukowany po naliczeniu listy płac związanej z danym rachunkiem. Po dokonaniu naliczeń rachunek zostanie zablokowany listą płac, na której został wyliczony i będzie możliwy jego wydruk. Informacja czy rachunek został zablokowany listą płac i którą listą, znajduje się między innymi w Kartotece umowy KIP w skróconej karcie Rachunki przy danym wierszu rachunku.

Parametrem niezbędnym do wydrukowania rachunku, jest też wypełnione pole Szablon wydruku rachunku w Kartotece umowy KIP (przejście do kartoteki umowy zostało opisane w Umowy cywilnoprawne) w skróconej karcie Wydruk. Informacja o Szablonie wydruku rachunku jest przenoszona do rachunków utworzonych w skróconej karcie Rachunki w ramach wybranej umowy.

W celu wydrukowania rachunku, który został zablokowany listą płac należy będąc na Kartotece umowy KIP z menu skróconej karty Rachunki wybrać Drukuj > Rachunek.

Po wybraniu wskazanej akcji pojawi się okno komunikatu z zapytaniem czy kontynuować otwarcie dokumentu w pliku Word, który należy zatwierdzić przyciskiem TAK.

Pojawi się podgląd wydruku rachunku w dokumencie Word.

Jeśli rachunek, który ma zostać wydrukowany, nie został zablokowany żadną listą płac i w Kartotece umowy KIP, w skróconej karcie Rachunki, w polu Zablokowany listą nr nie ma wskazanej listy płac, wówczas przy próbie wydrukowania takiego rachunku system wyświetli stosowny komunikat.



Zbiorczy wydruk rachunków

W systemie możliwy jest wydruk rachunków do umów cywilnoprawnych dla zaznaczonych zleceniobiorców w oknie Rachunki lub dla wszystkich tych, którzy znajdują się na Zamkniętej liście płac.

  1. Z poziomu okna Rachunki. W celu przejścia do okna Rachunki należy wybrać Działy > Kadry i płace > Dane zbiorcze > Ogólne > Rachunki.



    Otworzy się okno Rachunki.



    Po otwarciu okna Rachunki, w celu uniknięcia komunikatu o błędach przy tworzeniu wydruku rachunku, zalecane jest, aby ustawić filtr tak, aby pokazywał na liście tylko te rachunki, które są zablokowane jakąkolwiek listą płac.

    Zalecenie to wynika z tego, że drukowane mogą być tylko te rachunki, które są zablokowane jakąś listą płac. Przy zaznaczeniu rachunku, który nie jest zablokowany listą, czyli nie jest obliczony jeszcze na żadnej liście płac, system będzie wyświetlał błąd i przerwie akcję w stosunku do pozostałych, zaznaczonych rachunków.

    Aby zatem ustawić filtr należy włączyć filtrowanie zaawansowane. W oknie Rachunki należy upewnić się czy jest włączone okno filtrów lub wskazać strzałkę znajdującą się obok nazwy wyświetlanej nad listą tj. Rachunki i z rozwijanej listy wybrać Filtr zaawansowany.



    Filtr ustawić tak, aby na stronie zostały wyświetlone te rachunki, które w polu Zablokowany listą nr nie mają pustych wartości.



    Jeśli rachunki mają być wydrukowane dla zleceniobiorców, znajdujących się na wybranej Zamkniętej liście płac, można również ustawić filtr według konkretnej listy. W tym celu w oknie filtra podstawowego należy wpisać Nr listy płac i wskazać nazwę kolumny, której filtr ma dotyczyć.



    W tym widoku można zaznaczyć, które z rachunków mają zostać wydrukowane. W celu wydrukowania zaznaczonych rachunków należy z pozycji wstążki wybrać Raporty > Ogólne > Rachunek po wyborze, którego zostanie wyświetlony komunikat systemu z zapytaniem czy kontynuować otwarcie pliku Word.

  2. Z poziomu Zamkniętej listy płac - po naliczeniu, a następnie zamknięciu listy płac dla umów cywilnoprawnych, możliwe jest wydrukowanie jednoczesne wszystkich rachunków do Zamkniętej listy płac (przejście do zamkniętej listy płac zostało opisane w Zamknięcie listy płac). W tym celu w oknie Zamknięte listy płac, należy zaznaczyć wiersz z wybraną listą płac i z pozycji wstążki wybrać Raporty > Ogólne > Zablokowane rachunki. Po wyświetleniu okna wyboru należy wybrać, czy rachunki mają być otwarte w podglądzie MS Word czy mają zostać wysłane bezpośrednio na drukarkę. W przypadku opcji podglądu, dla każdego zleceniobiorcy znajdującego się na zamkniętej liście płac zostanie wygenerowany osobny plik w MS Word.



    Wybierając Podgląd w WORD, rachunki z zaznaczonej listy płac zostaną otwarte w dokumencie WORD. Każdy rachunek otworzy się w osobnym pliku. Wcześniej system wyświetli komunikat czy kontynuować otwarcie pliku.



    Po wybraniu opcji TAK, pliki zostaną otwarte w MS Word.