Wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central przygotowano mechanizm umożliwiający wysyłanie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. Proces wysłania dokumentów odbywa się asynchronicznie względem księgowania faktur w systemie. Podczas księgowania w standardowy sposób faktury lub faktury korygującej, która ma zostać wysłana do KSeF, powstaje dokument w formie pliku xml. Faktura ustrukturyzowana ma format pliku, który jest zgodny ze strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Aby otworzyć listę wszystkich dokumentów wysyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF znajdują się wszystkie dokumenty wychodzące posortowane domyślnie według wartości pola Data dokumentu. Strona zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące wysyłanego dokumentu:

• Typ dokumentu źródłowego - Określa typ dokumentu źródłowego. W polu dostępne są następujące opcje:
  • Faktura sprzedaży,
  • Faktura korygująca sprzedaży,
  • Faktura zaliczkowa sprzedaży,
  • Faktura korygująca zaliczkę sprzedaży,
  • Faktura serwisu,
  • Faktura korygująca serwisu.
• Nr dokumentu źródłowego - Określa numer dokumentu zaksięgowanego w systemie Dynamics 365 Business Central.
• Data dokumentu - Określa datę dokumentu zaksięgowanego w systemie.
• Stan - Określa stan przetwarzania dokumentu. Dokument wysyłany do KSeF może znajdować się w następujących statusach:
  • Nowy - dokument został zaksięgowany w systemie, ale nie wysłany do KSeF,
  • Wysyłanie w trakcie - dokument został wysyłany do KSeF, ale sesja jest w toku.
  • Wysłany - dokument został wysłany do KSeF.
  • Otrzymano nr dokumentu KSeF - otrzymano już zwrotnie numer dokumentu przypisany w KSeF. Oznacza to, iż faktura została przyjęta i zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur. Aktualnie ten status nie jest obsługiwany. Numer dokumentu KSeF jest pobierany z UPO.
  • Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru - dla dokumentu pobrano urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Oznacza to, iż faktura została przyjęta i zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur i wygenerowane zostało oficjalne potwierdzenie.
  • Zaktualizowano informacje KSeF - na podstawie pobranego UPO zostały zaktualizowane dane w systemie Dynamics 365 Business Central dotyczące danego dokumentu. Oznacza to, iż numer dokumentu KSeF oraz data wystawienia dokumentu w KSeF zostały uaktualnione w powiązanych zapisach oraz na zaksięgowanym dokumencie.
  • Pominięty - dokument został pominięty przy wysyłce do KSeF, a powiązany dokument sprzedaży/serwisu został oznaczony jako Pomiń przy wysyłaniu do KSeF.
• Kod statusu KSeF - Określa status pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur w formie kodu liczbowego. Pole wypełniane jest tylko w kontekście wysyłki interaktywnej (online).
• Opis statusu KSeF - Określa opis statusu pobrany z Krajowego Systemu e-Faktur w formie opisowej. Pole wypełniane jest tylko w kontekście wysyłki interaktywnej (online).

Ostrzeżenie

Opisy statusów przesyłane są wyłącznie w języku polskim.

• Nr referencyjny sesji - Określa unikalny numer referencyjny otrzymany z KSeF związany z sesją, podczas której dokument został wysłany.

• Nr dokumentu KSeF - Określa numer dokumentu KSeF, który jest unikalny i identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Składa się z następujących elementów: NIP sprzedawcy-data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD-część techniczna 6 znaków-część techniczna 6 znaków-suma kontrolna 2 znaki.

• Nr referencyjny faktury - Określa numer referencyjny faktury otrzymany z KSeF. Jest to techniczny numer dokumentu pozwalający zidentyfikować konkretny dokument w danej sesji.

• Tryb fakturowania - Określa tryb wysłania faktury do KSeF. W zależności od daty przesłania dokumentu do KSeF tryb może przybrać następującą wartość:

  • Online - faktura została przesłana do KSeF w dacie wystawienia faktury ustrukturyzowanej podanej w polu P_1.
  • Offline - faktura została przesłana do KSeF w dacie późniejszej niż data wystawienia faktury ustrukturywoanej podanej w polu P_1.

• Data wysłania dokumentu do KSeF - Określa datę przesłania dokumentu do KSeF z systemu Dynamics 365 Business Central.

• Godzina wysłania dokumentu do KSeF - Określa godzinę przesłania dokumentu do KSeF z systemu Dynamics 365 Business Central.

• Data otrzymania dokumentu przez KSeF - Określa datę otrzymania dokumentu przez KSeF.

• Godzina otrzymania dokumentu przez KSeF - Określa godzinę otrzymania dokumentu przez KSeF.

• Data przypisania nr KSeF - Określa datę nadania numeru KSeF.

• Godzina przypisania nr KSeF - Określa godzinę nadania numeru KSeF.

• Rozmiar pliku XML (bajty) - Określa rozmiar pliku XML w bajtach.

Wysyłanie wybranego dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą sesji interaktywnej

Aby wysłać fakturę ustrukturyzowaną do Krajowego Systemu e-Faktur i przejść cały proces przetwarzania dokumentu:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na liście Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, który chcesz wysłać do Krajowego Systemu e-Faktur.

3. Wybierz akcję Wyślij wybrany dokument do KSeF. W przypadku przetworzenia dokumentu bez błędów dokument powinien uzyskać status Zaktualizowano informacje KSeF.

Uwaga

W przypadku, gdy wysyłka w jednym kroku nie powiedzie się np. z powodu chwilowej niedostępności KSeF, to należy pobrać UPO dla sesji.

Wysyłka kliku dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą sesji interaktywnej

Aby wysłać faktury ustrukturyzowane do Krajowego Systemu e-Faktur i przejść cały proces przetwarzania dokumentów:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na liście Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokumenty, który chcesz wysłać do Krajowego Systemu e-Faktur.

3. Następnie wybierz akcję Kolejka zleceń 1 - Wyślij do KSeF podczas sesji interaktywnej. W efekcie działania akcji zostanie zainicjowana sesja interaktywna i wszystkie dokumenty o stanie Nowe zostaną wysłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Stan poszczególnych dokumentów zostanie uaktualniony na stan Wysyłanie w trakcie, a następnie Wysłany. Prawidłowa wysyłka powinna się zakończyć otrzymaniem z KSeF numeru referencyjnego sesji oraz numeru referencyjnego elementu dla każdego z wysyłanych dokumentów.

4. Wybierz akcję Kolejka zleceń 2 - Przetwarzaj sesję interaktywną w celu zakończenia aktywnych sesji. W Krajowym Systemie e-Faktur urzędowe poświadczenia obioru można uzyskać tylko dla zakończonych sesji interaktywnych.

5. Wybierze akcję Kolejka zleceń 3 - Przetwarzaj UPO KSeF. W efekcie działania akcji zostanie zainicjowana sesja interaktywna i nastąpi próba pobrania urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO) dla zakończonych sesji interaktywnych, dla których dotychczas nie było pobrane UPO. Czas oczekiwania na wygenerowanie UPO dla sesji nie jest określony i może trwać dłuższy czas. Jeśli urzędowe potwierdzenie odbioru jest gotowe do pobrania z KSeF zostaje zapisane w postaci pliku xml w bazie danych systemu Dynamics 365 Business Central. W jednym UPO znajdują się informacje dotyczące wszystkich faktur wysłanych w ramach danej sesji interaktywnej. Dla wszystkich dokumentów, dla których udało się pobrać UPO, zostanie uaktualniony status na Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru oraz uzupełnione pola Nr dokumentu KSeF i Data przyjęcia dokumentu KSeF.

6. Wybierz akcję Kolejka zleceń 4 - Aktualizuj informacje KSeF, aby uaktualnić w systemie dane dotyczące przetwarzania faktur w KSeF. Dla wszystkich dokumentów, które są w statusie Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru zostanie uruchomiony mechanizm uaktualniający w powiązanych zapisach oraz zaksięgowanych dokumentach informacje pobrane z KSeF: Nr dokumentu KSeF oraz Data przyjęcia dokumentu KSeF. Poprawna aktualizacja zakończy się ustawieniem statusu Zaktualizowano informacje KSeF dla wszystkich przetwarzanych dokumentów.

Uwaga

Wszystkie akcje dotyczące przetwarzania dokumentów do wysłania do KSeF mogą być skonfigurowane przy użyciu standardowej kolejki zleceń.

Kolejka zleceń 1 - Wyślij do KSeF podczas sesji interaktywnej - jednostka kodu ITI Send Document To NSeI,

Kolejka zleceń 2 - Przetwarzaj sesję interaktywną - jednostka kodu ITI Process NSeI Sessions,

Kolejka zleceń 3 - Przetwarzaj UPO KSeF - jednostka kodu ITI Process NSeI ORC,

Kolejka zleceń 4 - Aktualizuj informacje KSeF - jednostka kodu ITI NSeI Ledgers Update.

Wysyłanie paczki dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą sesji wsadowej

Wysyłka wsadowa jest przeznaczona do zbiorczej wysyłki faktur do KSeF. Umożliwia ona wysłanie wielu faktur w pojedynczym pliku ZIP, zamiast przesyłania każdej faktury oddzielnie.

Ostrzeżenie

W celu skorzystania z wysyłki faktur w paczkach za pomocą sesji wsadowej konieczne jest użycie usługi Azure Functions. W Dynamics 365 Business Central odpowiednie ustawienia można wykonać na stronie Ustawienia KSeF po wybraniu akcji Konfiguracja Azure Functions.

Utworzenie profilu wysyłania dokumentów

Aby utworzyć profil, który posłuży do wysłania paczki faktur do KSef:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Profile wysyłania do KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Profile wysyłania do KSeF wybierz akcję Nowy.

3. Na kartotece Profilu wychodzącego KSeF wypełnij odpowiednie pola:

• Nr - Określa numer profilu wysyłania do KSeF (pole nieedytowalne).

• Opis - Określa opis profilu wysyłania do KSeF.

• Typ sesji - Określa typ sesji KSeF, który zostanie wykorzystany do wysyłki faktur. Można wybrać jeden z dwóch typów:

  • Interaktywna - faktury zostaną przesłane w sesji interaktywnej,
  • Wsadowa - faktury zostaną przesłane w sesji wsadowej.

• Maks. liczba dokumentów w paczce - Określa maksymalną liczbę dokumentów w paczce (domyślnie ustawiona wartość: 100 dokumentów). Jeżeli w Dokumentach przychodzących KSeF liczba gotowych do wysłania faktur jest większa niż określona maksymalna liczba dokumentów w paczce, to system automatycznie utworzy wiele paczek.

Wysyłanie paczki dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur

Aby wysłać paczkę faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur i przejść cały proces przetwarzania dokumentu:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Wybierz akcję Kolejki zleceń - przetwarzanie paczek, Utwórz wychodzącą paczkę KSeF, aby system utworzył paczkę zgodnie z domyślnym profilem wysyłania zdefiniowanym na stronie Ustawienia KSeF. Po utworzeniu paczki w polu Nr wychodzącej paczki KSeF zostanie zapisany numer paczki, w której dana faktura zostanie wysłana do KSeF.

Ważne

System tworzy paczki z wszystkich niewysłanych faktur, które mają stan Nowy oraz nie zostały przypisane do żadnej innej paczki faktur.

Uwaga

Paczki można przeglądać na stronie: Wychodzące paczki KSeF.

3. Wybierz akcję Kolejki zleceń - przetwarzanie paczek, Wyślij paczkę do KSeF, aby wysłać paczkę do KSeF.

4. W przypadku przetworzenia paczki bez błędów dokumenty powinny uzyskać status Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru.

5. Wybierz akcję Aktualizuj informacje KSeF, aby uaktualnić w systemie dane dotyczące przetwarzania faktur w KSeF. Dla wszystkich dokumentów, które są w statusie Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru zostanie uruchomiony mechanizm uaktualniający w powiązanych zapisach oraz zaksięgowanych dokumentach informacje pobrane z KSeF: Nr dokumentu KSeF oraz Data przyjęcia dokumentu KSeF. Poprawna aktualizacja zakończy się ustawieniem statusu Zaktualizowano informacje KSeF dla wszystkich przetwarzanych dokumentów.

Pomijanie dokumentu w wysyłce do KSeF

Jeżeli po zaksięgowaniu dokumentu nie chcemy wysyłać jej do KSeF, to możemy oznaczyć taki dokument jako Pomiń przy wysyłaniu do KSeF.

Aby pominąć dokument w wysyłce do KSeF:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Na liście zaznacz dokument, który chcesz oznaczyć jako Pomiń przy wysyłaniu do KSeF.
3. Na pasku akcji wybierz Akcje, Pomiń przy wysyłaniu do KSeF, a następnie potwierdź zmianę.
4. W wyniku działania akcji Pomiń przy wysyłaniu do KSeF zaksięgowany dokument zostaje oznaczony jako Pomiń przy wysyłaniu do KSeF, a na stronie Dokumenty wychodzące KSeF dokument otrzymuje stan Pominięty.

Ostrzeżenie

Po zmianie stanu dokumentu na Pominięty nie można przywrócić stanu Nowy i ponownie wysłać dokumentu do KSeF. Aby anulować tę fakturę, zaksięguj fakturę korygującą lub zaksięguj zapisy wycofujące pierwotny dokument. Faktura korygująca powinna również zostać oznaczona jako Pomiń przy wysyłaniu do KSeF. Oba dokumenty powinny zostać oznaczone jako Pomiń w ewidencji VAT.

Pobieranie UPO dla sesji

Jeżeli podczas wysyłania faktur do KSeF dokumenty nie zostały poprawnie przetworzone i nie mają nadanego numeru KSeF, należy pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla wskazanej sesji. Aby pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Sesje KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na liście zaznacz sesję, dla której chcesz pobrać UPO.

3. Na pasku akcji wybierz Zamknij sesję, a następnie Pobierz UPO KSeF dla sesji.

4. Po poprawnym przetworzeniu wszystkie dokumenty wysłane w sesji powinny mieć zmieniony stan na Otrzymano urzędowe potwierdzenie odbioru, dzięki czemu jest możliwe zaktualizowanie zapisów i zaksięgowanych dokumentów.

Ważne

Przed zamknięciem sesji zalecamy sprawdzenie statusu faktury z danej sesji poprzez skorzystanie z akcji: Aktualizuj status z KSeF na stronie Dokumenty wychodzące KSeF. UPO można pobrać tylko dla dokumentu z kodem statusu równym 200.

Podgląd faktury ustrukturyzowanej

Istnieją dwa sposoby wyświetlenia podglądu faktury ustrukturyzowanej, czyli:

• podgląd struktury, który pozwala zobaczyć utworzone wiersze dokumentu wychodzącego KSeF lub pobrać plik .xml z fakturą; oraz
• wizualizacja faktury, która pozwala na graficzny podgląd dokumentu.

Podgląd struktury

Aby wyświetlić podgląd faktury ustrukturyzowanej w postaci tabelarycznej:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie wybierz akcję Pokaż dokument, Pokaż wiersze wychodzącego dokumentu KSeF.

3. Na stronie Faktura KSeF zostanie wyświetlony cały dokument zawierający elementy oraz wartości elementów i będący uproszczonym widokiem powstałego dokumentu .xml wysyłanego do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby wyświetlić podgląd faktury ustrukturyzowanej w postaci pliku .xml:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie uruchom akcję Pokaż dokument, Pokaż plik XML dokumentu wychodzącego KSeF.

3. Plik z fakturą w postaci pliku .xml zostanie wyświetlony w przeglądarce. Zapisz go na dysku komputera.

Wizualizacja dokumentu

Aby wyświetlić wizualizację faktury ustrukturyzowanej:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie wybierz akcję Pokaż dokument, Podgląd faktury KSeF.

3. Na ekranie zostanie wyświetlona wizualizacja dokumentu.

Urzędowe potwierdzenie odbioru

Urzędowe potwierdzenie odbioru to oficjalne potwierdzenie, iż dokumenty wysłane drogą elektroniczną zostały przyjęte w KSeF i przetworzone. W ramach integracji z Krajowym Systemem e-Faktur aplikacja Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central obsługuje również pobranie UPO dla wysłanych dokumentów.

Aby wyświetlić listę pobranych UPO:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Rejestr UPO KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Rejestr UPO KSeF znajdują się wszystkie urzędowe potwierdzenia odbioru pobrane z Krajowego Systemu e-Faktur.

• Nr referencyjny - Określa numer nadany w systemie KSeF dla wskazanego UPO.
• Stan - Określa status przetwarzania UPO w systemie Dynamics 365 Business Central. Status przetwarzania może przyjmować następujące wartości:
  • Nowe - dokument UPO został pobrany z KSeF, ale jeszcze nie został przetworzony;
  • Przetworzone - dokument UPO został już odczytany i dane w nim zawarte zostały uaktualnione dla wysłanych dokumentów w ramach danej sesji interaktywnej. Przetwarzanie danego UPO kończy się uaktualnieniem pól Nr dokumentu KSeF oraz Data przyjęcia dokumentu KSeF na stronie Dokumenty wychodzące KSeF dla wszystkich faktur wysłanych w ramach powiązanej sesji interaktywnej.
• Nr referencyjny sesji KSeF - Określa numer nadany w systemie KSeF dla powiązanej sesji.

Aby pobrać plik .xml danego UPO, wybierz akcję Pobierz UPO w XML.

Sesje KSeF

Sesje są wykorzystywane do wysyłania dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur. Wyróżniamy dwa rodzaje sesji:

• Interaktywna - służąca do wysyłania pojedynczych dokumentów,
• Wsadowa - służąca do wysyłania paczek dokumentów.

Aby sprawdzić listę sesji oraz ich status:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Sesje KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Sesje KSeF znajdują się wszystkie sesje nawiązane dotychczas z systemu. W poszczególnych kolumnach znajdują się szczegółowe informacje:

   • Data inicjalizacji - Określa datę i godzinę, kiedy sesja została zainicjowana.
   • Data ostatniej aktywności - Określa ostatnią datę i godzinę, kiedy sesja była użyta.
   • Typ sesji - Określa typ zainicjowanej sesji. Możliwe typy to:
     • Interaktywna - służy do wysyłania pojedynczych dokumentów,
     • Wsadowa - służy do wysyłania paczek dokumentów.
   • Nr referencyjny - Określa numer nadany w systemie KSeF.
   • Stan - Określa status sesji.
   • Kod statusu KSeF - Określa kod statusu pobranego z KSeF.
   • Opis statusu KSeF - Określa opis statusu pobranego z KSeF.
   • Liczba dokumentów w sesji - Określa liczbę dokumentów sprzedaży przesłanych w ramach danej sesji.

Uwaga

Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF po wybraniu numeru sesji w polu Nr referencyjny sesji można przejść do listy sesji KSeF.

Wydruk potwierdzenia transakcji

Dla faktur krajowych w przypadku niemożliwości wysłania dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur została udostępniona możliwość wydrukowania potwierdzenia transakcji, zawierającego dwa kody QR:

• Kod QR weryfikacji - służący do weryfikacji faktury po jej przesłaniu do KSeF.
• Kod QR certyfikatu - służący do potwierdzenia autentyczności wystawcy na podstawie certyfikatu KSeF.

Uwaga

W obecnej wersji aplikacji z uwagi na brak obsługi certyfikatów KSeF drugi kod QR nie jest drukowany na potwierdzeniu transakcji.

Aby wydrukować potwierdzenie transakcji:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty wychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

Uwaga

Wydruk jest również możliwy z poziomu zaksięgowanego dokumentu.

2. Na stronie Dokumenty wychodzące KSeF zaznacz dokument, a następnie uruchom akcję Drukuj potwierdzenie.

Wychodzące paczki KSeF

Aby sprawdzić listę paczek oraz ich status:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wychodzące paczki KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Wychodzące paczki KSeF znajdują się wszystkie paczki faktur, które zostały utworzone. W poszczególnych kolumnach znajdują się szczegółowe informacje:

   • Nr - Określa numer paczki.
   • Nr referencyjny sesji - Określa numer sesji nadany w systemie KSeF.
   • Status paczki - Określa stan paczki, który może przybrać następującą wartość:
     • Nowa - nowa paczka,
     • Utworzona - paczka zostałą utworzona, ale nie wysłana do KSeF,
     • Wysłana - paczka została wysłana do KSeF,
     • Odebrana - paczka zostałą przyjęta przez KSeF,
     • Błąd - paczka zawiera błędy,
     • Zakończona - przetwarzanie paczki zostało zakończone.
   • Utworzono - Określa datę i godzinę utworzenia paczki.
   • Ostatnia modyfikacja - Określa datę i godzinę ostatniej modyfikacji.
   • Liczba dokumentów - Określa liczbę dokumentów w paczce.
   • Profil wysyłania do KSeF - Określa profil, który został użyty do wysłania paczki do KSeF.

Zobacz też

Ustawienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur|

Wystawienie i księgowanie faktury ustrukturyzowanej

Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur

Proces przetwarzania faktur zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur|