Proces przetwarzania faktur zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central dostosowano standardową funkcjonalność E-Dokumenty tak, aby pozwalała na przekształcenie dokumentu otrzymanego z Krajowego Systemu e-Faktur w dokument zakupu. Aby móc skorzystać z tej funkcjonalności konieczne jest:

Przygotowanie ustawień integracji z KSeF opisanych w artykule Ustawienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.
Przygotowanie ustawień dla funkcjonalności E-dokumenty.
Pobranie dokumentów przychodzących KSeF. Informacje na ten temat zamieszczono w artykule Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur.

Ostrzeżenie

Opisywana funkcjonalność jest dostępna od wersji Business Central 26.0.

Tworzenie usługi dla funkcjonalności E-dokumenty

Aby rozpocząć korzystanie z funkcjonalności E-dokumenty umożliwiającej przetwarzanie dokumentów zakupu przychodzących z KSeF, należy utworzyć i skonfigurować usługę E-Dokument. Aby to zrobić:

Wybierz ikonę , wprowadź Usługi E-Dokument, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wybierz akcję Nowy.
Na stronie Usługa E-Dokument, na skróconej karcie Ogólne, uzupełnij poniższe pola:
- Kod - Określa nazwę usługi umożliwiającej obsługę dokumentów przychodzących w systemie.
- Opis - Pozwala na wpisanie szerszego opisu usługi umożliwiającej obsługę dokumentów przychodzących w systemie. Pole jest wypełniane opcjonalne.
- Format dokumentu - Określa format dokumentu przychodzącego. W przypadku opisywanej funkcjonalności będzie to KSeF.
- Integracja usług - W obecnej formie funkcjonalności to pole powinno pozostać puste.
- Typ przetwarzania e-dokumentu - Określa typ przetwarzania e-dokumentów dla KSeF po wybraniu akcji Utwórz e-dokument na stronie Dokumenty przychodzące KSeF. Dostępne są następujące opcje:
  - Pusta - powoduje automatyczne utworzenie e-dokumentu.
  - Nagłówek e-dokumentu i nagłówek zakupu - powoduje automatyczne utworzenie nagłówka e-dokumentu oraz nagłówka dokumentu zakupu bez wypełnionych wierszy,
  - E-dokument i dokument zakupu z wierszami - powoduje automatyczne utworzenie e-dokumentu oraz dokumentu zakupu wraz z wypełnionymi wierszami. Jeżeli w trakcie przetwarzania dokumentu wystąpią błędy, to dokument zakupu nie zostanie utworzony.
Uwaga

Skorzystanie z opcji Typ przetwarzania e-dokumentu możliwe jest od wersji Dynamics 365 Business Central 27.0.
Na skróconej karcie Importowanie zaznacz poniższe pola:
- Rozwiąż jednostkę miary - Określa, czy jednostka miary ma być uwzględniana podczas importu.
- Wyszukiwanie oznaczenia zapasu - Określa, czy jednostka miary ma być uwzględniana podczas importu.,
- Wyszukiwanie mapowania konta - Określa, czy konto ma być przeszukiwane w mapowaniu kont według tekstu przychodzącego podczas importu.
- Weryfikowanie łącznych kwot faktur zakupu - Określa, czy sumy z dokumentu zakupu powinny być weryfikowane z pobranym dokumentem. W przypadku niezgodności sumy podatku VAT i/lub kwoty dokumentu z VAT system zablokuje możliwość księgowania dokumentu.
Uwaga

Funcjonalność Weryfikowanie łącznych kwot faktur zakupu dostępne jest od wersji Dynamics 365 Business Central 27.0.

Pozostałe pola mogą pozostać zaznaczone.

Ostrzeżenie

W przypadku KSeF zaznaczenie pola Automatyczny import nie sprawi, że dokumenty będą automatycznie pobierane przez system i nie ma konieczności jego zaznaczania.

Ustawienia na kartotece dostawcy

Aby w prawidłowy sposób tworzyć dokumenty zakupu na podstawie dokumentów przychodzących z KSeF, konieczne jest wprowadzenie ustawień na kartotece dostawcy. W tym celu:

Wybierz ikonę , wprowadź Dostawcy, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz kartotekę wybranego dostawcy, dla którego będziesz importować dokumenty zakupu.
Na skróconej karcie Przyjęcie w polu Odbierz e-dokument jako wybierz, czy z otrzymanych e-dokumentów dostawcy mają być generowane zamówienia zakupu czy faktury zakupu. Na podstawie dokumentów korygujących będą zawsze tworzone faktury korygujące.
Jeżeli w systemie istnieje kilka kartotek dostawców o tym samym numerze NIP, to na skróconej karcie Przyjęcie zaznacz pole Domyślny dla KSeF, aby dana kartoteka dostawcy była automatycznie przypisywana do dokumentów importowanych z KSeF dla danego numeru NIP.
Jeżeli dla danego dostawcy będą rejestrowane zakupy zapasów, na pasku akcji wybierz Powiązane - Dostawca - Inne - Oznaczenia zapasu.
Na stronie Oznaczenia zapasu uzupełnij pola:
- Nr oznaczenia - Określa zawartość pola Indeks na fakturze przychodzącej od wybranego dostawcy.
- Nr zapasu - Określa kod zapasu z Dynamics 365 Business Central.
- Kod wariantu - Określa kod wariantu zapasu, jest to pole opcjonalne.
- Jednostka miary - Określa domyślną jednostkę miary, w której wysyłane są zapasy.
- Opis - Określa opis zapasu, który jest połączony z danym oznaczeniem.
- Data początkowa i Data końcowa - Określa zakres dat, w jakim obowiązuje wskazane oznaczenie zapasu. Pola mogą pozostać puste.
Jeżeli dla danego dostawcy będą rejestrowane zakupy na konto księgi głównej, na pasku akcji wybierz Powiązane - Zakupy - Mapowanie tekstu do konta.
Na stronie Mapowanie tekstu do konta uzupełnij pola:
- Tekst do mapowania - Określa zawartość pola P_7 na fakturze przychodzącej od wybranego dostawcy,
- Nr dostawcy - Określa dostawcę, którego dotyczy mapowanie. Pole jest uzupełniane automatycznie.
- Nr konta debetowego i Nr konta kredytowego - Określa numer konta księgi głównej, na które będzie księgowana transakcja w zależności od strony księgowania.
- Typ konta przeciwstawnego oraz Nr konta przeciwstawnego - Pola wykorzystywane tylko przy tworzeniu wierszy dziennika, nieobsługiwane przez obecną funkcjonalność KSeF,
- Tow. grupa księgowa VAT - Określa domyślną towarową grupę księgową VAT dla danej transakcji.
Aby poprawnie mapować jednostkę miary dla konta K/G, które zostanie zmapowane na podstawie zdefiniowanych ustawień, na pasku akcji wybierz Powiązane - Zakupy - Mapowanie e-dokumentów.
Na stronie Mapowanie tekstu KSeF uzupełnij pola:
- Tekst do mapowania - Określa wartość, która ma być mapowana ze źródłowego dokumentu KSeF dla typu określonego w polu Typ docelowy.
- Typ docelowy - Określa typ wartości ze źródłowego dokumentu KSeF. Dostępne są następujące opcje:
  - Jednostka miary - oznacza wartość pola P_8A - Miara dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług na fakturze przychodzącej z KSeF,
  - Metoda płatności - oznacza wartość pola FormaPlatnosci lub wartość pola OpisPlatnosci w przypadku innej formy płatności na fakturze przychodzącej z KSeF,
- Wartość docelowa - Określa wartość po zmapowaniu dla danego typu wybranego w polu Typ docelowy.

Uwaga

W przypadku otrzymywania faktur od jednostek samorządu terytorialnego i/lub grup VAT, na których dodatkowymi wystawcami są odpowiednio podrzędne jednostki samorządu terytorialnego lub członkowie grupy VAT, należy wykonać odpowienie ustawienia na kartotekach dostawcy zgodnie z informacjami zamieszczonymi w artykule: Ustawienia na kartotekach dostawców.

Tworzenie nowego dokumentu zakupu

Aby utworzyć dokument zakupu na podstawie zaimportowanego dokumentu KSeF:

Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz dokument, na podstawie którego chcesz utworzyć dokument zakupu i następnie wybierz akcję Utwórz E-Dokument.

Uwaga

Dokument musi mieć stan Pobrany, aby można było go przetworzyć.

Na stronie listy Usługi E-Dokument wybierz usługę utworzoną wcześniej dla KSeF i kliknij OK.
W przypadku, gdy system odnajdzie wielu dostawców o danym numerze NIP i żaden z nich nie ma zaznaczonej opcji Domyślny dla KSeF, to wówczas system poinformuje, że znaleziono wielu dostawców o danym numerze NIP i konieczne jest wybranie odpowiedniego dostawcy. Wybierz OK, a następnie wskaż dostawcę właściwego dla danej faktury i zatwierdź wybór.
Po utworzeniu e-dokumentu system zapyta, czy utworzony dokument ma zostać wyświetlony. Wybierz Tak, aby dokończyć tworzenie dokumentu zakupu.

Uwaga

Na stronie E-dokument możesz wyświetlić dane zaimportowane z pliku .xml. Aby zobaczyć bardziej szczegółowe dane, wybierz na pasku akcji Powiązane - Wyświetl wyodrębnione dane. Istnieje także możliwość wyświetlenia podglądu faktury z KSeF. Aby to zrobić, wybierz akcję Podgląd - Podgląd faktury.

Aby utworzyć dokument zakupu, wybierz akcję Przetwarzaj ponownie dokument.
Jeżeli w kartotece dostawcy wybrano Zamówienie zakupu w polu Odbierz e-dokument jako, system zapyta o wybór zamówienia zakupu. Aby utworzyć nowy dokument, wybierz Anuluj.
Jeżeli dokument zostanie przetworzony bez błędów, w polu Dokument pojawi się numer utworzonego dokumentu zakupu oraz bezpośredni odnośnik do niego.

Ostrzeżenie

Funkcjonalność E-dokumenty podczas wstawiania wierszy zakupu może nadpisać stawkę VAT, która została przesłana poprzez KSeF. W takiej sytuacji użytkownik otrzyma odpowiednie powiadomienie, a dokument zostanie utworzony.

Powiązanie istniejącego zamówienia z fakturą z KSeF

Funkcjonalność E-dokumenty pozwala na zaimportowanie danych nie tylko do nowego dokumentu, ale także do istniejącego zamówienia zakupu. Aby to zrobić:

Punkty 1-5 opisane w sekcji Tworzenie nowego dokumentu zakupu pozostają bez zmian.
Jeżeli na fakturze KSeF został wpisany jeden numer zamówienia, a na kartotece dostawcy wybrano Zamówienie zakupu w polu Odbierz e-dokument jako system automatycznie powiąże dokument z istniejącym, wskazanym zamówieniem. W przeciwnym razie system poprosi o ręczny wybór zamówienia.
Po powiązaniu e-dokumentu, na pasku akcji wybierz Dopasuj zamówienie zakupu.

Uwaga

Zapasy muszą być przyjęte i niezafakturowane, aby było możliwe dopasowanie wierszy do zamówienia.

Na pasku akcji w sekcji Dopasowanie wybierz:
- Dopasuj automatycznie - w sytuacji, gdy system ma dopasować wiersze na podstawie typu wiersza, numeru, ceny jednostkowej, rabatu oraz jednostki miary;
- Dopasuj ręcznie - aby dopasować wiersze ręcznie do zamówienia. Najpierw zaznacz właściwe wiersze po stronie Zaimportowane wiersze oraz Wiersze zamówienia zakupu, które mają zostać połączone.
Gdy wszystkie wiersze faktury przychodzącej z KSeF zostaną dopasowane do zamówienia, na pasku akcji wybierz Zastosuj dla zamówienia zakupu.

Tworzenie nagłówka dokumentu zakupu

Opisywana funkcjonalność E-dokumenty nie obsługuje wszystkich przypadków. Podstawowymi przypadkami, które nie są obsługiwane przez E-dokumenty są:

korekta zawierająca wiersze Przed i Po,
korekta zwiększająca,
dokument zawierający inny typ wiersza niż Zapas i Konto K/G,
dokument o innym typie w KSeF niż VAT i KOR.

W takich przypadkach, a także w przypadku, gdy rozwiązanie występujących błędów nie jest możliwe, można utworzyć sam nagłówek dokumentu zakupu. Aby to zrobić:

Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz dokument, na podstawie którego chcesz utworzyć dokument zakupu i następnie wybierz akcję Utwórz E-Dokument.
Z listy Usługi E-Dokument wybierz utworzoną wcześniej usługę dla KSeF i kliknij OK.
Po utworzeniu e-dokumentu system zapyta, czy ma zostać wyświetlony utworzony dokument. Wybierz Tak, aby dokończyć tworzenie dokumentu zakupu.
Aby utworzyć nagłówek dokumentu zakupu, wybierz akcję Utwórz nagłówek dokumentu.
W polu Dokument pojawi się numer utworzonego dokumentu zakupu oraz bezpośredni odnośnik do niego.

Uwaga

Na utworzonym dokumencie można wyświetlić podgląd faktury pobranej z KSeF. W tym celu wybierz na pasku akcji Akcje - E-dokument - Podgląd faktury KSeF.

Tworzenie dokumentu zakupu od JST lub GV

W ramach aplikacji zostało umożliwione ewidencjonowanie faktur wystawionych przez jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GV), w których podrzędna jednostka samorządu terytorialnego lub członek grupy VAT występują jako dodatkowy podmiot (Podmiot3).

Tworzenie dokumentu zakupu na podstawie faktury otrzymanej od JST lub GV przebiega w analogiczny sposób jak zostało to opisane w artykule: Tworzenie nowego dokumentu zakupu.

W celu ułatwienia identyfikacji podmiotów występujących na fakturach zakupu na e-dokumencie zostały dodane nowe pola, które mapują sprzedawcę i podmiot trzeci, jeżeli występują w konkretnych rolach na fakturze otrzymanej z KSeF. W przypadku, gdy na zaimportowanej fakturze występuje JST lub GV oraz został podany podmiot trzeci w roli odpowiednio JST - wystawca lub GV - wystawca:

pola Nr nabywcy/dostawcy, Nazwa nabywcy/dostawcy wypełniane są danymi podmiotu trzeciego występującymi w roli JST - wystawca lub GV - wystawca,
pola Nr odb. fakt./odb. płat., Nazwa odb. fakt./odb. płat. wypełniane są danymi sprzedawcy - JST lub GV.

W sytuacji, gdy kartoteki dostawców zostały skonfigurowane zgodnie z wytycznymi wskazanymi na stronie Ustawienia na kartotekach dostawców, podczas tworzenia dokumentu zakupu system automatycznie uzupełni dane dotyczące dostawcy oraz odbiory płatności.

Obsługa transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego oraz z grupami VAT, w tym ewidencja faktur od tych podmiotów, zostały szczegółowo opisane w artykule: Obsługa transakcji z JST i grupami VAT.

Ostrzeżenie

W celu skorzystania z przygotowanego wsparcia do automatycznego wypełnienia danych podmiotu trzeciego na fakturze zakupu konieczne jest wybranie na stronie Ustawienia księgi głównej w polu Obl. VAT dla odb. fakt./nabywcy opcji Nr odb. fakt./odb. płat..

Weryfikacja kwot brutto i VAT na dokumencie zakupu

System Dynamics 365 Business Central domyślnie weryfikuje poprawność kwot brutto i VAT dla dokumentów tworzonych poprzez E-dokumenty. Dla dokumentów w walucie lokalnej można wyłączyć to sprawdzanie na usłudze E-dokument. Jednakże specyfika Krajowego Systemu e-Faktur spowodowała, że dla faktur walutowych konieczna jest weryfikacja kwoty brutto w walucie oraz kwoty VAT w walucie lokalnej, w przypadku księgowania VAT jako oddzielnego zapisu. Dla faktur walutowych, które nie są księgowane z oddzielnym zapisem VAT - weryfikacja dotyczy tylko kwoty brutto w walucie. W uzasadnionych przypadkach można wyłączyć tę weryfikację. Aby to zrobić: