Table of Contents

Umowa o pracę stałą

Umowa na podstawie Kodeksu pracy jest rejestrowana w systemie jako umowa stała. Umowa może być zarejestrowana dla zatwierdzonej kartoteki pracownika. Należy upewnić się, że kartoteka pracownika została zatwierdzona. Zobacz: Zatwierdzanie kartoteki pracownika

Dodanie kartoteki umowy o pracę stałą

W celu dodania umowy o pracę stałą:

  1. Przejdź do listy pracowników. Wybierz ikonę , wprowadź Pracownicy KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
  2. Na liście pracowników wskaż kursorem pracownika dla którego chcesz dodać umowę.
  3. Z belki wybierz Powiązane, a następnie Umowy
  4. Po otwarciu strony Umowy KiP z belki wybierz Nowy, a następnie Nowa
  5. W okienku wyboru które się pojawi wybierz opcje Stała i potwierdź wybór przyciskiem OK
  6. Pojawi się strona Szablony umów KIP. Wybierz odpowiedni szablon umowy i zatwierdź wybór przyciskiem OK

Uwaga

Aby uzyskać więcej informacji odnośnie definiowania szablonów umów, zobacz: Szablony umów KIP.

  1. Po dokonaniu wyboru pojawi się Kartoteka umowy KIP wskazanego pracownika.

Uzupełnienie kartoteki umowy o pracę stałą

Na podstawie wybranego szablonu umowy niektóre z pól w Kartoteka umowy KIP zostaną wypełnione automatycznie. W razie potrzeby można dokonać ich zmiany. Pozostałe pola należy uzupełnić ręcznie.

Kartoteka umowy KIP podobnie jak Kartoteka pracownika KIP zawiera szereg informacji w polach, które zostały pogrupowane w kilku skróconych kartach:

  1. Ogólne
  2. Zaszeregowania
  3. ZUS
  4. Administracja
  5. Czas Pracy
  6. PIT
  7. GUS
  8. Szablony wydruku

Pola obowiązkowe

Niektóre z pól na kartotece umowy mają znaczenie i ich wypełnienie jest wymagane, a niektóre stanowią tylko informację dodatkową do umowy i mogą pozostać puste. Listę pól obowiązkowych do wypełnienia można sprawdzić wybierając z belki:

  1. Akcje
  2. Następnie wybierz Pokaż pola obowiązkowe
  3. Po otwarciu okna Pola obowiązkowe dostępna jest lista wymaganych pól. Pola zaznaczone na czerwono oznaczaja, że dane jeszcze nie zostały uzupełnione.

Skrócona karta Ogólne

Karta Ogólne zawiera podstawowe informacje o umowie. Część z pól na tej karcie jest nieedytowalna, wypełniona automatycznie przez system domyślnymi danymi. w skróconej karcie uzupełnij pola:

  1. Pola: Nr pracownika, Nazwisko, Imię - to dane pracownika, dla którego rejestrowana jest umowa. Pola te uzupełnione są automatycznie przez system i nie ma możliwości ich edytowania z tego poziomu.

  2. Pole Nr zawiera numer umowy zawieranej z danym pracownikiem - kolejne numery nadawane są w obrębie umów jednego pracownika.

  3. Aneks do umowy nr -pole to jest nieedytowalne i widoczne/chowane po rozwinięciu skróconej karty Ogólne, poprzez kliknięcie w prawym górnym rogu otwartej skróconej karty na polecenie Pokaż więcej/Pokaż mniej. Pole wypełnia się automatycznie przy łączeniu urlopu rodzicielskiego z pracą. Opcję łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą zaznacza się w skróconej karcie Czas pracy w polach: Wsp. etatu na urlopie rodzic. i Wsp. urlopu rodzicielskiego.

  4. Kod szablonu umowy uzupełniane jest automatycznie wybranym kodem szablonu umów. Kod ten w razie potrzeby, może zostać zmieniony na inny ręcznie.

  5. Nazwa szablonu umowy i Typ są nieedytowalne. Pola są uzupełniane domyślnymi parametrami przypisanymi do wybranego wcześniej kodu szablonu umowy.

  6. Akord - jest to pole informacyjne, nie ma wpływu na kalkulacje w systemie, w razie potrzeby można je ręcznie zaznaczyć.

  7. Data zawarcia wprowadź datę zawarcia umowy.

  8. Data od - w tym polu wprowadź datę od której ma się rozpocząć zatrudnienie pracownika.

  9. Data do - w polu wprowadź datę, do której pracownik ma być zatrudniony. W przypadku umów na czas nieokreślony przy wprowadzaniu umowy nie wypełnia się pola Data do.

