Raport uzupełnionej ewidencji czasu pracy

Dla umowy etatowej pracownika przygotowywany jest harmonogram czasu pracy, czyli grafik (plan) który zawiera informację, ile godzin i w jakiej porze w przyszłości pracownik ma świadczyć pracę. Natomiast indywidualna karta ewidencji czasu pracy jest prowadzona w celu wpisania, ile czasu faktycznie dana osoba wykonywała pracę. Z karty czasu pracy wynika zatem ile godzin w poszczególnych dniach pracownik przepracował w ramach normalnego czasu pracy, ile w nadgodzinach, ile w godzinach nocnych, w których dniach wystąpiła nieobecność pracownika i jakiego typu itd. Po porównaniu zaplanowanego harmonogramu i zaewidencjonowanych faktycznie godzin pracy ustala się wynagrodzenie pracownika oraz pozostałe, związane z pracą świadczenia.

System po utworzeniu harmonogramu oraz po zaewidencjonowaniu faktycznie przepracowanych godzin pracy w RCP- głównym, Nieobecnościach (Np. z poziomu Karty pracy) umożliwia wygenerowanie do pliku Excel raportu, który zawiera ewidencję czasu pracy pracowników. Raport ten może zarówno przedstawiać samą ewidencję czasu pracy, jak i porównanie harmonogramu z ewidencją czasu pracy, a także z godzinami nominalnymi wynikającymi z kalendarza ściennego. To w jaki sposób zostaną dane pokazane w pliku Excel zależy od indywidualnych ustawień w szablonach wydruku, gdyż na podstawie szablonów i ich ustawień generowane są później raporty.

Stworzenie szablonu wydruku Ewidencji czasu pracy

Użytkownik może stworzyć dowolną ilość szablonów wydruku ewidencji czasu pracy i dla każdego z tych szablonów wprowadzić inne ustawienia (ustawienia szablonów omówione zostały w kolejnym kroku). W celu stworzenia Szablonu wydruku ewidencji czasu pracy należy przejść do okna Szablony wydruku KiP wybierając Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Administracja > Szablony wydruku KiP.

Szablony wydruku ewidencji czasu pracy tworzy się z Typem o nazwie Ewid. czasu pracy. W oknie Szablony wydruku KiP znajduje się domyślnie utworzony szablon wydruku ewidencji czasu pracy o kodzie EWID_CZ_PRACY o Typie: Ewid. Czasu pracy z domyślnymi ustawieniami, z którego można korzystać i na podstawie którego można generować raport dotyczący ewidencji czasu pracy do pliku Excel.

Aby nowego szablonu nie tworzyć od nowa można utworzyć go bazując na tym, który już istnieje, należy w tej sytuacji zaznaczyć kursorem odpowiedni Kod szablonu, który już istnieje i z pozycji wstążki wybrać Akcje Ogólne Twórz nowy. W oknie Twórz nowy szablon wydruku listy w polu Kod wzorca bazowego podstawi się ten kod, który zaznaczyliśmy kursorem, w polu Kod nowego wzorca należy nadać nowy unikatowy Kod, a w polu Nazwa nowego wzorca jego nazwę i wybrać OK.

System poinformuje o utworzeniu szablonu wydruku w stosownym komunikacie.

Nowo utworzony w ten sposób szablon wydruku ewidencji czasu pracy do czasu zmiany jego ustawień i wierszy ma dokładnie te same ustawienia i wiersze co szablon bazowy.

Zmiana ustawień i tworzenie wierszy danego szablonu została opisana w kolejnym kroku.

Aby natomiast utworzyć zupełnie nowy szablon wydruku ewidencji czasu pracy bez zdefiniowanych ustawień i wierszy należy w oknie Szablony wydruku KiP z pozycji i wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe. Kursor ustawi się w pustym wierszu, który należy uzupełnić zaczynając od utworzenia unikalnego Kodu, następnie nadaniu Nazwy. W kolumnie Typ należy wybrać Ewid. czasu pracy. Jeśli szablon ma być traktowany jako domyślny w kolumnie Domyślny należy zaznaczyć pole, oraz zaznaczyć Drukuj składniki z zerową wartością, jeśli przy tworzeniu raportu mają się takie wartości drukować.

Dodawanie wierszy do szablonu i ustawienia

Aby dodać do szablonu wiersze, które później będą widoczne na wygenerowanym raporcie należy zaznaczyć kursorem dany szablon i z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Ogólne > Wiersze. Jeśli szablon wydruku miał już wcześniej dodane wiersze wówczas w oknie Wiersze szablonu wydruku 2 będą widoczne w oknie.

Jeśli jest utworzony zupełnie nowy szablon (nie na podstawie bazowego szablonu) to po przejściu w Wiersze nie będzie miał jeszcze wskazanych żadnych i należy dokonać wyboru, które mają być widoczne po wygenerowaniu raportu z tego szablonu.

Dodawanie wierszy i ustawienia

Raport pozwala prezentować wiersze związane z harmonogramem (godziny nominalne, harmonogramu, dni tygodnia) oraz wiersze związane z ewidencją czasu pracy pracownika na którą składają się konkretne składniki RCP lub Nieobecności, albo jako wcześniej utworzone w oknie Typy otwartych sum - sumy, które są zbiorem wielu kodów składników.

W szablonie ustawiamy wszystkie wiersze, jakie mają się pojawić w raporcie w sekcji dotyczącej pracownika i miesiąca. W celu dodania nowych wierszy należy w oknie Wiersze szablonu wydruku 2 z pozycji wstążki wybrać Nowe >Nowe lub postawić kursor w pustym wierszu i wybrać:

  1. Typ - w kolumnie typ do wyboru są następujące typy wierszy szablonu

  • Składnik - jeśli w wierszu raportu ma znaleźć się jeden ze składników znajdujący się w RCP głównym lub Nieobecnościach należy wybrać ten Typ składnika. Po wybraniu tego pola należy wskazać właśnie Podtyp, jeden z dwóch dostępnych: RCP, Nieobecności. Na raporcie po wybraniu składnika pokazuje się liczba godzin zarejestrowanych z danym numerem składnika.

  • Typ sumy - po wybraniu tej opcji następuje sumowanie składników danego typu. W raporcie pokazuje się suma godzin zarejestrowanych dla wszystkich składników, które wchodzą w skład kodu, który zostanie wskazany w polu Kod. Przy tym wyborze konieczne jest wskazania Podtypu: RCP lub Nieobecności.

W kolumnie Kod po rozwinięciu strzałki pojawi się rozwijana lista, w której po wybraniu Zaawansowane zostanie otwarte okno Typy otwartych sum w których zapisane są Kody otwartych sum.

W oknie Typy otwartych sum w kolumnie Ilość składników jest wskazana liczba składników, które wchodzą do danego typu otwartej sumy i suma ta może być pokazana na raporcie zbiorczo zamiast pokazywania każdego składnika z osobna.

  • Suma - pokazuje sumę wszystkich wierszy typu Składnik i Typ sumy, w których pole Ujmij w sumie jest zaznaczone. Jeśli dla Sumy wybrano podtyp RCP wówczas będą na raporcie sumowane wszystkie składniki z podtypem RCP, natomiast jeśli Suma zawiera podtyp Nieobecności będą na raporcie sumowane składniki z podtypem Nieobecność.

  • Dz. Tygodnia - na raporcie pokazuje się nazwa dni tygodnia zgodnie z kalendarzem raportowanego miesiąca, jeśli w raporcie zostanie wybrany zakres wyłącznie jednego miesiąca, wiersz ten zostanie pominięty. Aby wiersz nie został pomijany należy w kolumnie Zawsze drukuj wybrać TAK.

  • Nominał - na raporcie pokazywany będzie nominalny czas pracy danego miesiąca w kolumnie Zbior. Jeśli raport będzie dotyczył wyłącznie jednego miesiąca, wiersz zostanie pominięty. Jeśli wiersz ma nie być pomijany należy w kolumnie Zawsze drukuj wybrać TAK.

  • Harmonogram - w raporcie będą widoczne godziny do przepracowania na podstawie harmonogramu pracownika.

  1. Podtyp - do wyboru są dwa rodzaje podtypów: RCP, Nieobecności. Są one wymagane przy wybraniu w kolumnie Typ: Składnik i Typ sumy.

  2. Kod - w kolumnie należy wskazać kod składnika, który ma być widoczny w raporcie

  3. Opis - jest to pole edytowalne, zatem można dobrowolnie zmieniać nazwy według uznania.

  4. Drukuj zera - należy zaznaczyć to pole, aby na raporcie w Excelu zawsze drukowały się „0" zera. W przeciwnym wypadku komórki Excela pozostaną puste.

  5. Zawsze drukuj - należy zaznaczyć, jeśli dany wiersz szablonu ma się zawsze pojawić w raporcie, nawet w przypadku, gdy składnik nie wystąpił w danym miesiącu.

Przykład
Ustawienia wierszy w Szablonie wydruku ewidencji czasu pracy.

Przygotowanie raportu ewidencji czasu pracy

Po utworzeniu szablonu wydruku ewidencji czasu pracy i dodaniu do niego wierszy można przygotować raport do pliku Excel. W tym celu należy przejść w Działy Kadry i płace Raporty i dokumenty RCP Ewidencja czasu pracy.

Otworzy się okno Ewidencja czasu pracy w trybie edycji. Okno składa się z dwóch skróconych kart: Opcje, Pracownik KIP.

Skrócona karta Opcje

  1. Pole Szablon - w polu tym należy wybrać szablon ewidencji czasu pracy, na podstawie którego będzie oparty raport. Raport pozwala na wybranie wyłącznie szablonów typu Ewid_czasu_pracy.

  2. Okres - w polu okres należy wprowadzić zakres dat za jaki ma być przygotowany raport. W polu tym można korzystać z ułatwień programu NAV, gdyż wszystkie skróty systemu NAV są obsługiwane np.

  • O - bieżący miesiąc (okres)

  • O-1 - poprzedni miesiąc (okres)

  • O-13 - trzynaście miesięcy temu

  • O3 - trzeci miesiąc bieżącego roku finansowego

  • R - rok

  • R-2 dwa lata temu

  • O2..O4 - okres od drugiego do czwartego miesiąca (okresu) bieżącego roku finansowego

  • R-1..O - okres od początku poprzedniego roku do końca bieżącego miesiąca (okres)

Wszystkie w ten sposób wyznaczone miesiące i lata odnoszą się do daty systemowej, która po włączeniu programu jest tożsama z dzisiejszą datą, którą w razie potrzeby można zmienić klikając na pasku stanu widoku głównego. Obliczenia dat wykonywane są w oparciu o zdefiniowany w systemie rok finansowy. W niektórych organizacjach rok finansowy nie jest tożsamy z rokiem kalendarzowym. Jeśli podany okres nie pokrywa się z początkiem i końcem miesiąc kalendarzowego zostanie odpowiednio wydłużony automatycznie, aby zawierał cały miesiąc.

  1. Nazwa okresu - pole to uzupełnia się automatycznie po wybraniu okresu i pozwala szybko skontrolować czy program dobrze zinterpretował podany w polu Okres zakres dat.

  2. Zaznaczenie pola Szczegółowe dane włącza drukowanie szczegółowych danych każdego miesiąca (w rozbiciu na dni).

Jeśli opcja ta zostanie wyłączona, kolumny dotyczące poszczególnych dni miesiąca są zwężone a na raporcie występują tylko sumy.

  1. Zaznaczenie pola Suma dla pracownika włącza drukowanie podsumowania dla każdego pracownika

  2. Zaznaczenie pola Suma dla raportu włącza drukowanie podsumowania wszystkich pracowników.

  3. Separator planu ii realizacji - zaznaczenie pola powoduje, że wiersze typu dzień tygodnia, nominał i harmonogram będą oddzielone linią od wierszy typu Składnik, Typ sumy, Suma

  4. Pogrubienie - zaznaczenie pola powoduje, że wszystkie wiersze typu suma drukowane są pismem pogrubionym. Możliwe jest pogrubienie Sumy końcowej (zdefiniowanej bez podtypu) lub Podsumy i sumy (z zdefiniowanym podtypem RCP lub nieobecności).

  5. W polu Poszerz kolumny o - można wpisać o ile cyfr poszerzyć kolumny w raporcie w  porównaniu z automatyczną szerokością sugerowaną. Opcja ta może być przydatna w  sytuacjach, gdy pewne wartości w komórkach nie mieszczą się w wyświetlanych komórkach. Wówczas można zmienić rozmiar komórek, aby wartości były widoczne w  całości.

W skróconej karcie Pracownik KIP należy ustawić filtry według których ma być wygenerowany raport.

Raport może być generowany dla dowolnej liczby pracowników i dla dowolnego okresu, jednak jeżeli pracowników jest więcej niż dwóch lub okres jest dłuższy niż rok, użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie jego zamiarów.

Po ustawieniu wszystkich opcji i filtrów wybrać przycisk OK.

System wyświetli raport ewidencji czasu pracy dla wskazanych pracowników w wskazanym okresie.

Jeżeli raport wykonywany jest dla jednego miesiąca w jego nagłówku pojawi się nazwa miesiąca i nominał godzin do przepracowania w tym miesiącu, a kolumna Okres jest wtedy ukryta. W przypadku miesiąca, który ma mniej niż 31 dni, ostatnie kolumny zostają zawężone.

Dane są prezentowane w taki sposób jak zostały zaewidencjonowane w systemie, tzn., jeśli poszczególne godziny pracy w RCP, Nieobecności zostały przypisane do konkretnego dnia dane znajdą się w kolumnach 1-31, które oznaczają dzień danego miesiąca, natomiast jeśli zapisy do RCP zostały wprowadzone zbiorczo wówczas dane na raporcie będą prezentowane również zbiorczo w kolumnie Zbior. Wszystkie godziny z danego wiersza, te wprowadzone dzień po dniu i te z kolumny Zbior. są sumowane i pokazane w raporcie w kolumnie Razem. W podsumowaniu dla pracownika i dla raportu wypełnia się wyłącznie kolumna Razem.

W sytuacji, gdy w wierszu raportu wystąpią zarówno godziny przypisane na konkretny dzień jak i godziny podane zbiorczo w kolumnie Zbior., godziny zbiorcze zostaną wyróżnione kursywą.

Jeżeli w całym miesiącu w systemie nie ma ani jednego wpisu dotyczącego godzin roboczych, raport zaprezentuje godziny zgodnie z harmonogramem, pomniejszone o  zaewidencjonowane nieobecności.

W sytuacji, gdy u pracownika pojawi się składnik, który nie był ujęty przy tworzeniu szablonu ewidencji czasu pracy, w raporcie zostanie on automatycznie dodany na samym końcu. Liczba godzin w takim przypadku nie zostanie ujęta w żadnej sumie, natomiast dodatkowy wiersz zostanie oznaczony gwiazdką.