Ustawienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur

Polish Localization umożliwia obsługę faktur ustrukturyzowanych zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną. Do prawidłowej komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur wymagane jest zdefiniowanie prawidłowych ustawień oraz zainicjowanie prawidłowych słowników oraz struktur logicznych.

Automatyczne generowanie ustawień

Aby uruchomić automatyczne generowanie podstawowych ustawień:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Konfiguracja z pomocą, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Konfiguracja z pomocą, wybierz z listy odpowiedni wiersz zawierający opis Skonfiguruj KSeF.

3. Uruchom funkcję Rozpocznij konfigurację.

4. Na stronie Konfiguracja z pomocą KSeF, będą wyświetlały się instrukcje. Postępuj zgodnie z instrukcjami i wypełnij wymagane pola.

• NIP - To pole jest wypełniane automatycznie na podstawie danych z pola NIP na stronie Dane firmy (pole nieedytowalne).
• Token autoryzacji - Określa token autoryzacji do Krajowego Systemu e-Faktur. Token autoryzacji można wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF na stronie podatki.gov.pl/ksef. Szczegółowe informacje na ten temat zamieszczono w dokumencie Instrukcja uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF.
• Typ środowiska - Określa typ środowiska KSeF, do lub z którego będą wysyłane/pobierane dokumenty, wybierając jedną z dostępnych aktualnie opcji:
  • Test - wersja testowa środowiska,
  • Demonstracyjne - wersja przedprodukcyjna środowiska (demo).
• Typ walidacji - Określa, w jaki sposób faktury ustrukturyzowane wygenerowane podczas księgowania faktur zostaną zweryfikowane względem poprawności struktury dokumentu.

Ustawienia ustawowego raportowania

Aby zdefiniować dane dotyczące komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia ustawowego raportowania, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Ustawienia ustawowego raportowania uzupełnij pola na skróconej karcie KSeF zgodnie z poniższym opisem:

• Sprawdź dokumenty sprzedaży wg struktury KSeF - Określa, czy dokumenty sprzedaży będą weryfikowane względem struktury logicznej KSeF.

• Token autoryzacji KSeF - Określa token autoryzacji do Krajowego Systemu e-Faktur. Token autoryzacyjny można wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF na stronie podatki.gov.pl/ksef.

• Typ środowiska - Określa typ środowiska KSeF, do lub z którego będą wysyłane/pobierane dokumenty, wybierając jedną z dostępnych aktualnie opcji:

  • Test - wersja testowa środowiska,
  • Demonstracyjne - wersja przedprodukcyjna środowiska (demo).

• URL środowiska KSeF - Określa adres URL środowiska KSeF. Pole jest nieedytowalne.

• Typ walidacji - Określa, w jaki sposób faktury ustrukturyzowane wygenerowane podczas księgowania faktur zostaną zweryfikowane względem poprawności struktury dokumentu:

  • Lokalnie - Do weryfikacji wygenerowanych plików .xml będzie użyta struktura logiczna zapisana w bazie danych (opcja dostępna od wersji Business Central 22).
  • Online - Do weryfikacji wygenerowanych plików .xml będzie użyta struktura logiczna udostępniona on-line przez Ministerstwo Finansów. Przy wyborze tej opcji niezbędny jest dostęp do Internetu, ponieważ przy każdorazowym księgowaniu faktur, wzorcowa struktura dokumentu jest pobierana z serwisu internetowego.

Ustawienia struktury logicznej e-Faktur

Z uwagi na możliwość wprowadzania przez Ministerstwo Finansów zmian w zakresie struktury logicznej faktur ustrukturyzowanych, w Polish Localization dostępna jest funkcjonalność pozwalająca na zdefiniowanie wielu wersji i powiązanych słowników.

Dzięki temu kolejne wersje struktur mogą być dostarczane jako predefiniowane jednostki kodu w kolejnych wersjach aplikacji. Inicjacja nowej wersji struktury logicznej odbywa się automatycznie podczas instalacji aktualizacji aplikacji lub poprzez wybranie akcji Skonfiguruj KSeF na stronie Konfiguracja z pomocą.

Aby zweryfikować i zatwierdzić ustawienia zdefiniowane dla obowiązującej struktury logicznej e-Faktury:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wersje struktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Wersje struktury KSeF wyświetlane są wszystkie dostępne w systemie wersje struktur logicznych dla KSeF:

• Kod systemowy - Określa kod systemowy wersji struktury (pole nieedytowalne).

• Wersja struktury - Określa numer wersji struktury (pole nieedytowalne).

• Wariant formularza - Określa wariant formularza (pole nieedytowalne).

• Data początkowa - Określa datę, od kiedy obowiązuje dana wersja struktury (pole nieedytowalne).

• Stan - Określ status ustawień dla danej wersji struktury. Dostępne opcje:

  • Nowe,
  • W opracowaniu,
  • Zatwierdzone,
  • Zamknięte.

Proces weryfikacji konfiguracji i ustawienie odpowiedniego statusu opisany został w sekcji Proces zatwierdzania ustawień dla struktury logicznej e-Faktur.

Wyświetlanie struktury logicznej e-Faktury

Aby wyświetlić strukturę e-Faktury, wybierz akcję Otwórz strukturę KSeF.

Na stronie Słownik struktury KSeF znajduje się lista wszystkich elementów struktury logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów dla danej wersji. Cała struktura jest opisana różnymi atrybutami:

• Nazwa - Określa nazwę elementu pochodząca ze struktury logicznej (pole nieedytowalne).

• Opis - Określa opis elementu pochodzący ze struktury logicznej (pole nieedytowalne).

• Typ danych - Określa typ danych elementu pochodzący ze struktury logicznej (pole nieedytowalne). Typy danych to słowniki zdefiniowane w strukturze.

• Typ elementu - Określa typ elementu określony w definicji struktury logicznej (pole nieedytowalne). Możliwie są następujące typy elementów:

  • Obowiązkowy - Określa pola obowiązkowe technicznie. Pola te muszą być wypełnione i zwalidowanane względem struktury logicznej faktury w momencie jej księgowania. Niewypełnienie tych pól uniemożliwia wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Takimi polami są np. Kod kraju sprzedawcy czy Kwota należności ogółem na fakturze. Pola te mogą być wypełniane automatycznie przez system lub przez użytkownika w momencie uzupełniania standardowych pól na fakturze sprzedaży, zamówieniu sprzedaży, zamówieniu zwrotu sprzedaży lub faktury korygującej sprzedaży.

  • Opcjonalny - Określa pola obowiązkowe merytorycznie, czyli takie które muszą być wypełnione ze względu na wymogi ustawy o VAT. Wypełnienie tych pól nie jest wymagane ze względu ma poprawność semantyczną pliku xml. Przykładem takiego pola jest kwota podatku według stawki 23% czy data dokonania lub zakończenia dostawy towarów. Pola te mogą być wypełnione automatycznie przez system lub użytkownika poprzez wypełnienie standardowych pól na dokumentach sprzedaży lub przy pomocy dodatkowej akcji.

  • Fakultatywny - Określa pola zawierające informacje, których wypełnienie nie jest wymagane przez KSeF czy ustawę o VAT, lecz wynika z utrwalonej praktyki biznesowej lub innych ustaw, np. numer rachunku bankowego sprzedawcy czy zwrot akcyzy. Pola te mogą być wypełniane automatycznie przez system lub użytkownika.

• Źródło wartości - Określa, skąd będzie pobierana wartość do danego elementu (pole nieedytowalne). W tym polu dostępne są następujące opcje:

  • System - Określa, że wartość elementu będzie pobrana ze standardowego pola Dynamics 365 Business Central lub wyliczona na podstawie istniejących danych na dokumencie.

  • Element użytkownika - Określa, że wartość elementu zostanie zdefiniowana ręcznie przez użytkownika.

  • Element wielokrotny użytkownika - Określa, że dany element może wystąpić wielokrotnie w strukturze dokumentu w zależności od potrzeb. Użytkownik ręcznie wprowadza liczbę wystąpień elementu oraz wartość elementu (w strukturze istnieją całe sekcje wielokrotne).

• Pomiń przy wysyłaniu do KSeF - Jest to pole logiczne, w którym użytkownik może zdecydować, że dany element nie będzie uwzględniany podczas tworzenia faktury ustrukturyzowanej wysyłanej do KSeF. Ustawienie dotyczy tylko elementów typu Fakultatywny.

Dodatkowe ustawienia dla wersji struktury e-Faktury

Dla każdej wersji struktury logicznej wymagane jest zdefiniowanie ustawień stawek VAT KSeF oraz metody płatności KSeF.

Mapowanie stawek VAT KSeF

Aby wykonać mapowanie stawek VAT KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia stawki VAT KSeF.
2. Na stronie Ustawienia stawki VAT KSeF dla określonych kombinacji gospodarczych grup księgowych VAT, zdefiniuj odpowiednio wartość Stawka VAT KSeF, korzystając ze słownika dostępnych elementów pochodzących ze struktury logicznej.

Uwaga

Domyślnie podczas otwarcia strony Ustawienia stawki VAT KseF następuje automatyczna synchronizacja z kombinacjami grup księgowych VAT zdefiniowanymi na stronie Ustawienia księgowe VAT.

Uwaga

Konfigurację stawek VAT KSeF można również zdefiniować na stronie Ustawienia księgowe VAT, wybierając pole Stawka VAT KSeF.

Mapowanie metod płatności KSeF

Uwaga

Aby umożliwić podanie innej metody płatności, dodano kod płatności INNA w standardowym słowniku metod płatności (oznaczenie od 1 do 7).

Aby dokonać mapowania metod płatności KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia metod płatności KSeF.
2. Na stronie Ustawienia metody płatności KSeF, dla wszystkich zdefiniowanych w systemie metod płatności zdefiniuj odpowiednią wartość Metoda płatności KSeF, wybierając wartość ze słownika dostępnych elementów pochodzących ze struktury logicznej.
3. Dla metody płatności zmapowanej do kodu INNA w fakturze ustrukturyzowanej nie zostanie wypełnione pole FormaPlatnosci. W polu PlatoscInna wstawiona będzie wartość 1, a w polu OpisPlatnosci wstawiony będzie opis z wybranej metody płatności.

Uwaga

Konfiguracji metod płatności KSeF można również dokonać z poziomu strony Metody płatności, wybierając pole Metoda płatności KSeF.

Ustawienia dla sprzedaży zwolnionej z podatku

Aby dokonać mapowania podstawy zwolnienia podatkowego KSeF:

1. Na stronie Wersje struktury KSeF wybierz akcję Słowniki, a następnie Ustawienia zwolnienia podatkowego KSeF.
2. Na stronie Ustawienia zwolnienia podatkowego KSeF, dla zdefiniowanych w systemie klauzul VAT powiązanych ze sprzedażą zwolnioną zdefiniuj odpowiednią wartość Podstawa zwolnienia podatkowgo KSeF, wybierając wartość ze słownika dostępnych elementów pochodzących ze struktury logicznej (P_19A. P_19B lub P_19C).
3. Zweryfikuj, czy dla klauzul VAT powiązanych ze sprzedażą zwolnioną, w polu Opis w tabeli Klauzule VAT określono przepis ustawy lub dyrektywy będący podstawą zwolnienia z podatku.
4. Zweryfikuj, czy dla wszystkich kombinacji grup księgowych VAT dotyczących sprzedaży zwolnionej z podatku przypisane są odpowiednie kody klauzuli VAT.

Proces zatwierdzania ustawień dla struktury logicznej e-Faktury

Z każdą wersją struktury logicznej jest powiązany zestaw słowników oraz dodatkowych ustawień. Inicjacja nowej wersji struktury logicznej odbywa się automatycznie podczas instalacji aktualizacji aplikacji lub poprzez wybranie akcji Skonfiguruj KSeF na stronie Konfiguracja z pomocą. Zanim struktura logiczna KSeF (wraz z dodatkowymi ustawieniami) zostanie użyta w systemie podczas księgowania dokumentów, powinna być zweryfikowana i zatwierdzona przez użytkownika. Aby zatwierdzić ustawienia struktury logicznej KSeF:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Wersje struktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Na stronie Wersje struktury KSeF wyświetlane są wszystkie dostępne w systemie wersje struktur logicznych dla KSeF.

3. Aby zatwierdzić wszystkie ustawienia powiązane z daną wersją struktury logicznej KSeF, ustaw pole Stan na Zatwierdzona. Zmiana stanu powiedzie się, jeśli wszystkie ustawienia dla danej wersji struktury logicznej są kompletne. W przeciwnym razie użytkownik otrzyma stosowny komunikat błędu.

Uwaga

W wyniku dokonania prawidłowych ustawień podczas akcji Skonfiguruj KSeF aktualna struktura logiczna KSeF zostanie domyślnie ustawiona jako Zatwierdzona.

4. Aby dokonać zmian w ustawieniach wersji struktury logicznej KSeF, w polu Stan wybierz opcję Nowe lub W opracowaniu.

Zobacz też

Wystawienie i księgowanie faktury ustrukturyzowanej

Wysyłka faktur do Krajowego Systemu e-Faktur

Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur