Skrypt tworzący korekty PPK
W sytuacji gdy u pracownika występuje anulacja rozliczenia, a pracownik nie będzie miał już możliwości rozliczenia tej nadpłaty w kolejnych miesiącach (np. zakończy współpracę) wówczas należy wykonać korektę rozliczenia PPK przy użyciu skryptu Twórz korektę PPK.
Przed przystąpieniem do wykonania korekty obowiązkowe jest wskazanie w zapisach Księgi PPK okresu, do którego dane zapisy typu Anulowanie naliczenia są przypisane. W tym celu należy zaznaczyć wiersze dotyczące anulowania naliczeń, dla których będziemy przygotowywać korektę. Następnie z pozycji wstążki wybieramy Akcje > Ogólne > Ustaw miesiąc rozliczenia. System wyświetli zapytanie czy chcemy ustawić miesiąc rozliczenia na domyślnie zaproponowany, który będzie odpowiadał miesiącowi ustawionej daty roboczej w systemie. Jeśli chcemy ustawić inny miesiąc rozliczenia najpierw musimy zmienić datę roboczą systemu. Po zatwierdzeniu operacji uzupełnione zostaną dane w kolumnie Rozliczany miesiąc. Dokonując zapisów anulujących za pośrednictwem Dziennika PPK można wpisać oznaczenie rozliczanego miesiąca w kolumnie o tej samej nazwie. Gdy zapisy anulujące mają przypisany rozliczany okres można przejść do tworzenia korekty.
W celu przejścia do akcji należy wybrać Działy > Kadry i Płace > Działania okresowe > PPK. Akcja dostępna jest również z poziomu tabeli Podsumowanie PPK. Znajdując się w tabeli należy wybrać z pozycji wstążki Narzędzia Główne > Przetwarzanie > Twórz korektę.
Jeśli do akcji korygującej rozliczenie przechodzimy z tabeli Podsumowanie PPK możemy zaznaczyć wiersz z wcześniej dokonanym rozliczeniem danego okresu i wybrać Twórz korektę. System automatycznie wstawi w polu Okres dane z zaznaczonego wiersza. W oknie, które się otworzy, w skróconej karcie należy uzupełnić pola Okres, Data rozliczenia oraz Nr pracownika. Zatwierdzamy operację przyciskiem OK. Wyświetlone zostaną komunikaty o utworzeniu korekty wraz z numerem identyfikacyjnym oraz o kwocie do zwrotu z PPK. Po kliknięciu na pole z numerem utworzonego rozliczenia system wyświetli tabelę Podsumowanie PPK, gdzie powstał zapis typu Korekta rozliczenia zawierający szczegóły dotyczące naliczeń zwrotów poszczególnych rodzajów składek PPK. Skrypt korygujący tworzy w Księdze PPK pracownika nowe zapisy wraz z oznaczeniem identyfikatora dokumentów. Powstaje zapis typu Korekta rozliczenia w wartości przeciwstawnej do powstałego dla tego samego okresu zapisu Anulowanie naliczenia. Dla tego typu zapisów tworzą się dodatkowo numery komunikatu, gdzie po zaznaczeniu wiersza z komunikatem i wybraniu ze wstążki z pozycji Nawiguj opcji Komunikat przechodzi się do tabeli Komunikaty PPK, gdzie podejrzeć można utworzoną deklarację korekty PPK. Kolejnym utworzonym zapisem jest Do zwrotu. Wskazuje on na należną kwotę zwrotu od instytucji finansowej z tytułu korekty. Zapis ten pozostanie oznaczony jako Otwarty, aż do momentu zarejestrowania zwrotu przez akcję Rejestruj zwrot wpłaty PPK. Dla zapisu typu Do zwrotu w kolumnie Nr zapisu rozliczenia uzupełnia się liczba wyrażająca numer zapisu typu Korekta rozliczenia, z którego wynika kwota zwrotu.
Przykład
W dniu 27.11.2020 sporządzono listę płac nr LP 1/11/2020. Wynagrodzenie brutto pracownika wyniosło 5500 zł. Pracownik jest uczestnikiem PPK, naliczane są dla niego podstawowe składki. W dniu 30.11.2020 dokonano rozliczenia PPK i wpłacono należność z tytułu składek do instytucji finansowej. Wraz z końcem listopada 2020 pracownik zakończył pracę w firmie. W dniu 5.12.2020 utworzono listę korygującą LP K/11/2020 oraz listę poprawioną LP 1/11/2020 P i zgodnie z jej naliczeniem wynagrodzenie pracownika za listopad 2020 pomniejszono do 4000 zł brutto. W zaistniałej sytuacji, gdzie kwota pobranych składek z pierwotnej listy płac za listopad 2020 przewyższa wysokość ich naliczenia po utworzeniu listy korygującej, a pracownik nie będzie już dalej zatrudniony w firmie i nie będzie możliwości zbilansowania nadpłaty w kolejnych miesiącach konieczne jest wykonanie korekty.
W tabeli przedstawiono zapisy, które powstały w Księdze PPK pracownika po dokonaniu rozliczenia listy korygującej LP K/11/2020, listy poprawionej LP 1/11/2020 P oraz wykonaniu korekty rozliczenia PPK w dniu 5.12.2020.
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Płatnik składki | Podstawa | Kwota | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5.12.2020 | Anul. nalicz. | LP K/11/2020 | Pracownik | -5500 | -110 | |
| 5.12.2020 | Anul. nalicz. | LP K/11/2020 | Pracodawca | -5500 | -82,50 | |
| 5.12.2020 | Naliczenie | LP 1/11/2020 P | Pracownik | 4000 | 80 | Otwarty |
| 5.12.2020 | Naliczenie | LP 1/11/2020 P | Pracodawca | 4000 | 60 | Otwarty |
| 5.12.2020 | Korekta rozl. | 01 11 2020 | Pracownik | 110 | ||
| 5.12.2020 | Korekta rozl. | 01 11 2020 | Pracodawca | 82,50 | ||
| 5.12.2020 | Do zwrotu | 01 11 2020 | Pracownik | -110 | Otwarty | |
| 5.12.2020 | Do zwrotu | 01 11 2020 | Pracodawca | -82,50 | Otwarty |
Zapis utworzony w tabeli Podsumowanie PPK przedstawiono w poniższej tabeli.
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Rozliczany miesiąc | Składka pracownika | Składka pracodawcy | Kwota łączna |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5.12.2020 | Kor. rozliczenia | 01 11 2020 | 11.2020 | 110 | 82,50 | 192,50 |
Skrypt korygujący w całości anulował zapisy pierwotnej listy płac za listopad 2020 (LP 1/11/2020), jednak w momencie naliczenia listy poprawionej powstały nowe zapisy typu Naliczenie ze statusem Otwarty. Pomimo tego, że pracownik nie będzie już zatrudniony w grudniu 2020 to istniejące otwarte zapisy muszą zostać rozliczone. Rozliczenie nastąpi w momencie uruchomienia skryptu rozliczającego za grudzień 2020. Zapisy związane z uruchomieniem skryptu rozliczającego za grudzień 2020 przedstawia poniższa tabela.
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Płatnik składki | Podstawa | Kwota | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5.12.2020 | Naliczenie | LP 1/11/2020 P | Pracownik | 4000 | 80 | |
| 5.12.2020 | Naliczenie | LP 1/11/2020 P | Pracodawca | 4000 | 60 | |
| 30.12.2020 | Rozliczenie | 01 12 2020 | Pracownik | -80 | ||
| 30.12.2020 | Rozliczenie | 01 12 2020 | Pracodawca | -60 | ||
| 30.12.2020 | Do wpłaty | 01 12 2020 | Pracownik | 80 | Otwarty | |
| 30.12.2020 | Do wpłaty | 01 12 2020 | Pracodawca | 60 | Otwarty |
Deklaracje korekty PPK - XML
Utworzone deklaracje korekt PPK zapisują się w oknie Lista deklaracji danego pracownika (Nawiguj > PPK > Deklaracje XML), a także w tabeli Komunikaty PPK. Po przejściu do okna z listą deklaracji podejrzeć można numery kolejno tworzonych deklaracji. W kolumnie Zawartość znajdują się opisy okresów, których dotyczą. W celu podejrzenia zawartości konkretnej deklaracji należy zaznaczyć wybrany wiersz, a następnie przejść z pozycji wstążki w Narzędzia główne > Zarządzaj > Widok. Aby zapisać pojedynczą deklarację do pliku XML, który zostanie przekazany do instytucji finansowej, należy przejść z pozycji wstążki w Narzędzia główne > Przetwarzanie > Zapisz XML. Po wybraniu przycisku TAK zostanie otwarte okno Eksport deklaracji PPK. Następnie należy wskazać miejsce gdzie ma być zapisany plik XML. Po zapisaniu pliku XML zaktualizują się dane w kolumnach Liczba wysyłek oraz Data ostatniej wysyłki.
Wszystkie utworzone dla pracowników deklaracje korygujące, które nie zostały jeszcze wysłane do instytucji finansowej znajdują się podobnie jak deklaracje rozliczeniowe w oknie Niewysłane dekl. rozliczeniowe PPK.
Powtórne uruchomienie skryptu korygującego
Jeśli zdarzyłaby się sytuacja, że po utworzeniu korekty rozliczenia PPK za dany miesiąc konieczne będzie naniesienie kolejnych zmian w naliczeniach wynagrodzeń dla pracowników (np. dopłata premii, korekta absencji) to możliwe jest ponowne uruchomienie skryptu Twórz korektę PPK.
Po uruchomieniu skryptu system wyświetli komunikat, że korekta dla danego okresu została już wykonana i czy na pewno chcemy utworzyć nową. Po potwierdzeniu system wyświetli komunikat o utworzeniu kolejnego zestawu dokumentów korygujących oraz o kwocie zwrotu z PPK.
Ponowne uruchomienie skryptu korygującego za dany miesiąc niesie za sobą także zmiany związane z generowanymi deklaracjami rozliczeniowymi XML. W przeciwieństwie do skryptu tworzącego deklaracje rozliczeniowe każde kolejne rozliczenie korekty za dany miesiąc nie wycofuje wcześniejszych deklaracji (nawet w przypadku nie wysłania poprzedniej do instytucji finansowej). Tworzone są nowe deklaracje (z kolejnym numerem) i każda z nich jest wyświetlana na liście deklaracji pracownika oraz w oknie Komunikaty PPK z widocznym numerem oraz statusem Utworzony.
Poniżej w tabeli przedstawiono schemat tworzenia kolejnych korekt za ten sam okres.
| Źródło naliczeń | Opis | Naliczenie | Naliczenie narastająco | Rozliczenie | Rozliczenie narastająco |
|---|---|---|---|---|---|
| Lista płac | Naliczenie składek za mies. X | 100 | 100 | ||
| Skrypt rozliczający | Rozliczenie składek za mies. X | 100 | 100 | ||
| Wpłata do PPK 100 zł | |||||
| Lista korygująca | Anulowanie naliczeń w wys. 10 zł | -10 | 90 | ||
| Skrypt korygujący | Rozliczenie korekty za mies. X | -10 | 90 | ||
| Zwrot z PPK 10 zł | |||||
| Lista korygująca | Anulowanie naliczeń w wys. 90 zł | -90 | 0 | ||
| Skrypt korygujący | Rozliczenie korekty za mies. X | -90 | 0 | ||
| Zwrot z PPK 90 zł |
Dalsze korekty za powyższy okres nie są możliwe ponieważ kwota naliczeń wynosi 0 zł.
Przykład
Podstawa naliczenia składek PPK pracownika za listopad 2020 (LP 1/11/2020) wyniosła 5000 zł brutto. Pracownik z końcem listopada zakończył pracę. Dnia 27.11.2020 Wykonano rozliczenie PPK za listopad 2020 oraz dokonano wpłaty do instytucji finansowej. W dniu 4.12.2020 konieczne było dokonanie korekty wynagrodzenia za listopad. Wynagrodzenie po ponownym przeliczeniu (L K 1/11/2020) było niższe o 1000 zł brutto. Dokonano rozliczenia korygującego PPK. Dnia 7.12.2020 okazało się, że pracownik złożył w listopadzie rezygnację z udziału w PPK. W związku z tym konieczne było wykonanie kolejnego rozliczenia typu: korekta. Poniższa tabela przedstawia zbiorcze zapisy w Księdze PPK związane z wykonanymi operacjami.
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Podstawa | Kwota |
|---|---|---|---|---|
| 27.11.2020. | Naliczenie | LP 1/11/2020 | 5000 | 175 |
| 27.11.2020. | Rozliczenie | 01 11 2020 | -175 | |
| 27.11.2020. | Do wpłaty | 01 11 2020 | 175 | |
| 27.11.2020. | Wpłata | 01 11 2020 | -175 | |
| 4.12.2020 | Anul. naliczenia | L K 1/11/2020 | -4000 | -140 |
| 4.12.2020 | Kor. rozliczenia | 01 11 2020 | 140 | |
| 4.12.2020 | Do zwrotu | 01 11 2020 | -140 | |
| 4.12.2020 | Zwrot | 01 11 2020 | 140 | |
| 7.12.2020 | Anul. naliczenia | Rezygnacja udziału w PPK | -1000 | -35 |
| 7.12.2020 | Kor. rozliczenia | 02 11 2020 | 35 | |
| 7.12.2020 | Do zwrotu | 02 11 2020 | -35 |
Zapisy w tabeli Podsumowanie PPK po wykonanych korektach.
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Rozliczany miesiąc | Kwota łączna |
|---|---|---|---|---|
| 4.12.2020 | Kor. rozliczenia | 01 11 2020 | 11.2020 | 140 |
| 7.12.2020 | Kor. rozliczenia | 02 11 2020 | 11.2020 | 35 |
Anulowanie rozliczenia typu: korekta
W systemie możliwe jest anulowanie wykonanego wcześniej rozliczenia typu korekta.
W celu anulowania korekty korzystamy z akcji Anuluj korektę PPK dostępnej z poziomu Działy > Kadry i Płace > Działania okresowe > PPK. Akcja dostępna jest również z poziomu tabeli Podsumowanie PPK. Znajdując się w tabeli należy wybrać z pozycji wstążki Akcje > Anulowanie > Anuluj korektę. Po przejściu do okienka anulacji należy uzupełnić pola: Okres, Nr pracownika, Nr dokumentu korekty. Jeśli do akcji anulującej korektę przechodzimy z tabeli Podsumowanie PPK możemy zaznaczyć wiersz z wcześniej dokonanym rozliczeniem korygującym, którą teraz chcemy anulować i wybrać Anuluj korektę. System automatycznie wstawi w skróconej karcie Opcje wszystkie niezbędne dane. Zatwierdzamy przyciskiem OK. Wcześniej zaznaczony przez nas w tabeli Podsumowanie PPK wiersz Korekta rozliczenia zostanie oznaczony jako Skorygowany. W Księdze PPK pracownika powstaną dla tego samego okresu kolejne zapisy typu Korekta rozliczenia oraz Do zwrotu. Są one przeciwstawne do wcześniejszych zapisów tego rodzaju. Ponadto wszystkie zapisy tych rodzajów oznaczone tym samym numerem dokumentu zostaną oznaczone w kolumnie Wycofane, a zapisy Anulowanie naliczenia ponownie będą posiadać status Otwarty.
Utworzona w momencie wykonania korekty deklaracja XML zniknie z tabeli Lista deklaracji, natomiast w tabeli Komunikaty PPK zniknie jej numer, a stan zostanie zmieniony na Anulowany.
Poniższa tabela przedstawia zapisy w księdze PPK pracownika w związku z anulowaniem korekty (dane z poprzedniego przykładu).
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Podstawa | Kwota | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 7.12.2020 | Anul. naliczenia | Rezygnacja udziału w PPK | -1000 | -35 | Otwarty |
| 7.12.2020 | Kor. rozliczenia | 02 11 2020 | 35 | Wycofane | |
| 7.12.2020 | Do zwrotu | 02 11 2020 | -35 | Wycofane | |
| 7.12.2020 | Kor. rozliczenia | 02 11 2020 | -35 | Wycofane | |
| 7.12.2020 | Do zwrotu | 02 11 2020 | 35 | Wycofane |
Zapisy w tabeli Podsumowanie PPK po anulowaniu korekty.
| Data | Typ zapisu | Nr dokumentu | Rozliczany miesiąc | Kwota łączna | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| 4.12.2020 | Kor. rozliczenia | 01 11 2020 | 11.2020 | 140 | |
| 7.12.2020 | Kor. rozliczenia | 02 11 2020 | 11.2020 | 35 | Skorygowane |