Księga główna i plan kont
Księga główna przechowuje dane finansowe, a plan kont pokazuje konta, na których księgowane są wszystkie zapisy księgi głównej. Business Central zawiera standardowy plan kont ułatwiający wsparcie firmy.
Ustawienia księgi głównej i ogólne ustawienia księgowania
Konfiguracja księgi głównej jest podstawą procesów finansowych, ponieważ definiuje sposób księgowania danych. Istnieją dwie strony, które są kluczowe dla konfiguracji procesów biznesowych:
Strona Ustawienia księgi głównej
Na stronie Ustawienia księgi głównej należy określić sposób obsługi kwestii księgowych w firmie, w tym:
- szczegóły zaokrąglania faktury,
- formaty adresu,
- raportowanie finansowe.
Porada
Strona Ustawienia księgi głównej zawiera pola generyczne oraz pola określone dla danego kraju lub regionu. Jeżeli znaczenie jakiegoś pola jest niejasne, zalecana jest współpraca z księgowym w celu ustalenia, czy jest ono istotne z punktu widzenia firmy. Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Strona jest dostępna tutaj.
Strona Główne ustawienia księgowania
Podobnie na stronie Główne ustawienia księgowania określa się sposób ustawiania kombinacji głównych gospodarczych i głównych towarowych grup księgowych. Grupy księgowe mapują encje, takie jak nabywcy, dostawcy, zapasy, zasoby i dokumenty sprzedaży i zakupu na konta księgi głównej. Każdą kombinację gospodarczej grupy księgowej i towarowej grupy księgowej określa się w wierszu. Każdy wiersz można otworzyć także bezpośrednio z jego kartoteki ustawień księgowania. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie grup księgowych.
Porada
Jeśli pola nie są widoczne na stronie Główne ustawienia księgowania, należy użyć poziomego paska przewijania na dole strony, aby przewinąć w prawo.
Strona jest dostępna tutaj.
Plan kont
Plan kont zawiera wszystkie konta księgi głównej. Z planu kont można wykonywać takie czynności, jak:
- wyświetlanie raportów, które pokazują zapisy księgi głównej i salda;
- zamykanie rachunku wyników;
- otwieranie kartoteki konta K/G w celu dodania lub zmiany ustawień;
- wyświetlanie list grup księgowych, z których wykonywane jest księgowanie na konto;
- wyświetlanie oddzielnie sald debetowych i kredytowych dla jednego konta.
Możliwe jest dodawanie, zmiana lub usuwanie kont księgi głównej. Aby jednak uniknąć rozbieżności, usunięcie konta księgi głównej nie jest możliwe, jeśli dane są używane w planie kont. W wersji 2022 release wave 2 wprowadzono blokadę przypadkowego usunięcia kont we wrażliwych okresach. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Usuwanie kont.
Kategorie kont
Strukturę sprawozdań finansowych można spersonalizować, mapując konta księgi głównej na kategorie kont.
Strona Kategorie kont K/G zawiera kategorie i podkategorie oraz konta K/G, które zostały do nich przypisane. Można tworzyć nowe podkategorie i przypisywać te kategorie do istniejących kont.
Grupę kategorii można utworzyć przez ustawienie wcięcia innych podkategorii w wierszu na stronie Kategorie kont K/G. Dzięki temu można łatwo uzyskać przegląd, ponieważ każde grupowanie pokazuje saldo całkowite. Na przykład można utworzyć podkategorie dla różnych typów środków, a następnie utworzyć grupy kategorii dla środków trwałych i aktywów bieżących.
Można określić, czy konta w każdej podkategorii muszą być uwzględnione w określonych typach raportów. Kategorie kont ułatwiają definiowanie układu sprawozdań finansowych.
Przykład
Przykładowo, domyślne zestawienie bilansowe ma podkategorię dla Gotówki w kategorii Majątek obrotowy. Aby w zestawieniu salda uwzględniano gotówkę podręczną i czeki, należy wykonać następujące kroki:
- Wybierz ikonę
, wprowadź Kategorie kont K/G, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Strona znajduje się także tutaj.
- Wybierz akcję Edytuj listę.
- Dodaj dwie nowe podkategorie: Jedną dla gotówki podręcznej i jedną dla konta czekowego:
- Wybierz kategorię Majątek obrotowy.
- Wybierz akcję Nowy.
- Wprowadź nazwę podkategorii w polu Opis.
- W polu Konta K/G w kategorii wybierz odpowiednie konto K/G.
- W polu Dodatkowa definicja raportu wybierz Konta kasowe.
- Ustaw wcięcie pod podkategorią Gotówka.
- Wybierz podkategorię utworzoną w kroku 3.
- Wybierz akcję Wcięcie.
- Wybierz akcję W dół.
- Wybierz akcję Wcięcie aby utworzyć wcięcie podkategorii Gotówka.
Po wybraniu akcji Generuj raporty finansowe - lub kiedy zostanie wygenerowany kolejny raport - poniższe wiersze pojawią się w widoku salda wyciągu użytkownika:
- Suma salda gotówkowego;
- Wiersze salda gotówki podręcznej i konto czekowe.
Uwaga
Jeżeli konto K/G zostało utworzone bez przypisania kategorii, po przypisaniu konta do grupy księgowej, Business Central automatycznie przypisze kategorię konta z konta K/G powyżej konta w planie kont użytkownika. Jednak aby uwzględnić nowe konto w raportach finansowych należy wybrać akcję Generuj raporty finansowe na stronie Kategorie kont K/G. Alternatywnie, można otworzyć stronę Kartoteka konta K/G, określić kategorię konta, a następnie ponownie wygenerować raport finansowy.
Szybki podgląd
Na stronie Plan kont znajduje się chronologiczna lista kont oraz najważniejsze informacje na ich temat. Lista jest statyczna i jeśli użytkownik posiada wiele kont, konieczne będzie jej każdorazowe ręczne przewijanie. Przydatną alternatywą dla osób, które szukają jedynie podstawowych informacji, będzie strona Przegląd planu kont. Układ kolumn na stronie jest taki sam jak na stronie Plan kont (zawiera jednak mniej kolumn). Można rozwijać lub zwijać hierarchiczne poziomy aby uprościć widok. Dostęp do strony Przegląd planu kont jest możliwy bezpośrednio ze strony Plan kont.
Dostęp do funkcji tworzenia i edycji kont oraz kategorii kont
W małej organizacji, takiej jak firma demonstracyjna CRONUS, większość użytkowników może edytować plan kont, z wyjątkiem użytkowników posiadających licencję TEAM MEMBER. Jednak w większych organizacjach dostęp do edycji planu kont jest ograniczony przez role i uprawnienia. W przypadku użytkownika pełniącego rolę administratora, Dyrektora handlowego lub Księgowego, istnieje możliwość sprawdzenia uprawnień dla wszystkich użytkowników, aby upewnić się, że właściwe osoby mają uprawnienia do odpowiednich tabel. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby otrzymać podgląd na uprawnienia użytkownika.
Zobacz też
Konfigurowanie lub zmiana planu kont
Przypisywanie uprawnień do użytkowników i grup
Finansowa analityka biznesowa
Zarządzanie finansami