Konfigurowanie grup księgowych
Grupy księgowe służą do mapowania jednostek do kont księgi głównej, na przykład nabywców, dostawców, zapasów, zasobów, sprzedaży oraz dokumentów sprzedaży i zakupu. Dzięki temu użytkownicy mogą zaoszczędzić czas oraz uniknąć błędów podczas księgowania transakcji. Wartości transakcji są rejestrowane na kontach określonych w grupie księgowej dla danej encji. Jedynym wymaganiem jest posiadanie planu kont. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie lub zmiana planu kont.
Grupy księgowe zostały sklasyfikowane według trzech kategorii:
Główne
Służą do określania nabywców i dostawców zapasów oraz sprzedawanych i kupowanych zapasów. Grupy można również łączyć w celu określenia na przykład kont rachunku wyników, na których mają być księgowane transakcje lub wykorzystać je do filtrowania raportów.
Specjalne
Umożliwiają wykorzystanie dokumentów sprzedaży, na przykład zamiast bezpośredniego księgowania do księgi głównej. Podczas tworzenia zapisów w księdze nabywców aplikacja tworzy odpowiednie zapisy w księdze głównej.
Podatkowe
Określają procent podatku i typy kalkulacji dotyczące nabywców i dostawców oraz sprzedawanych lub kupowanych zapasów.
W poniższych artykułach opisano grupy księgowe z podziałem na kategorie.
Główne grupy księgowe
W poniższej tabeli opisano główne grupy księgowe.
| Typ | Opis |
|---|---|
| Główne gospodarcze grupy księgowe | Przypisz tę grupę księgową do nabywców i dostawców, aby określić komu są sprzedawane zapasy i od kogo są kupowane. Ustawienia te definiuje się na stronie Gł. gospodarcze grupy księgowe. Należy wtedy zastanowić się, ile grup jest potrzebnych, aby odpowiednio podzielić sprzedaż i zakupy. Na przykład, grupa nabywców i dostawców według obszaru geograficznego lub typu działalności. |
| Główne towarowe grupy księgowe | Przypisz tę grupę do zapasów i zasobów, aby określić, co jest sprzedawane i kupowane. Ustawienia te definiuje się na stronie Gł. towarowe grupy księgowe. Należy wtedy zastanowić się, ile grup jest potrzebnych, aby odpowiednio podzielić sprzedaż według produktów (zapasy i zasoby) i zakupy według zapasów. Na przykład, podziel te grupy według surowców, sprzedaży detalicznej, zasobów, wydajności itp. |
| Główne ustawienia księgowania | Połącz główne i towarowe grupy księgowe i wybierz konta przeznaczone do księgowania. Do każdej kombinacji głównych gospodarczych i towarowych grup księgowych można przypisać zestaw kont księgowych. Można zatem księgować sprzedaż tego samego zapasu na różnych kontach w księdze głównej, ponieważ nabywcom są przypisane różne główne gospodarcze grupy księgowe. Ustawienia te definiuje się na stronie Główne ustawienia księgowania. |
Specjalne grupy księgowe
W poniższej tabeli opisano specjalne grupy księgowe przypisane do różnych typów danych.
| Typ | Opis |
|---|---|
| Grupy księgowe nabywców | Zdefiniuj konta, które maja być użyte podczas księgowania transakcji dotyczących należności. W przypadku należności dotyczących zapasów, konta, na których są księgowane wiersze zamówienia sprzedaży określa się na podstawie głównej gospodarczej grupy księgowej przypisanej do nabywcy i głównej towarowej grupy księgowej przypisanej do zapasu. Dodatkowe informacje na ten temat zamieszczono powyżej w artykułach Główne gospodarcze grupy księgowe i Główne towarowe grupy księgowe w sekcji Główne grupy księgowe. Ustawienia te definiuje się na stronie Główne towarowe grupy księgowe. |
| Grupy księgowe dostawców |Zdefiniuj, gdzie mają być księgowane transakcje dotyczące płatności, opłat serwisowych i rabatów terminowych. Ustawienie przypomina grupy księgowe nabywców. Ustawienia te definiuje się na stronie Grupy księgowe dostawców. | Grupa księgowa zapasów |Zdefiniuj grupy księgowe zapasów, jakie zostaną przypisane do odpowiednich kont zapasów na stronie Ustawienia księgowania zapasów. W ten sposób, system zaksięguje zapisy dotyczące zapasów na koncie K/G zdefiniowanym dla kombinacji grupy księgowej zapasów i lokalizacji połączonej z zapasem. Grupy księgowe zapasów umożliwiają także pogrupowanie zapasów według grup księgowych podczas generowania raportów. Ustawienia te definiuje się na stronie Grupy księgowe zapasów. | Grupy księgowe kont bankowych |Zdefiniuj konta księgi głównej, na których zostały zaksięgowane zapisy kont bankowych. Może to uprościć proces śledzenia transakcji i uzgadniania kont bankowych. Ustawienia te definiuje się na stronie Grupy księgowe kont bankowych. Zalecane ustawienie w polu Księgowanie bezpośrednie dla kont K/G to Nie. | | Grupy księgowe środków trwałych |Zdefiniuj konta dla różnych typów wydatków i kosztów takich jak koszty nabycia, skumulowane kwoty amortyzacji, koszty nabycia przy sprzedaży/likwidacji, zyski i straty zakumulowane przy sprzedaży/likwidacji, wydatki na konserwację i wydatki związane z amortyzacją. Ustawienia te definiuje się na stronie Grupy księgowe ŚT. |
Substytuty grup księgowych nabywcy i dostawcy w dokumentach
Użytkownicy mogą dokonać wyboru innej grupy księgowej nabywcy lub dostawcy niż grupa domyślna podczas pracy z dokumentami zakupu i sprzedaży w dziennikach.
Aby zezwolić na wprowadzenie zmian w grupach księgowych nabywcy, wybierz Zezwalaj na wiele grup księgowych na stronach Ustawienia sprzedaży i zobowiązań, Ustawienia zarządzania serwisem oraz Ustawienia zakupów i zobowiązań.
Na stronach Grupy księgowe nabywców oraz Grupy księgowe dostawców można określić substytuty grup księgowych wybierając opcję Substytuty. Substytuty grup księgowych mogą zastępować domyślne grupy księgowe nabywców lub grupy księgowe dostawców określone dla nabywców i dostawców.
Następnie, można dokonać wyboru jednej z dozwolonych zastępczych grup księgowych i zmienić grupę księgową nabywcy lub dostawcy podczas księgowania dokumentów zakupu i sprzedaży oraz dzienników. Substytuty grup księgowych nabywców lub dostawców są kopiowane do zaksięgowanych dokumentów i dzienników, a zapisy K/G należności i zobowiązań są księgowane do kont K/G określonych dla substytutów.
Podczas rozliczania, na przykład, faktury i płatności zaksięgowanych dla różnych grup księgowych nabywców lub dostawców (różne konta K/G), Business Central przesuwa kwoty pomiędzy kontami K/G, aby je zrównoważyć.
Podatkowe grupy księgowe
W poniższej tabeli opisano podatkowe grupy księgowe.
| Typ | Opis |
|---|---|
| Podatkowe grupy księgowe | Określ sposób obliczania i księgowania podatku od sprzedaży dla nabywców i dostawców. Ustawienia te definiuje się na stronie Podatkowe gospodarcze grupy księgowe. Należy wtedy zastanowić się, ile grup jest potrzebnych. Może to zależeć od takich czynników jak lokalne przepisy oraz obszar działalności handlowej (krajowa, międzynarodowa lub obydwie). |
| Podatkowe towarowe grupy księgowe | Wskaż obliczenia wymagane dla typu zapasów i zasobów sprzedawanych lub kupowanych przez firmę. |
| Ustawienia księgowe podatków | Połącz podatkowe główne grupy księgowe i podatkowe towarowe grupy księgowe. Podczas wypełniania wiersza księgi głównej, wiersza zakupu lub wiersza sprzedaży, aplikacja sprawdza kombinację w celu określenia kont, które mają być użyte. |
Informacje dla firm objętych podatkiem od towarów i usług (VAT) zamieszczono w artykule Konfigurowanie podatku od wartości dodanej.
Przykład łączenia grup księgowych
Poniżej przedstawiono scenariusz.
Te grupy księgowe można wybrać w kartotece nabywcy:
- Główna gospodarcza grupa księgowa
- Grupa księgowa nabywcy
Te grupy księgowe można wybrać w kartotece zapasu:
- Główna towarowa grupa księgowa
- Grupa księgowa zapasów
Podczas tworzenia dokumentu sprzedaży w nagłówku sprzedaży są wprowadzane informacje z kartoteki nabywcy, a w wierszach sprzedaży — informacje z kartoteki zapasu.
- Księgowanie przychodów (rachunek wyników) zależy od kombinacji głównej gospodarczej grupy księgowej oraz głównej towarowej grupy księgowej.
- Księgowanie należności (bilans) zależy od grupy księgowej nabywcy.
- Księgowanie zapasów (bilans) zależy od grupy księgowej zapasów.
- Księgowanie kosztu własnego sprzedaży ( rachunek wyników) zależy od kombinacji głównej gospodarczej grupy księgowej oraz głównej towarowej grupy księgowej.
Czas księgowania określa się w ustawieniach. Na przykład, czas może zależeć od okresowych działań takich jak księgowanie kosztów zapasów lub korekta zapisów kosztów zapasów.
Kopiowanie wierszy ustawień księgowania
Im więcej zdefiniowanych towarowych i gospodarczych grup księgowych, tym więcej widocznych wierszy na stronie Główne ustawienia księgowania. Ponieważ możliwe są różne kombinacje głównych i towarowych grup księgowych, na tych samych kontach księgi głównej mogą być księgowane zapisy zależne od różnych kombinacji. Aby ograniczyć liczbę danych wprowadzanych ręcznie, należy skopiować konta księgowe z istniejącego wiersza na stronie Główne ustawienia księgowania.
Konfigurowanie grup księgowych
Business Central wyświetla powiadomienia o brakujących kontach K/G w różnych konfiguracjach grup księgowych. Aby je otrzymywać, należy zaznaczyć powiadomienie Brakujące konto K/G w grupie księgowej lub ustawieniach księgowania na stronie Moje powiadomienia, dostępnej po wybraniu pola Zmień ustawienia otrzymywania powiadomień na stronie Moje ustawienia.
Dzięki temu, użytkownik otrzyma powiadomienie, jeżeli rozpocznie pracę z grupą księgową lub ustawieniami księgowania, które nie mają przypisanego konta księgi głównej. Aby otworzyć stronę, na której użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może wprowadzić istotne zmiany, należy wybrać łącze w powiadomieniu.
Uwaga
Aby przenieść użytkownika bezpośrednio do grupy księgowej lub ustawień księgowania, w których brakuje konta księgi głównej, w Business Central zostanie utworzony symbol zastępczy dla grupy księgowej lub ustawień księgowania. Grupy księgowe i ustawienia księgowania umożliwiają księgowym kontrolowanie sposobu księgowania zapisów w księdze głównej.
Jeżeli tworzenie grup księgowych i ustawień księgowania w ostatniej chwili jest niemożliwe, należy wyłączyć powiadomienia Brakujące konto K/G w grupie księgowej lub ustawieniach księgowania i skonsultować wprowadzenie zmian z księgowym firmy. Należy pamiętać o tym kroku, ponieważ usunięcie błędnie wykorzystanych grup księgowych lub ustawień księgowania nie jest możliwe po zaksięgowaniu dokumentów, ze względu na utworzone zapisy księgi głównej.
W ramach wydania 2022 release wave 1 wprowadzono możliwość wykorzystania pola Zablokowane na stronie Ogólne ustawienia księgowania, które zapobiega błędnemu wykorzystaniu nieaktualnych ustawień księgowania.
Błędy w rozwiązywaniu problemów z grupami księgowymi
Grupy księgowe to jedna z najbardziej zaawansowanych funkcjonalności w Business Central. Ich nieprawidłowe skonfigurowanie może skutkować wystąpieniem błędów w procesie księgowania dokumentów lub wierszy dziennika. Te błędy są zazwyczaj spowodowane błędnym przypisaniem kont księgi głównej lub nieprawidłowym połączeniem grup księgowych.
W przypadku wystąpienia błędu, Business Central wyświetli stronę Komunikaty o błędzie. Strona Komunikaty o błędzie umożliwia identyfikację i rozwiązanie problemów. Można na niej znaleźć opis błędu, który zawiera informację o ustawieniu grupy księgowej, w którym wystąpił problem, na przykład komunikat „Brak konta zaliczek sprzedaży w głównych ustawieniach księgowania.” Łącze do strony, na której wystąpił problem, także będzie widoczne.
Uwaga
Powyżej opisana obsługa błędów jest niedostępna dla dziennika zapasów, dziennika zasobu, dziennika pracownika oraz dziennika środka trwałego, a także dla kont K/G dodanych do grup księgowych w lokalnych wersjach.
Zobacz też
Księga główna i plan kont
Konfigurowanie finansów
Praca z Business Central