Ręczna ewidencja czasu pracy z poziomu karty pracy

Czas pracownika może być ewidencjonowany na podstawie kart czasu pracy. W systemie ewidencja ta odbywa się w oknie Karty pracy. Aby przejść do okna Karty pracy można:

  1. Z Strony głównej przejść do Widoku głównego użytkownika i w bloku związanym z Ewidencją czasu pracy i nieobecności wybrać Karty pracy.

  1. Lub wybrać Działy > Kadry i płace > Rejestracja czasu pracy

W obu przypadkach pojawi się okno Karty pracy, po otworzeniu którego należy wskazać Kod oddziału oraz w przypadku zatrudniania pracowników tymczasowych również Nr pracodawcy-użytkownika, wartość w polu Nazwa pracodawcy-użytkownika wpisuje się automatycznie po wybraniu numeru.

Informacja o wybranym oddziale czy pracodawcy użytkowniku pozwala nałożyć filtr, który ogranicza listę wyświetlanych pracowników do tych przypisanych do wybranego oddziału i określonego pracodawcy użytkownika.

W polu Okres ustawia się domyślnie okres powiązany z aktualnie ustawioną datą systemową. W celu zmiany okresu należy albo zmienić datę roboczą systemu albo wybrać z pozycji wstążki Nawiguj > Karty pracy i za pomocą strzałek do tyłu i do przodu przejść do Poprzedniego okresu lub Kolejnego okresu.

Dane w tym oknie mogą być wprowadzone ręcznie lub importowane z pliku o ustalonym formacie.

Pojedyncze wprowadzanie pracowników odbywa się poprzez wskazanie na liście Nr pracownika, a następnie Nr umowy.

Przy wybraniu numeru umowy, system wyświetli okno z zapytaniem czy wypełnić godziny robocze. W zależności od decyzji należy wskazać TAK - jeśli godziny robocze mają być wypełnione lub NIE - jeśli godziny robocze nie mają być wypełnione.

Jeśli zostanie wybrana opcja NIE, a następnie zostanie podjęta decyzja, żeby godziny robocze były jednak wypełnione należy przejść wówczas z poziomu wstążki w Akcje > Wypełnij godziny robocze w wierszu.

W celu natomiast ułatwienia ręcznego wprowadzania danych z karty pracy, można wykorzystać funkcję Utwórz karty dzięki czemu utworzą się karty pracy dla większej ilości pracowników według ustawień w filtrach.

W zależności od opcji wybranej w oknie Ustawienia KIP > RCP w polu Wstępne wypełnienie kart tj. Nigdy, Zapytaj, Zawsze, system przy akcji Utwórz karty wyświetli inne komunikaty oraz w inny sposób zadziała na listę wprowadzonych w oknie Karty pracy wierszy.

W systemie domyślnie jest ustawiona opcja Nigdy, co oznacza, że podczas tworzenia kart pracy, system nie uzupełnia automatycznie godzin pracy na podstawie wprowadzonych nieobecności w oknie Nieobecności i pozostałych godzin wprowadzonych w oknie RCP-główny.

Przy zaznaczonej opcji Zawsze system przy tworzeniu kart uzupełni wiersze na podstawie wprowadzonych informacji o nieobecnościach i innych godzinach pracy pracownika.

Wybranie opcji Zapytaj spowoduje, że przy wyborze akcji Utwórz karty wymuszonej z okna Karty Pracy zostanie wyświetlony komunikat z zapytaniem czy utworzyć karty pracy na wskazany okres z opcjami do wyboru. Użytkownik każdorazowo w tym przypadku może wybrać, czy karty mają być utworzone z wypełnionymi godzinami czy nie.

W celu utworzenia kart pracy dla wybranego oddziału (czy pracodawcy użytkownika) należy przejść do wstążki i wybrać Akcje > Funkcje > Utwórz karty.

Po przejściu zatem w akcję Utwórz karty (przy ustawionej w oknie Ustawienia KIP, w skróconej karcie RCP, w polu Wstępne wypełnianie karty pracy opcji Nigdy lub Zawsze) system wyświetli komunikat z zapytaniem czy na wskazany okres utworzyć karty pracy, który należy zatwierdzić wybierając przycisk TAK.

Po zaakceptowaniu komunikatu o utworzeniu kart w podanym okresie rozliczenia, w oknie Karty pracy automatycznie zostaną wstawione wiersze dla wybranych pracowników, zatrudnionych w wskazanym oddziale czy u wskazanego pracodawcy użytkownika w przypadku pracy tymczasowej.

Rozmieszczenie kolumn z składnikami w oknie Karty pracy

W arkuszu karty pracy udostępniony jest szereg edytowalnych kolumn do ręcznego uzupełniania nadgodzin oraz innych informacji płacowych, wynikających z kalkulacji poza system.

Ilość kolumn i składniki które im odpowiadają są uzależnione od preferencji i potrzeb użytkownika. W przypadku pracodawców składniki te ustawia sią w oknie Ustawienia KIP, w przypadku agencji pracy tymczasowych, składniki definiuje się indywidualnie przy kartotece danego pracodawcy użytkownika.

  1. W przypadku pracodawców, którzy nie są agencjami pracy tymczasowej ilość i nazwy składników, które mogą być widoczne w kolumnach jest uzależniona od przyporządkowanych składników w ogólnych ustawieniach systemu.

Aby podglądnąć jakie składniki są ustawione w systemie należy przejść do okna Ustawienia KIP. W celu przejścia do okna należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Ustawienia KIP.

W oknie Ustawienia KIP z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Składniki karty pracy.

Aby w kolumnach okna Karty pracy były widoczne inne składniki, w oknie Składniki karty pracy należy dodać nową pozycję na liście składników. W tym celu z pozycji wstążki w oknie Składniki karty pracy > wybrać Narzędzia główne > Nowe > Nowe i kiedy kursor pojawi się w pustym wierszu wprowadzić Kod składnika z rozwijanej listy.

  1. W przypadku agencji pracy tymczasowych, składniki ustalane są dla każdego pracodawcy użytkownika na Kartotece pracodawcy-użytkownika. W celu przejście do Kartoteki danego pracodawcy - użytkownika należy wybrać Działy > Kadry i płace > Ustawienia > Ogólne > Pracodawcy - użytkownicy

Na liście pracodawców użytkowników w celu przejścia do składników karty pracy należy albo wskazać kursorem danego pracodawcę i z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracodawca-Użytkownik > Składniki karty pracy.

albo przejść do Narzędzi głównych > Zarządzaj Edycja/Widok w celu otwarcia wskazanej Kartoteki pracodawcy - użytkownika i w kartotece z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Pracodawca - Użytkownik > Składniki karty pracy.

Otworzy się okno Składniki karty pracy konkretnego pracodawcy użytkownika, w którym wprowadzone są składniki, w celu dodania nowych pozycji na liście należy przejść z pozycji wstążki w Narzędzia główne > Nowe > Nowe i gdy kursor pojawi się w pustym wierszu uzupełnić go.

Aby dodane składniki zarówno w Ustawieniach KIP jak i w kartotekach pracodawców użytkowników były widoczne w kolumnach w oknie Karty pracy, należy najechać kursorem myszy na nagłówek tabeli w oknie Karty pracy, kliknąć prawym przyciskiem myszy i po rozwinięciu okna wybrać Wybierz kolumny.

Pojawi się okno Dostosuj Karty pracy, w którym widoczne składniki po lewej stronie okna w sekcji Dostępne kolumny należy przenieść do okna po prawej stronie w sekcji Pokaż kolumny w następującej kolejności, poprzez wybór przycisku Dodaj.

Wprowadzanie danych do karty pracy

Dane zawarte w kolumnach w oknie Karty pracy mogą być wprowadzane na trzy sposoby:

  1. Poprzez uzupełnienie informacji odnośnie nieobecności czy rzeczywistego czasu pracy w oknach Nieobecności i RCP-główny.

Ewidencję czasu pracy można dokonać w oknie Nieobecności i RCP- Główny w sposób opisany w RCP-główny i nieobecności. lub będąc w oknie Karty pracy przejść z pozycji wstążki do Nawiguj > Ewidencja Nieobecności/RCP- Główny

  1. Wprowadzając dane, zbiorczą wartością w oknie Karty pracy. Wówczas w danej kolumnie należy wprowadzić łączną ilość godzin np. godzin nocnych, nadgodzin 100% w wskazanym okresie.

  1. Wprowadzając dane dzień po dniu,
  • po przejściu w każdej kolumnie w przycisk asysty

Po otwarciu okna Składniki wiersza karty pracy w poszczególnych wierszach można ewidencjonować godziny zgodnie z wybraną kolumną w oknie Karty pracy.

  • lub wybierając z wstążki Nawiguj > Karta pracy > Dzień po dniu

W otwartym oknie Wiersze karty pracy dzień po dniu można osobno dla każdego dnia w wybranym okresie rozliczeń wprowadzić ilości godzin nieobecności, godzin roboczych, nadliczbowych, nocnych i świątecznych. Dane te można wprowadzać zbiorczo w oknie Wiersz karty pracy dzień po dniu.

Sprawdzanie karty pracy

Przed sprawdzeniem Karty pracy należy dokonać obliczenia karty przechodząc w oknie Karty pracy na wstążkę, a kolejno dokonując wyboru Akcje > Księgowanie > Oblicz, efektem czego jest zaznaczenie pola w kolumnie Policzony.

Po wprowadzeniu wierszy do okna Karty pracy, po zaewidencjonowaniu godzin u pracowników na liście okna Karty pracy i po dokonaniu obliczeń można sprawdzić poprawność wprowadzonych danych. Do tego wykorzystywana jest akcja Sprawdź, znajdująca się w oknie Karty pracy po wybraniu z wstążki Akcje > Księgowanie > Sprawdź .

W przypadku, gdyby u danego pracownika przy sprawdzaniu ewidencji czasu pracy pojawiły się błędy np. ilość godzin rzeczywistych po zsumowaniu wszystkich nieobecności nie zgadzałaby się z godzinami nominalnymi lub nie dokonało by się obliczenia karty, wówczas system wyświetli odpowiedni komunikat o znalezieniu błędów i/lub ostrzeżeń.

W celu oglądnięcia błędów i ostrzeżeń o których poinformuje wyświetlony przez system komunikat, można:

  1. Z pozycji wstążki wybrać Nawiguj > Karty pracy > Błędy.

  1. Lub będąc w oknie Karta pracy, wyszukać kolumn: Liczba błędów i Liczba ostrzeżeń i  w  wierszu danego pracownika kliknąć na liczbę błędów lub ostrzeżeń w celu przejścia do okna Błędy wiersza karty pracy.

Po naprawieniu błędów należy dokonać zatwierdzenia poprzez wybranie Zatwierdź. W tym celu należy z pozycji wstążki wybrać Akcje > Księgowanie > Zatwierdź.

Po zatwierdzeniu komunikatu system rozpocznie zatwierdzanie kart pracy i gdy zakończy proces poinformuje nas w stosownym komunikacie.

W procesie zatwierdzania każdy z wierszy w oknie Karty pracy otrzymuje swój indywidualny Numer zapisu, a cała paczka z kartami pracy także Nr paczki.

Zapisy z okna Karty pracy zostaną przeniesione do okna RCP- główny każdego pracownika, dla którego został zatwierdzony czas pracy. Dane przeniesione z poziomu kart pracy do RCP-Główny w kolumnie Dane zbiorcze będą miały zaznaczone pole.

Wycofanie zatwierdzonych kart pracy

Gdy karty pracy zostaną już zatwierdzone, a będzie konieczne dokonanie zmian w naniesionych i zaakceptowanych danych, można dokonać wycofania zapisów z poziomu okna Wiersza zatw. kart parcy. W tym celu należy przejść na Kartoteką danego pracownika KIP i wybrać z poziomu wstążki Nawiguj > Pracownik > Czas pracy i nieobecności > Zatwierdzone karty pracy (przejście do kartoteki pracownika KIP zostało opisane w Ewidencja kartoteki pracownika/zleceniobiorcy).

Po otwarciu okna Wiersze zatw. kart pracy na liście będą widoczne zaakceptowane pozycje karty czasu pracy.

Aby wycofać, którąś z zatwierdzonych kart pracy należy zaznaczyć kursorem wybrany wiersz i z pozycji wstążki wybrać Akcje > Wycofanie, a następnie wybrać jedną z opcji:

  1. W przypadku wycofania tylko zaznaczonego zapisu wskazać Wycofaj zapis

  2. Opcję Wycofaj paczkę wybrać w sytuacji, gdy konieczne jest wycofanie wszystkich zapisów jakie zostały utworzone w oknie Karty pracy dla zafiltrowanych umów danych pracowników. Jeśli zatem w oknie Karty pracy zostały utworzone karty dla pracowników u wskazanego pracodawcy użytkownika to po zatwierdzeniu takiego widoku, wszystkie z kart zostają spakowane do jednej paczki a tej nadany numer. Numer paczki jest widoczny w oknie Wiersze zatw. kart pracy przy każdym wierszu zatwierdzonej karty czasu pracy.

Po dokonaniu wyboru wyświetlone zostanie okno komunikatu. W celu wycofania zapisu lub paczki należy wybrać przycisk <TAK> dla potwierdzenia.

Po wycofaniu zapisów lub paczki zostanie wyświetlony stosowny komunikat informujący o pomyślnie przeprowadzonej akcji.

Obiekty Statystyk

W prawej stronie okna Karty pracy znajdują się dwa obiekty przedstawiające statystyki czasu pracy pracownika. Jedno z nich przedstawia statystyki czasu pracy konkretnego pracownika obejmujące wskazany okres widoczny w karcie pracy, a drugie statystyki czasu pracy w okresie rozliczeniowym, który zawiera miesiąc widoczny w karcie pracy.

W górnym oknie statystyk prezentowane są godziny pracy w odniesieniu do wyświetlonego miesiąca, w dolnym oknie statystyki w okresie rozliczeniowym.

Rozliczanie nadgodzin

Wprowadzone nadgodziny co do zasady muszą być rozliczone w przyjętym okresie rozliczeniowym albo poprzez odebranie dniem wolnym albo przeznaczone do wypłaty. W niektórych przypadkach, kiedy to pracownik złoży wniosek o odbiór nadgodzin w następnym miesiącu, czy następnym okresie rozliczeniowym pracodawca może zgodzić się na takie rozwiązanie.

W statystyce umów w okresie rozliczeniowym zawarta jest informacja o ilości godzin do rozliczenia w danym okresie rozliczeniowym.

Godziny, które mają być rozliczone w kolejnym miesiącu danego okresu rozliczeniowego można wprowadzić w Karcie pracy np. w kolumnie Ilość nadgodzin 50% (do rozliczenia), lub Ilość nadgodzin 100% (do rozliczenia).

Gdyby w polu Liczba nadgodzin do rozliczenia były nierozliczone nadgodziny, należałoby albo wprowadzić nieobecności do odbioru nadgodzin albo składnik dopłaty do nadgodzin, lub w sytuacji, gdy pracownik składa wniosek o odbiór nadgodzin w późniejszym okresie rozliczeniowym -- rozliczyć godziny w kolejnym okresie, w przeciwnym razie system przy próbie zatwierdzania karty pracy zgłosi błąd o nierozliczonych okresach.

  1. Wprowadzenie nieobecności rozliczającej nadgodziny.

W sytuacji przedstawionej na poniższym rysunku w obiekcie Statystyka gr. Umowy w okresie rozliczeniowym, liczba nadgodzin do rozliczenia w danym okresie rozliczeniowym jest równa 16. Liczba godzin roboczych w grudniu 152.

W celu rozliczenia tych 16 godzin poprzez odbiór dnia wolnego za te nadgodziny, należy w oknie Nieobecności (przejście do okna Nieobecności zostało opisane w Indywidualna ewidencja pozostałych nieobecności) wprowadzić nieobecność wskazując okres, w którym zostaną odebrane dni wolne za nadgodziny w polach Data od i Data do, a następnie w kolumnie Kod składnika z rozwijanej listy wybrać przykładowo Kod 3111 (Odbiór nadgodzin -- Pracodawca) lub 3110 (Odbiór nadgodzin).

Następnie należy uwzględniając tak wprowadzone nieobecności nanieść odpowiednie wartości w kolumnie Ilość godzin roboczych w oknie Karty pracy, zmieniając w podanym przykładzie Ilość godzin roboczych w grudniu z 152 na 136 (co wynika z wyliczenia 152 pierwotnie wprowadzone godziny - 16 nadgodzin do rozliczenia = 136 godzin roboczych w miesiącu grudniu.)

  1. Wprowadzenie składnika rozliczającego nadgodziny.

W celu rozliczenia nadgodzin poprzez dopłatę do nadgodzin należy w oknie Karty pracy w kolumnie Ilość nadgodzin 100 % (dopłata-rozliczenie) (przy założeniu, że są to nadgodziny płatne 100%) wprowadzić ilość godzin jakie mają być rozliczone tym składnikiem. Po wprowadzeniu ilości godzin do rozliczenia w obiekcie Statystyka gr. Umów w okresie rozliczeniowym w polu Liczba nadgodzin do rozliczenia, zniknie wcześniej wyświetlona liczba 16.

  1. Rozliczenie nadgodzin w następnym okresie rozliczeniowym

W przypadku, gdy pracownik zawnioskuje o rozliczenie swoich nadgodzin w innym okresie rozliczeniowym, pracodawca może udzielić dnia wolnego za wskazane nadgodziny poza okresem rozliczeniowym, którego te nadgodziny dotyczą.

W takim przypadku, zgodnie z podanym poniżej przykładzie, pracownik, który jest objęty 3 - miesięcznym okresem rozliczeniowym od października do grudnia 2017 roku i z miesiąca grudnia ma do rozliczenia 16 godzin, może złożyć wniosek o odbiór tych nadgodzin w kolejnym okresie rozliczeniowym.

Liczbę 16 godzin wprowadzić należy wówczas w kolumnie Ilość nadgodzin 100% (do rozliczenia) (przy założeniu, że są to godziny płatne 100%). Kolejno rozwinąć przycisk asysty w tym polu, aby otworzyć okno Składniki wiersza karty pracy.

Po otwarciu okna Składniki wiersza karty pracy w kolumnie Nr okresu rozliczeniowego należy wybrać numer okresu, w którym ma być rozliczona wskazana w kolumnie Wartość ilość nadgodzin.

Po zmianie okresu rozliczeniowego w oknie Składniki wiersza karty pracy, zatwierdzenie karty w oknie Karty pracy odbywa się bezbłędnie oraz zmienia się okienko statystyki w którym znika liczba nadgodzin do rozliczenia równa w podanym przykładzie 16.

Karta pracy za okres, który został wskazany do rozliczenia nadgodzin za grudzień będzie kontrolować spójność w zakresie odbioru lub wypłaty dodatku. Zatem przy tworzeniu karty pracy na styczeń system w oknie Statystyka gr. Umowy w okresie rozliczeniowym, wskaże w polu Liczba nadgodzin do rozliczenia ilość 16, jaka przeniesiona została z miesiąca grudnia poprzedniego roku.