Przetwarzanie i wysyłka deklaracji zgłoszeniowych

Po utworzeniu deklaracji zgłoszeniowej, należy ją zapisać do pliku .xml a następnie zaimportować plik w programie Płatnik. W systemie możemy przetwarzać deklarację dla konkretnego pracownika lub działać na danych zbiorczych.

Wysyłka indywidualna deklaracji zgłoszeniowej do pliku .xml

W celu zapisania deklaracji do pliku XML:

1. Przejdź na stronę Lista deklaracji zgodnie z instrukcją w artykule Lista deklaracji ZUS
2. Zaznacz na liście deklaracje, które chcesz zapisać do pliku .xml
3. Z belki wybierz akcję Zapisz XML
4. System zapyta czy chcesz zapisać deklarację. Wybierz Tak
5. Otworzy się okienko Eksport deklaracji ZUS
6. W zakładce Opcje uzupełnij:
   • Nazwa pliku - wpisz nazwę pliku i po nazwie pliku wpisz .xml
7. Wybierz przycisk OK
8. Deklaracja zostanie zapisana na komputerze w domyślnym folderze.
9. Plik z rozszczerzeniem .xml jest gotowy do zaimportowania w programie Płatnik.
10. Deklaracja w polu Liczba wysyłek będzie miała wstawioną liczbę 1.

Zbiorcze zarządzanie deklaracjami zgłoszeniowymi do ZUS

System umożliwia zbiorcze zarządzanie deklaracjami zgłoszeniowymi do ZUS.

Niezatwierdzone deklaracje zgłoszeniowe

Niezatwierdzone deklaracje zgłoszeniowe to deklaracje wszystkich pracowników, które są w trakcie edycji, czyli ich stan został pozostawiony na Otwarty (czyli niezatwierdzone). W deklaracjach z stanem Otwarty, możliwa jest edycja.

Aby przejść do listy takich deklaracji:

1. W widoku głównym użytkownika w sekcji Działania znajdź grupę Deklaracje ZUS
2. Przejdź do pierwszego kafelka Niezatwierdzone dekl. zgłoszeniowe ZUS klikając na kafelek lewym przyciskiem myszy.
3. Otworzy się strona Niezatwierdzone dekl. zgłoszeniowe ZUS

W tym oknie można zbiorczo, dla zaznaczonych lub wszystkich pracowników:

• zmienić stan deklaracji z Otwarta na Zatwierdzony
• usunąć zaznaczone deklaracje.

Zmiana stanu deklaracji zgłoszeniowych ZUS na zatwierdzony

W celu zmiany stanu deklaracji zgłoszeniowych ZUS:

1. Przejdź na stronę Niezatwierdzone dekl. zgłoszeniowe ZUS zgodnie z instrukcją w nagłówku Nie zatwierdzone deklaracje zgłoszeniowe
2. Zaznacz na liście, dla których deklaracji stan kartoteki ma zostać zmieniony. W tym celu:
   • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszą wybraną deklarację pracownika aby ją podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejne deklaracje pracowników.
3. Z belki wybierz akcję Zmień status
4. Zaznaczone deklarację znikną z widoku Niezatwierdzone dekl. zgłoszeniowe ZUS i pojawią się w widoku Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS

Usunięcie zaznaczonych deklaracji

W celu usunięcia deklaracji zgłoszeniowych ZUS:

1. Przejdź na stronę Niezatwierdzone dekl. zgłoszeniowe ZUS zgodnie z instrukcją w nagłówku Nie zatwierdzone deklaracje zgłoszeniowe
2. Zaznacz na liście deklaracje do usunięcia. W tym celu:
   • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszą wybraną deklarację pracownika aby ją podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejne deklaracje pracowników.
3. Z belki wybierz akcję Akcje, wybierz Funkcje
4. Wskaż Usuń deklaracje
5. System zapyta czy usunąć zaznaczone deklaracje. Wybierz Tak
6. Deklaracje zostaną usunięte

Niewysłane deklaracje zgłoszeniowe

Niewysłane deklaracje zgłoszeniowe to deklaracje zgłoszeniowe wszystkich pracowników ze stanem Zatwierdzony, które nie zostały jeszcze wyeksportowane do pliku XML w celu zaimportowanie w programie Płatnik.

Aby przejść do listy takich deklaracji:

1. W widoku głównym użytkownika w sekcji Działania znajdź grupę Deklaracje ZUS
2. Przejdź do drugiego kafelka Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS klikając na kafelek lewym przyciskiem myszy.
3. Otworzy się strona Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS

W tym oknie można zbiorczo, dla zaznaczonych lub wszystkich pracowników:

• zmienić stan deklaracji z Zatwierdzony na Otwarta
• Zapisać plik XML

Zmiana stanu deklaracji zgłoszeniowych ZUS na otwarty

W celu zmiany stanu deklaracji zgłoszeniowych ZUS:

1. Przejdź na stronę Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS zgodnie z instrukcją w nagłówku Niewysłane deklaracje zgłoszeniowe
2. Zaznacz na liście, dla których deklaracji stan kartoteki ma zostać zmieniony. W tym celu:
   • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszą wybraną deklarację pracownika aby ją podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejne deklaracje pracowników.
3. Z belki wybierz akcję Zmień status
4. Zaznaczone deklarację znikną z widoku Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS i pojawią się w widoku Niezatwierdzone dekl. zgłoszeniowe ZUS

Zbiorcza wysyłka do pliku XML

Podczas zatrudniania pracownika i zakańczania z nim umowy, tworzone są automatycznie przez system deklaracje zgłoszeniowe do ZUS. Deklaracje przechowywane są w systemie na stronie Niewysłane dekl. Zgłoszeniowe.

W celu zapisania wybranych deklaracji do pliku XML:

1. Przejdź na stronę Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS zgodnie z instrukcją w nagłówku Niewysłane deklaracje zgłoszeniowe
2. Zaznacz na liście, dla których deklaracji stan kartoteki ma zostać zmieniony. W tym celu:
   • Kliknij lewym przyciskiem myszy na pierwszą wybraną deklarację pracownika aby ją podświetlić, a następnie wciśnij i przytrzymaj na klawiaturze klawisz ctrl i zaznacz kolejne deklaracje pracowników.
3. Z belki wybierz akcję Zapisz XML
4. System zapyta czy chcesz zapisać deklarację. Wybierz Tak
5. Otworzy się okienko Eksport deklaracji ZUS
6. W zakładce Opcje uzupełnij:
   • Nazwa pliku - wpisz nazwę pliku i po nazwie pliku wpisz .xml
7. Wybierz przycisk OK
8. Deklaracja zostanie zapisana na komputerze w domyslnym folderze.
9. Plik z rozszczerzeniem .xml jest gotowy do zaimportowania w programie Płatnik.
10. Deklaracje znikną ze strony Niewysłane dekl. zgłoszeniowe ZUS

Uwaga

Dopóki deklaracje nie zostaną wyeksportowane do pliku .xml, możliwa jest ich dowolna edycja, po wcześniejszej zmianie stanu na Otwarta. Zmiana stanu na Otwarta została opisana w nagłówku Zmiana stanu deklaracji zgłoszeniowej ZUS na otwarty

Po zapisaniu deklaracji do pliku XML, deklaracje usuwane są z okna Nie wysłane dekl. Zgłoszeniowe, a na stronie Lista deklaracji danego pracownika w kolumnie Liczba wysyłek wartość jest równa 1, a Data ostatniej wysyłki jest uzupełniona. Przejście do strony Lista deklaracji danego pracownika zostało opisane w artykule Lista deklaracji ZUS pracownika