Tworzenie szablonów kart pracy w plikach programu MS Excel
Karty pracy mogą być uzupełniane w arkuszu programu MS Excel i następnie importowane do systemu. Zanim jednak będzie można wypełniony arkusz zaimportować należy wygenerować z systemu plik MS Excel, który będzie kompatybilny z systemem, aby mógł być później zaimportowany w wskazanym układzie i formacie do okna Karty pracy.
Wspomniany szablon karty pracy służyć będzie również do wyeksportowania już wprowadzonego czasu pracy z poziomu systemu.
Przed wygenerowaniem szablonu, w oknie Składniki karty pracy można ustawić, które z składników karty pracy mają być widoczne w szablonie - Dni według kolumn i wskazać czy w wierszach, czy kolumnach.
W celu przejścia do okna Składniki karty pracy należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Ustawienia KIP i w oknie Ustawienia KIP z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Ustawienia > Składniki karty pracy.
W oknie Składniki karty pracy wprowadzone są Kody składników i przy każdym wierszu można w kolumnie Widzialność w imporcie kol. wskazać zarówno przy eksporcie jak i imporcie szablonów czy i w jaki sposób ma być pokazywany dany składnik w szablonie. Do wyboru są dwie opcje:
Kol. (zbior.)
Wiersz
Rezultat wyboru jednej z opcji w polu Widzialność w imporcie kol. został opisany poniżej przy Szablonie Dni w kolumny.
Jeśli żadne z składników nie będzie miało przypisanej opcji w kolumnie Widzialność w Imporcie kol. wówczas domyślnie będzie importował się szablon Dni w kolumnach z składnikiem 4000 - Ilość godzin roboczych w wierszach.
Aby wygenerować szablon pliku do MS Excela, należy będąc w oknie Karty pracy wybrać z pozycji wstążki Akcje Funkcje Generuj szablon.
Otworzy się okno komunikatu z opcjami do wyboru, jeśli w Ustawieniach KIP w skróconej karcie RCP została zaznaczona opcja Pozw. wybrać typ importu KP, w przeciwnym razie będzie możliwy do wyboru tylko jeden szablon, ten który został ustawiony również w Ustawieniach KIP w skróconej karcie RCP w polu Typ importu karty pracy.
Aby przejść do Ustawień KIP i zmienić lub podglądnąć ustawienia należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia KIP, a następnie przejść do skróconej karty RCP.
Gdyby pole Pozw. wybrać typ importu KP z powyższego rysunku nie było zaznaczone, a jednocześnie w polu Typ importu karty pracy wybrana opcja np. Standardowy, wówczas przy generowaniu szablonów importu wczytałby się szablon Standardowy bez możliwości dokonania wyboru przy samym tworzeniu szablonu innej opcji. W takiej sytuacji system wyświetli przy generowaniu szablonu komunikat jak niżej:
W zależności od wyboru opcji, szablony będą wyglądać w inny sposób. Część pól w szablonach jest zablokowana do edycji, pozostałe należy odpowiednio uzupełnić.
Szablon Standardowy
Wybierając pierwszą opcję szablon Standardowy w pliku MS Excel otworzy się szablon, który wygląda w sposób analogiczny do listy wyświetlonej w Karcie pracy.
Szablon Dni w kolumnach
Szablon Dni w kolumnach może być dobrowolnie formułowany po wcześniejszym wskazaniu w Ustawieniach KIP, w oknie Składniki karty pracy, które z składników karty pracy mają być widoczne w wierszach, a które w kolumnach.
W szablonie podstawowym - Dni w kolumnach poszczególne dni miesiąca zostaną przerzucone do odpowiednich kolumn, w których należy wprowadzić ilość godzin dzień po dniu.
W tym widoku nie ma możliwości wprowadzenia, które z godzin są godzinami nocnymi.
W przypadku wystąpienia nadgodzin nie ma także możliwości wprowadzenia na poziomie pliku MS Excel, które z godzin są nadgodzinami płatnymi 50%, a które 100%.
Jeśli zatem na poziomie pliku MS Excel zostanie zaewidencjonowanych więcej godzin w danym dniu niż wynika to z kalendarza przypisanego do pracownika, wówczas godziny te po zaimportowaniu w oknie Karty pracy będą wpadać do kolumny składnika Nadgodziny nieokr. Dlatego w przypadku tworzenia tego wzoru szablonu w oknie Karty pracy należy zadbać, aby w kolumnach składnik Nadgodziny nieokr. był widoczny. (dodawanie składników zostało opisane w Karty pracy ).
Przykład zaimportowanego szablonu jest przedstawiony w Import kart pracy z plików programu MS Excel.
Szablon może zostać rozbudowany o kolejne wiersze i kolumny po wcześniejszych ustawieniach w oknie Składniki karty pracy.
Poniżej przykład wygenerowanego szablonu przy wskazanych ustawieniach.
Szablon Dni w wierszach
Szablon przedstawia poszczególne dni miesiąca zapisane w wierszach, a w kolumnach wszystkie kolumny z składnikami, które widoczne są w Karcie pracy. Jeśli w danym miesiącu jedna umowa się kończy a zaczyna druga, w kolumnie Data do jest wprowadzona data, która o tym informuje.
Po wypełnieniu szablonu w pliku MS Excel należy zapisać plik, aby następnie zaimportować go do systemu.