  10. Pole Data do wg umowy - jest nieedytowalne i jest uzupełniane domyślnie datę wypełnioną w polu Data do. Ma ono znaczenie historyczne w przypadku rozwiązania umowy przed końcem okresu, na jaki została zawarta.

  11. Data dostarczenia wypowiedzenia - wskazać datę dostarczenia wypowiedzenia.

  12. Kod przyczyny zakończenia - z rozwijanej listy wskazać szablon zwolenienia pracownika. Szablony zwolnień mogą mieć w polu Strona rozwiązująca ZWUA wprowadzoną wartość: pracodawca lub pracownik. Wartości te będą przepisywane w polu Zakończony przez. Wiecej informacji o szablonach zwolnienia w artykule Szablony zwolnienia

  13. Opis przyczyny zakończenia - Opis uzupełni się automatycznie po wybraniu opcji w polu Kod przyczyny zakończenia

  14. Zakończony przez - pole uzupełni się automatycznie po wskazaniu opcji w polu Kod przyczyny zakończenia.

  15. Przeiwdywana data zakończenia - określa przewidywaną datę zakońćzenia umowy z pracownikiem.

  16. Kod grupy wynagrodzeń - z rozwijanej listy można wybrać wcześniej zdefiniowaną grupę wynagrodzeń do któej przypisany ma zostać pracownik. Grupa wynagrodzeń ooznacza widełki wynagrodzeń w jakich mieści się dany pracownik. Więcej o grupie wynagrodzeń na stronie Grupy wynagrodzeń

  17. W polu Stawka należy wpisać kwotę lub stawkę wynagrodzenia brutto zgodną z ustaleniami umowy i kodem składnika wybranym następnie w polu Kod składnika.

  18. Kod waluty - pole to jest widoczne/chowane po rozwinięciu skróconej karty Ogólne, poprzez kliknięcie w prawym górnym rogu otwartej skróconej karty na polecenie Pokaż więcej/Pokaż mniej Z rozwijanej listy można wybrać symbol waluty odnoszącej się do stawki zawartej umowy. Jeśli pole pozostanie puste, domyślną walutą dla umowy jest PLN. Po zmianie Kod waluty wszelkie zapisy w skróconej karcie Zaszeregowanie będą uwzględniały przydzielony symbol waluty. Należy zwrócić uwagę, że stawka wpisana w polu Stawka będzie przy wyliczeniach listy płac zamieniona na walutę domyślną tj. PLN, zatem wypłata wynagrodzenia nastąpi także w PLN. Jeśli wynagrodzenie miałoby być wypłacone w obcej walucie wówczas należy dokonać odpowiednich zmian w oknie Waluty wypłaty (zobacz Ustawienie wypłaty w walucie obcej).

  19. Kod składnika - z rozwijanej listy należy wybrać odpowiedni kod składnika płacowego. Kod składnika określa sposób ustalenia stawki wynagrodzenia za pracę pracownika. Stawka może być miesięczna, godzinowa, akordowa.

  20. Nazwa składnika - to pole nieedytowalne, które jest uzupełniane automatycznie przez system po uzupełnieniu pola Kod składnika, nazwą przypisaną do tego kodu.

  21. Pola: Kod szablonu listy (wybrany szablon listy płac) i Rodzaj (rodzaj zatrudnienia) wypełniane są automatycznie przez system domyślnymi parametrami przypisanymi do wybranego wcześniej szablonu umów. Zawartość tych pól w razie potrzeby może zostać zmieniona.

  22. Nazwisko prac. zastępowanego jest polem informacyjnym, aktywnym w przypadku wyboru jako forma zatrudnienia umowy na zastępstwo.

  23. Pole Wymiar czasu pracy wypełniane jest domyślnie cyframi określającymi wymiar czasu pracy ustalony dla danego szablonu umów. Cyfry te mogą zostać zmienione, jeśli pracownik został zatrudniony na część etatu.

  24. Data zakończenia i Kod szablonu zwolnienia są nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system podczas zakończenia umowy.

  25. Pole Stan jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system. Określa aktywność danej umowy. Stan umowy może być zmieniony tylko przy użyciu funkcji Zmień stan. Tylko umowy ze stanem Zatwierdzona traktowane są jako aktywne. Po zmianie umowy na stan Zatwierdzona automatycznie jest uzupełniana następna skrócona karta Zaszeregowania.

Skrócona karta Zaszeregowania

W karcie Zaszeregowania widoczne są wpisy zaszeregowania. Wpisy w nowej umowie tworzą się automatycznie po wcześniejszej zmianie Stanu umowy na Zatwierdzona. Ręczna ingerencja w skróconą kartę Zaszeregowania możliwa jest przy przedłużaniu umów (zobacz Przedłużenie umowy).

Skrócona karta ZUS

W polach karty skróconej ZUS wprowadzone są dane dotyczące ubezpieczenia pracownika.

  1. Data od - pole to uzupełniane jest automatycznie wartością wprowadzoną w skróconej karcie Ogólne w polu Data od.
  2. Student to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system po wprowadzeniu zapisów na stronie Okresy studiowania. Do strony Okresy studiowania można przejść też po wciśnięciu wielokropek .
  3. Emerytura/renta - to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system po wprowadzeniu zapisów na stronie Okresy em./rent.. Do strony Okresy em./rent. można przejść też po wciśnięciu wielokropek .
  4. Niepełnosprawność to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system po wprowadzeniu zapisów na stronie Stopień niepełnosprawności. Do strony Stopień niepełnosprawności można przejść też po wciśnięciu wielokropek .
  5. Chorobowe wypłacane od - data ta zostanie uzupełniona automatycznie przez system po zatwierdzeniu umowy. System uzupełnia to pole po przeanalizowaniu zapisów na stronie Staż pracy/Szkoły. Pole to jest powiązane z okresem wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Na podstawie daty wprowadzonej w tym polu, podczas zatwierdzania zwolnienia lekarskiego, tworzone są zapisy nieobecności ze składnikiem 3095 - okres wyczekiwania. Pole można też uzupełnić ręcznie.
  6. ID grupy podst. chor. - jest to pole nieedytowane, w którym znajduje się numer, który grupuje umowy do wyliczenia podstawy chorobowego. Umowy przylegające do siebie datami (kontynuowane) lub równoległe otrzymują ten sam numer. Numer ten jest używany w tabeli bieżące i naliczone podstawy chorobowego. Numer generuje się podczas zatwierdzania umowy.

Skrócona karta Administracja

Karta skrócona Administracja gromadzi informacje dotyczące stanowisk pracy i warunków pracy.

  1. Źródło kandydata - w polu z rozwijanej listy można wybrać źródło, z którego pochodzi kandydat według wcześniej zdefiniowanego słownika.

  2. Kod stanowiska - wybrać z rozwijanej listy wcześniej zdefiniowanych kodów stanowisk pracy odpowiednie stanowisko. Więcej o stanowiskach pracy na stronie Stanowiska pracy.

  3. Nazwa stanowiska - to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system nazwą przypisaną do wybranego Kodu stanowiska pracy.

  4. Kod miejsca pracy - można wybrać miejsce pracy pracownika z wcześniej zdefiniowanej listy miejsc pracy.

  5. Nazwa miejsca pracy - to pole nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system nazwą przypisaną do wybranego Kodu miejsca pracy.

  6. Naliczanie składki na FEP - zaznaczyć jeśli ma być naliczana składka na Fundusz Emerytur Pomostowych.

  7. Kod pracy w szczeg. warunkach - należy wskazać z rozwijanej listy kod pracy w szczególnych warunkach jeśli pracownik podlega takim warunkom.

  8. Stanowisko osoby niepełnospr. jest polem informacyjnym, wykorzystywanym w sprawozdaniach z zatrudnienia. Należy zaznaczyć jeśli pracownik pracuje na stanowisku przeznaczonym dla osoby niepełnosprawnej.

  9. Kwalifikacje - to pole informacyjne. Pole to wyświetla ilość podpiętych pod pracownika kwalifikacji. W celu dodania kwalifikacji do wskazanej umowy:

    • Kliknąć w przycisk wielokropek przy tym polu.
    • Otworzy się okienko Kwalifikacje do umowy
    • Z belki wybrać przycisk Nowy
    • W polu Kod kwalifikacji wybrać odpowiednie kwalifikacje do umowy pracownika.
    • Wyjść z okienka przyciskiem Zamknij aby powrócić do umowy.
  10. BHP - to pole informacyjne. Pole to wyświetla ilość podpiętych pod pracownika szkoleń BHP. W celu dodania szkoleń BHP do wskazanej umowy:

    • Kliknąć w przycisk wielokropek przy tym polu.
    • Otworzy się okienko War. pracy/BHP do umowy
    • Z belki wybrać przycisk Nowy
    • W polu Kod war. pracy/BHP wybrać odpowiednie szkolenia BHP do umowy pracownika.
    • Wyjść z okienka przyciskiem Zamknij aby powrócić do umowy.
  11. Kod wykonywanego zawodu - kod wykonywanego zawodu jest uzupełniany automatycznie, jeśli w polu Kod stanowiska zostało wskazane stanowisko pracy, które ma przypisany kod wykonywanego zawodu. (Zobacz: Stanowiska pracy )

  12. Nazwa wykonywanego zawodu - to pola nieedytowalne, uzupełniane automatycznie przez system nazwami przypisanymi do wybranego Kod wykonywanego zawodu.

  13. Kod oddziału KIP - ta informacja jest kopiowana z Kartoteki pracownika KIP ze skróconej karty Administracja. Możliwa jest zamiana tego kodu na poziomie umowy, czyli możliwość świadczenia pracy pracownika zatrudnionego w jednym oddziale, na rzecz innego oddziału.

  14. Kod działu KIP - ta informacja jest kopiowana z Kartoteki pracownika KIP ze skróconej karty Administracja. Możliwa jest zamiana tego kodu na poziomie umowy.

  15. Kod elementarnej grupy zawodów jest polem informacyjnym powiązanym z kodem wykonywanego zawodu. Jest wypełniane automatycznie po uzupełnieniu pola Kod wykonywanego zawodu jeśli dla danego stanowiska został przypisany kod elementranej grup zawodów. (Zobacz: Stanowiska pracy )

  16. Nazwa elementarnej grupy zawodów - pole to jest nieedytowalne i powiązane z polem Kod elementarnej grupy zawodów. Nazwa jest wypełniana automatycznie nazwą, która przypisana jest do wybranego kodu elementarnej grupy zawodów.

  17. Nr świadectwa pracy to pole nieedytowalne, w którym system wylicza numer świadectwa pracy dla pracownika. Przy wyliczeniach tych uwzględniane są wszelkie przerwy w zatrudnieniu, mające przełożenie na ilość świadectw pracy, jakie powinien dany pracownik otrzymać.

  18. Nr okresu Rp-7 - jest polem nieedytowalnym, informacyjnym, w którym znajduje się numer, który grupuje umowy do wydruku RP-7. Umowy przylegające do siebie datami (kontynuowane) lub równoległe otrzymują ten sam numer. Numer generuje się podczas zatwierdzania umowy.

  19. ID grupy urlopy - jest to pole nieedytowane, w którym znajduje się numer, który grupuje umowy do wyliczenia podstawy wynagrodzenia urlopowego. Umowy przylegające do siebie datami (kontynuowane) lub równoległe otrzymują ten sam numer. Numer ten jest używany w tabeli bieżące i naliczone podstawy urlopowego. Numer generuje się podczas zatwierdzania umowy.

Skrócona karta Czas pracy

Karta Czas pracy zawiera informacje dotyczącą sposobów rozliczania czasu pracy pracowników.

  1. Pole ID grupy rozl. czasu pracy - jest polem informacyjnym, w którym znajduje się wyliczony przez system identyfikator grupy rozliczania czasu pracy dla danego pracownika.
  2. Kod kalendarza - jest to jedno z pól obowiązkowych do wypełnienia. Po rozwinięciu listy w polu Kod kalendarza należy wybrać kalendarz według którego ma być rozliczany czas pracy pracownika. Informacje odnośnie definiowania kalendarzy, zobacz Kalendarze.
  3. Nazwa kalendarza jest polem nieedytowalnym, wartość jest przepisywana automatycznie po wybraniu Kod kalendarza, nazwą przypisaną do tego kodu.
  4. Kod okresu rozliczeniowego - jest polem obowiązkowym do wypełnienia. Należy z rozwijanej listy wybrać Kod okresu rozliczeniowego dla danego pracownika.Aby uzyskać więcej informacji o tworzeniu okresów rozliczeniowych, zobacz Okresy rozliczeniowe.
  5. Nazwa okresu rozliczeniowego - jest to pole nieedytowalne, wypełniane automatycznie po wyborze Kod okresu rozliczeniowego nazwą, przypisaną do tego kodu.
  6. Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą (Wsp. etatu na urlopie rodzic., Wsp. urlopu rodzicielskiego) - funkcjonalność wykorzystywana w przypadku łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą, szerzej opisana w Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą.

Skrócona karta PIT

Pola karty skróconej PIT są dokładnym odzwierciedleniem parametrów wprowadzonych w oknie Informacje podatkowe. Pola zawarte na tej skróconej karcie są polami tylko informacyjnymi i nie ma możliwości ich edycji w tym miejscu.

Skrócona karta GUS

Karta GUS jest miejscem, w którym możliwe jest naniesienie informacji wymaganych do sporządzenia sprawozdań statystycznych z zatrudnienia.

Skrócona karta Szablon wydruku

Karta skrócona Wydruk zawiera pola do określenia szablonu wydruku dokumentów związanych z zawarciem umowy, czyli umowa o pracę i załączniki. Pola są domyślnie uzupełniane na podstawie parametrów przypisanych do wybranego w skróconej karcie Ogólne - Kodu szablonu umowy, ale w razie potrzeby, mogą zostać zmienione na inne, wybrane z pośród wcześniej zdefiniowanych szablonów wydruków.

Zatwierdzanie kartoteki umowy

Zatwierdzanie kartoteki umowy zostało opisane na stronie Zatwierdzanie umów