Proces przetwarzania faktur zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central dostosowano standardową funkcjonalność E-Dokumenty tak, aby pozwalała na przekształcenie dokumentu otrzymanego z Krajowego Systemu e-Faktur w dokument zakupu. Aby móc skorzystać z tej funkcjonalności konieczne jest:

Przygotowanie ustawień integracji z KSeF opisanych w artykule Ustawienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.
Przygotowanie ustawień dla funkcjonalności E-dokumenty.
Pobranie dokumentów przychodzących KSeF. Informacje na ten temat zamieszczono w artykule Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur.

Ostrzeżenie

Opisywana funkcjonalność jest dostępna od wersji Business Central 26.0.

Tworzenie usługi dla funkcjonalności E-dokumenty

Aby rozpocząć korzystanie z funkcjonalności E-dokumenty umożliwiającej przetwarzanie dokumentów zakupu przychodzących z KSeF, należy utworzyć i skonfigurować usługę E-Dokument. Aby utworzyć i skonfigurować usługę E-Dokument:

Wybierz ikonę , wprowadź Usługi E-Dokument, a następnie wybierz powiązane łącze.
Wybierz akcję Nowy.
Na stronie Usługa E-Dokument, na skróconej karcie Ogólne, uzupełnij poniższe pola:
- Kod - Określa nazwę usługi umożliwiającej obsługę dokumentów przychodzących w systemie.
- Opis - Pozwala na wpisanie szerszego opisu usługi umożliwiającej obsługę dokumentów przychodzących w systemie. Pole jest wypełniane opcjonalnie.
- Format dokumentu - Określa format dokumentu przychodzącego. W przypadku opisywanej funkcjonalności będzie to KSeF.
- Integracja usług - W obecnej formie funkcjonalności to pole powinno pozostać puste.
- Typ przetwarzania e-dokumentu - Określa typ przetwarzania e-dokumentów dla KSeF po wybraniu akcji Utwórz e-dokument na stronie Dokumenty przychodzące KSeF. Dostępne są następujące opcje:
  - Pusta - powoduje automatyczne utworzenie e-dokumentu.
  - Nagłówek e-dokumentu i nagłówek zakupu - powoduje automatyczne utworzenie nagłówka e-dokumentu oraz nagłówka dokumentu zakupu bez wypełnionych wierszy,
  - E-dokument i dokument zakupu z wierszami - powoduje automatyczne utworzenie e-dokumentu oraz dokumentu zakupu wraz z wypełnionymi wierszami. Jeżeli w trakcie przetwarzania dokumentu wystąpią błędy, to dokument zakupu nie zostanie utworzony.
Uwaga

Skorzystanie z opcji Typ przetwarzania e-dokumentu możliwe jest od wersji Dynamics 365 Business Central 27.0.
Na skróconej karcie Importowanie zaznacz poniższe pola:
- Rozwiąż jednostkę miary - Określa, czy jednostka miary ma być uwzględniana podczas importu.
- Wyszukiwanie oznaczenia zapasu - Określa, czy jednostka miary ma być uwzględniana podczas importu.
- Wyszukiwanie mapowania konta - Określa, czy konto ma być przeszukiwane w mapowaniu kont według tekstu przychodzącego podczas importu.

Pozostałe pola mogą pozostać zaznaczone.

Ostrzeżenie

W przypadku KSeF zaznaczenie pola Automatyczny import nie sprawi, że dokumenty będą automatycznie pobierane przez system i nie ma konieczności jego zaznaczania.

Ustawienia na kartotece dostawcy

Aby w prawidłowy sposób tworzyć dokumenty zakupu na podstawie dokumentów przychodzących z KSeF, konieczne jest wprowadzenie ustawień na kartotece dostawcy. W tym celu:

Wybierz ikonę , wprowadź Dostawcy, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz kartotekę wybranego dostawcy, dla którego będziesz importować dokumenty zakupu.
Na skróconej karcie Przyjęcie w polu Odbierz e-dokument jako wybierz, czy z otrzymanych e-dokumentów dostawcy mają być generowane zamówienia zakupu czy faktury zakupu. Na podstawie dokumentów korygujących będą zawsze tworzone faktury korygujące.
Dla dostawców, którzy wysyłają dokumenty w cenach z VAT zaznacz pole Ceny z VAT. Dla dostawców, którzy wysłają dokumenty w cenach netto - pole powinno być odznaczone.
Jeżeli w systemie istnieje kilka kartotek dostawców o tym samym numerze NIP, to na skróconej karcie Przyjęcie zaznacz pole Domyślny dla KSeF, aby dana kartoteka dostawcy była automatycznie przypisywana do dokumentów importowanych z KSeF dla danego numeru NIP.
Jeżeli dla danego dostawcy będą rejestrowane zakupy zapasów, na pasku akcji wybierz Powiązane - Dostawca - Inne - Oznaczenia zapasu.
Na stronie Oznaczenia zapasu uzupełnij pola:
- Nr oznaczenia - Określa zawartość pola Indeks na fakturze przychodzącej od wybranego dostawcy.
- Nr zapasu - Określa kod zapasu z Dynamics 365 Business Central.
- Kod wariantu - Określa kod wariantu zapasu, jest to pole opcjonalne.
- Jednostka miary - Określa domyślną jednostkę miary, w której wysyłane są zapasy.
- Opis - Określa opis zapasu, który jest połączony z danym oznaczeniem.
- Data początkowa i Data końcowa - Określa zakres dat, w jakim obowiązuje wskazane oznaczenie zapasu. Pola mogą pozostać puste.
Jeżeli dla danego dostawcy będą rejestrowane zakupy na konto księgi głównej, na pasku akcji wybierz Powiązane - Zakupy - Mapowanie tekstu do konta.
Na stronie Mapowanie tekstu do konta uzupełnij pola:
- Tekst do mapowania - Określa zawartość pola P_7 na fakturze przychodzącej od wybranego dostawcy,
- Nr dostawcy - Określa dostawcę, którego dotyczy mapowanie. Pole jest uzupełniane automatycznie.
- Nr konta debetowego - Określa numer konta księgi głównej, na które będzie księgowana transakcja w przypadku dokumentów zakupu.
- Nr konta kredytowego - Określa numer konta księgi głównej, na które będzie księgowana transakcja w przypadku dokumentów korygujących zakupu.
- Typ konta przeciwstawnego oraz Nr konta przeciwstawnego - Pola wykorzystywane tylko przy tworzeniu wierszy dziennika, nieobsługiwane przez obecną funkcjonalność KSeF,
- Tow. grupa księgowa VAT - Określa domyślną towarową grupę księgową VAT dla danej transakcji.
Aby poprawnie mapować jednostkę miary dla konta K/G, które zostanie zmapowane na podstawie zdefiniowanych ustawień, na pasku akcji wybierz Powiązane - Zakupy - Mapowanie e-dokumentów.
Na stronie Mapowanie tekstu KSeF uzupełnij pola:
- Tekst do mapowania - Określa wartość, która ma być mapowana ze źródłowego dokumentu KSeF dla typu określonego w polu Typ docelowy.
- Typ docelowy - Określa typ wartości ze źródłowego dokumentu KSeF. Dostępne są następujące opcje:
  - Jednostka miary - oznacza wartość pola P_8A - Miara dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług na fakturze przychodzącej z KSeF,
  - Metoda płatności - oznacza wartość pola FormaPlatnosci lub wartość pola OpisPlatnosci w przypadku innej formy płatności na fakturze przychodzącej z KSeF,
- Wartość docelowa - Określa wartość po zmapowaniu dla danego typu wybranego w polu Typ docelowy.

Uwaga

W przypadku otrzymywania faktur od jednostek samorządu terytorialnego i/lub grup VAT, na których dodatkowymi wystawcami są odpowiednio podrzędne jednostki samorządu terytorialnego lub członkowie grupy VAT, należy wykonać odpowiednie ustawienia na kartotekach dostawcy zgodnie z informacjami zamieszczonymi w artykule: Ustawienia na kartotekach dostawców.

Tworzenie nowego dokumentu zakupu

Aby utworzyć dokument zakupu na podstawie zaimportowanego dokumentu KSeF:

Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz dokument, na podstawie którego chcesz utworzyć dokument zakupu i następnie wybierz akcję Utwórz E-Dokument.

Uwaga

Dokument musi mieć stan Pobrany, aby można było go przetworzyć.

Na stronie listy Usługi E-Dokument wybierz usługę utworzoną wcześniej dla KSeF i kliknij OK.
W przypadku, gdy system odnajdzie wielu dostawców o danym numerze NIP i żaden z nich nie ma zaznaczonej opcji Domyślny dla KSeF, to wówczas system poinformuje, że znaleziono wielu dostawców o danym numerze NIP i konieczne jest wybranie odpowiedniego dostawcy. Wybierz OK, a następnie wskaż dostawcę właściwego dla danej faktury i zatwierdź wybór.
Po utworzeniu e-dokumentu system zapyta, czy utworzony dokument ma zostać wyświetlony. Wybierz Tak, aby dokończyć tworzenie dokumentu zakupu.

Uwaga

Na stronie E-dokument możesz wyświetlić dane zaimportowane z pliku .xml. Aby zobaczyć bardziej szczegółowe dane, wybierz na pasku akcji Powiązane - Wyświetl wyodrębnione dane. Istnieje także możliwość wyświetlenia podglądu faktury z KSeF. Aby to zrobić, wybierz akcję Podgląd - Podgląd faktury.

Aby utworzyć dokument zakupu, wybierz akcję Przetwarzaj ponownie dokument.

Ostrzeżenie

Kwoty w wierszach dokumentu zakupu będą pobieranie z faktury KSeF zgodnie z ustawieniem na kartotece dostawcy w polu Ceny z VAT.

Jeżeli w kartotece dostawcy wybrano Zamówienie zakupu w polu Odbierz e-dokument jako, system zapyta o wybór zamówienia zakupu. Aby utworzyć nowy dokument, wybierz Anuluj.
Jeżeli dokument zostanie przetworzony bez błędów, w polu Dokument pojawi się numer utworzonego dokumentu zakupu oraz bezpośredni odnośnik do niego.

Ostrzeżenie

Funkcjonalność E-dokumenty podczas wstawiania wierszy zakupu może nadpisać stawkę VAT, która została przesłana poprzez KSeF. W takiej sytuacji użytkownik otrzyma odpowiednie powiadomienie, a dokument zostanie utworzony.

Powiązanie istniejącego zamówienia z fakturą z KSeF

Funkcjonalność E-dokumenty pozwala na zaimportowanie danych nie tylko do nowego dokumentu, ale także do istniejącego zamówienia zakupu. Aby to zrobić:

Punkty 1-5 opisane w sekcji Tworzenie nowego dokumentu zakupu pozostają bez zmian.
Jeżeli na fakturze KSeF został wpisany jeden numer zamówienia, a na kartotece dostawcy wybrano Zamówienie zakupu w polu Odbierz e-dokument jako system automatycznie powiąże dokument z istniejącym, wskazanym zamówieniem. W przeciwnym razie system poprosi o ręczny wybór zamówienia.
Po powiązaniu e-dokumentu, na pasku akcji wybierz Dopasuj zamówienie zakupu.

Uwaga

Zapasy muszą być przyjęte i niezafakturowane, aby było możliwe dopasowanie wierszy do zamówienia.

Na pasku akcji w sekcji Dopasowanie wybierz:
- Dopasuj automatycznie - w sytuacji, gdy system ma dopasować wiersze na podstawie typu wiersza, numeru, ceny jednostkowej, rabatu oraz jednostki miary;
- Dopasuj ręcznie - aby dopasować wiersze ręcznie do zamówienia. Najpierw zaznacz właściwe wiersze po stronie Zaimportowane wiersze oraz Wiersze zamówienia zakupu, które mają zostać połączone.
Gdy wszystkie wiersze faktury przychodzącej z KSeF zostaną dopasowane do zamówienia, na pasku akcji wybierz Zastosuj dla zamówienia zakupu.

Tworzenie nagłówka dokumentu zakupu

Opisywana funkcjonalność E-dokumenty nie obsługuje wszystkich przypadków. Podstawowymi przypadkami, które nie są obsługiwane przez E-dokumenty są:

korekta zawierająca wiersze Przed i Po,
korekta zwiększająca,
dokument zawierający inny typ wiersza niż Zapas i Konto K/G,
dokument o innym typie w KSeF niż VAT i KOR.

W takich przypadkach, a także w przypadku, gdy rozwiązanie występujących błędów nie jest możliwe, można utworzyć sam nagłówek dokumentu zakupu. Aby to zrobić:

Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz dokument, na podstawie którego chcesz utworzyć dokument zakupu i następnie wybierz akcję Utwórz E-Dokument.
Z listy Usługi E-Dokument wybierz utworzoną wcześniej usługę dla KSeF i kliknij OK.
Po utworzeniu e-dokumentu system zapyta, czy ma zostać wyświetlony utworzony dokument. Wybierz Tak, aby dokończyć tworzenie dokumentu zakupu.
Aby utworzyć nagłówek dokumentu zakupu, wybierz akcję Utwórz nagłówek dokumentu.
W polu Dokument pojawi się numer utworzonego dokumentu zakupu oraz bezpośredni odnośnik do niego.

Uwaga

Na utworzonym dokumencie można wyświetlić podgląd faktury pobranej z KSeF. W tym celu wybierz na pasku akcji Akcje - E-dokument - Podgląd faktury KSeF.

Tworzenie dokumentu zakupu od JST lub GV

W ramach aplikacji zostało umożliwione ewidencjonowanie faktur wystawionych przez jednostkę samorządu terytorialnego (JST) lub grupę VAT (GV), w których podrzędna jednostka samorządu terytorialnego lub członek grupy VAT występują jako dodatkowy podmiot (Podmiot3).

Tworzenie dokumentu zakupu na podstawie faktury otrzymanej od JST lub GV przebiega w analogiczny sposób jak zostało to opisane w artykule: Tworzenie nowego dokumentu zakupu.

W celu ułatwienia identyfikacji podmiotów występujących na fakturach zakupu na e-dokumencie zostały dodane nowe pola, które mapują sprzedawcę i podmiot trzeci, jeżeli występują w konkretnych rolach na fakturze otrzymanej z KSeF. W przypadku, gdy na zaimportowanej fakturze występuje JST lub GV oraz został podany podmiot trzeci w roli odpowiednio JST - wystawca lub GV - wystawca:

pola Nr nabywcy/dostawcy, Nazwa nabywcy/dostawcy wypełniane są danymi podmiotu trzeciego występującymi w roli JST - wystawca lub GV - wystawca,
pola Nr odb. fakt./odb. płat., Nazwa odb. fakt./odb. płat. wypełniane są danymi sprzedawcy - JST lub GV.

W sytuacji, gdy kartoteki dostawców zostały skonfigurowane zgodnie z wytycznymi wskazanymi na stronie Ustawienia na kartotekach dostawców, podczas tworzenia dokumentu zakupu system automatycznie uzupełni dane dotyczące dostawcy oraz odbiory płatności.

Obsługa transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego oraz z grupami VAT, w tym ewidencja faktur od tych podmiotów, zostały szczegółowo opisane w artykule: Obsługa transakcji z JST i grupami VAT.

Ostrzeżenie

W celu skorzystania z przygotowanego wsparcia do automatycznego wypełnienia danych podmiotu trzeciego na fakturze zakupu konieczne jest wybranie na stronie Ustawienia księgi głównej w polu Obl. VAT dla odb. fakt./nabywcy opcji Nr odb. fakt./odb. płat..

Weryfikacja kwot brutto i VAT na dokumencie zakupu

System Dynamics 365 Business Central domyślnie weryfikuje poprawność kwot brutto i VAT dla dokumentów tworzonych poprzez E-dokumenty. Dla dokumentów w walucie lokalnej weryfikacja dotyczy zarówno kwoty VAT, jak i kwoty brutto. Dla faktur walutowych, które są księgowane z oddzielnym zapisem VAT - również weryfikowana jest kwota VAT w PLN oraz kwota brutto. Dla pozostałych dokumentów weryfikacja dotyczy tylko kwoty brutto w walucie.

Wyłączanie walidacji kwoty VAT

W uzasadnionych przypadkach można wyłączyć weryfikację poprawności kwoty brutto w walucie oraz kwoty VAT w walucie lokalnej, w przypadku księgowania VAT jako oddzielnego zapisu.

Aby wyłączyć walidację kwoty brutto w walucie oraz kwoty VAT w walucie lokalnej:

Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Zaznacz pole Wyłącz walidację kwoty VAT (PLN).

Edycja kwot zaimportowanych z KSeF

W przypadku gdy na fakturze, oprócz standardowych wierszy, znajdują się również odliczenia, obciążenia, kaucje lub inne pozycje wpływające na wartość dokumentu, system importuje i weryfikuje wyłącznie kwoty dotyczące wierszy faktury. Jeżeli do faktury mają zostać doksięgowane dodatkowe kwoty, konieczna jest edycja zaimportowanych wartości, tak aby uwzględnić zmianę kwoty brutto lub kwoty VAT.

Analogicznie, gdy faktura ma zostać zaksięgowana bez podatku VAT, mimo że pierwotnie została wystawiona z VAT, również wymagane jest dostosowanie tych kwot. Funkcjonalność edycji kwoty brutto i kwoty VAT z zaimportowanego dokumentu została udostępniona w ramach aplikacji Polish Localization.

Aby edytować kwoty zaimportowane z KSeF:

Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Dokumenty przychodzące KSeF wybierz Nr dokumentu zakupu odpowiadający fakturze, dla której chcesz zmodyfikować zaimportowane kwoty.
Na stronie Faktura zakupu wybierz akcję Edytuj importowane kwoty KSeF.
Na stronie Edytuj importowane kwoty KSeF zmień wartość w wybranych polach:
- Kwota dokumentu z VAT (importowana) - Określa łączną kwotę (wraz z podatkiem VAT) faktury zakupu lub faktury korygującej zgodnie z zaimportowanym dokumentem zewnętrznym. Pole nieedytowalne.
- Kwota VAT dokumentu (importowana) - Określa łączną kwotę podatku VAT faktury zakupu lub faktury korygującej zgodnie z zaimportowanym dokumentem zewnętrznym. Pole nieedytowalne.
- Kwota dokumentu z VAT - Określa łączną kwotę (wraz z podatkiem VAT) faktury zakupu lub faktury korygującej.
- Kwota VAT dok. - Określa łączną kwotę podatku VAT faktury zakupu lub faktury korygującej.
Wybierz Zamknij, aby zapisać zmiany. System automatycznie zaktualizuje pola Kwota dokumentu z VAT oraz Kwota VAT dok. na stronie Faktura zakupu zgodnie z wprowadzonymi kwotami.

Usuwanie powiązania dokumentu zakupu z dokumentem przychodzącym

W przypadku, gdy błędnie przypisano dokument przychodzący z KSeF do zamówienia zakupu, faktury zakupu lub faktury korygującej zakupu, udostępniono akcję umożliwiającą usunięcie tego powiązania.

Aby usunąć powiązanie z dokumentem przychodzącym z KSeF:

Na stronie Faktura zakupu/Zamówienie zakupu/Faktura korygująca zakupu wybierz na wstążce akcję Odłącz dokument od dokumentu przychodzącego.
Potwierdź zmianę.
W wyniku działania akcji zostanie usunięty z dokumentu numer KSeF oraz powiązanie z e-dokumentem utworzonym dla dokuemntu przychodzącego z KSeF.

Korygowanie lub anulowanie faktur zakupu z numerem KSeF

W aplikacji Polish Localization wdrożono mechanizm wspierający korygowanie lub anulowanie błędnie zaksięgowanych faktur zakupu powiązanych z numerem KSeF. Funkcjonalność została opisana na stronie: Korygowanie lub anulowanie faktur zakupu z numerem KSeF.

Usuwanie przetworzonych dokumentów przychodzących KSeF

W celu zmniejszenia ilości przechowywanych danych udostępniono mechanizm usuwania plików XML i kodów QR przetworzonych dokumentów przychodzących KSeF. Mechanizm ten może być uruchamiany automatycznie po zaksięgowaniu faktury, za pomocą raportu Usuń dokumenty przetworzone według daty lub poprzez kolejkę zleceń.

Automatyczne usuwanie przetworzonych dokumentów przychodzących KSeF po zaksięgowaniu

Aby skonfigurować automatyczne usuwanie przetworzonych dokumentów przychodzących KSeF po zaksięgowaniu:

Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Ustawienia KSeF zaznacz opcję Usuń XML faktury po zaksięgowaniu, aby plik XML i kod QR dla powiązanego dokumentu przychodzącego KSeF zostały automatycznie usunięte po zaksięgowaniu dokumentu zakupu.

Zbiorcze usuwanie przetworzonych dokumentów przychodzących KSeF po zaksięgowaniu

Aby zbiorczo usunąć archiwalne dokumenty przychodzące KSeF:

Wybierz ikonę , wprowadź Usuń przetworzone dokumenty przychodzące KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Usuń przetworzone dokumenty przychodzące KSeF na skróconej karcie Opcje ustaw wartość w polu Usuń dokumenty przetworzone według daty, aby określić datę, do której dokumenty przychodzące KSeF ze stanem Przetworzone zostaną usunięte.
Na skróconej karcie Filtr: Dokument przychodzący KSeF w polu Stan wybierz status dokumentów, które mają zostać usunięte.
Wybierz OK, aby usunąć dokumenty przychodzące KSeF zgodnie z podanymi ustawieniami.

Uwaga

Domyślnie usuwane są dokumenty przychodzące KSeF starsze niż 3 miesiące oraz znajdujące się w stanach Pominięty w przetwarzaniu, Zaksięgowano dokument zakupu i Zaksięgowano dziennik główny. Wartość parametru określającego datę graniczną można zmienić, jednak najpóźniejsza możliwa do ustawienia data to zawsze data sprzed 3 miesięcy.

Uwaga

Usuwanie przetworzonych dokumentów przychodzących KSeF można uruchomić również z poziomu kolejki zleceń. Służy do tego jednostka kodu ITI DeletePostedNSeIIncDocs. Działa ona analogicznie do raportu i wykorzystuje domyślne ustawienia usuwania dokumentów.