Ewidencja kartoteki pracownika krajowego

Pierwszym krokiem ewidencji danych pracownika w systemie jest utworzenie dla niego kartoteki. Kartoteka pracownika stworzona jest z kilku skróconych kart, a każda z nich zawiera pola do uzupełnienia. Część z pól jest wymagana do uzupełnienia, a pozostałe mogą być uzupełnione lub zostawione puste.

Dodanie pracownika do systemu - pracownik krajowy

Aby zaewidencjonować pracownika:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Nowy pracownik, a następnie kliknij w powiązane łącze.

2. Po wybraniu akcji Nowy pracownik pojawi się okno Typy szablonów pracownika KIP, w którym do wyboru są dwa domyśle typy szablonów pracowników, szablon przeznaczony do zatrudniania obywateli polskich oraz szablon przeznaczony do zatrudniania obywateli zagranicznych. Wybierz POL i zatwierdź.

Uwaga

Dla każdego z szablonów jest domyślnie ustawiona metoda numeracji ewidencjonowania pracowników. Obywatele polscy są numerowani według numeru PESEL jaki posiadają.

Domyślną metodę numerowania można zmienić na inną zarówno przy pracownikach krajowych i zagranicznych. W tym celu na stronie Typy szablonów pracownika KIP należy zaznaczyć szablon, dla którego numerację chcemy zmienić i z pozycji wstążki wybrać Szablony pracownika KIP i w kolumnie Metoda numeracji z rozwijanej listy wybrać inną metodę numerowania.

3. Pojawi się strona Międzyfirm. szablony pracownika.
4. Na stronie Międzyfirm. szablony pracownika znajduje się kolejny podział szablonów Kandydat i Pracownik polski. Każdy z nich ma zdefiniowane inne ustawienia. W celu zatrudnienie pracownika wybierz szablon PRAC_POL i zatwierdź.

Uwaga

W domyślnych ustawieniach szablon KAND_POL ma zablokowane tworzenie umów. Dla założonej kartoteki pracownika z tym szablonem nie będzie można tworzyć umowy do czasu gdy w kartotece pracownika zostanie zmieniony Kod szablonu na PRAC_POL. Są to jednak tylko domyślne ustawienia, które moga być zmienione i dostosowane do potrzeb.

5. W oknie które się pojawi wpisz PESEL zatrudnionego pracownika
6. Następnie wprowadź z rozwijanej listy Kod oddziału KIP, do którego jest zatrudniany pracownik. Zatwierdź

Uwaga

Pole Kod oddziału KIP wypełniane jest automatycznie przez system wartościami zgodnymi z uprawnieniami użytkownika - operatora. Wartość ta może zostać zmieniona, ale tylko w zakresie ograniczonym uprawnieniami użytkownika - operatora. W polu Kod oddziału KIP określona jest przynależność pracownika do jednego z oddziałów zdefiniowanych wcześniej w programie.

7. Zostanie utworzona kartoteka pracownika. Należy ją następnie uzupełnić i zatwierdzić.

Uwaga

Jeśli na liście zdefiniowanych pracowników znajduje się wprowadzany PESEL, zostanie wyświetlony komunikat, że istnieje już kartoteka dla wskazanego numeru PESEL. Następnie zostanie wyświetlona istniejąca kartoteka pracownika z wybranym numerem PESEL.

W sytuacji, gdy wybrany numer PESEL został użyty po raz pierwszy, system wyświetli nową, częściowo wypełnioną kartotekę, z numerem PESEL wpisanym automatycznie w polach: Nr, PESEL oraz polami Data Urodzenia i Płeć domyślnie uzupełnionymi na podstawie informacji zakodowanych w numerze PESEL.

Uzupełnienie danych pracownika na kartotece

Kartoteka pracownika zawiera szereg pól z danymi pracownika, które pogrupowane są w poszczególnych skróconych kartach. Niektóre z pól mają znaczenie i ich wypełnienie jest wymagane, a niektóre stanowią tylko informację dodatkową o pracowniku i mogą pozostać puste.

Uwaga

Listę pól obowiązkowych do wypełnienia można sprawdzić wybierając z pozycji wstążki Akcje > Pokaż pola obowiązkowe. W kolumnie Etykieta pola wypisane są pola, które muszą być wypełnione, natomiast te zaznaczone na czerwono nie zostały jeszcze uzupełnione w obrębie kartoteki.

Zestaw pól kartoteki pracownika, których wypełnienie jest obowiązkowe, zdefiniowany jest we właściwym szablonie danych powiązanych z tabelą nr 20000000 i ma odniesienie do każdej kartoteki pracownika wprowadzanej lub edytowanej w systemie.

Uzupełnij poszczególne pola w skróconych kartach.

Skrócona karta Ogólne

1. Na karcie skróconej Ogólne wypełnij pola:

• Nr - określa numer pracownika. Numer jest przypisany automatycznie zgodnie z ustawieniami serii numeracji kartoteki pracownika.
• PESEL - określa PESEL pracownika. Jest uzupełniany automatycznie danymi wpisanymi podczas tworzenia kartoteki pracownika.
• Data urodzenia - określa datę urodzenia pracownika. Jest uzupełniana automatycznie na podstawie wpisanego numeru PESEL.
• Nazwisko - określa nazwisko pracownika
• Imię, Imię drugie - określa imię pracownika
• Kod obywatelstwa określa kod obywatelstwa. Kod uzupełniany jest domyślnie. A wartość pobierana jest z strony Ustawienia KIP z pola Domyślny kod obywatelstwa.

Porada

Aby przejść do ustawień pola Kod obywatelstwa:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Przejdź na skróconą kartę Pracownik i wyszukaj pola Domyślny kod obywatelstwa

Porada

W polach: Nazwisko, Imię, Imię 2, Miejsce urodzenia, Nazwisko rodowe, Imię ojca, Imię matki oraz Nazwisko rodowe matki wszystkie litery mogą być zamieniane automatycznie na wielkie, niezależnie od tego w jaki sposób zostały wprowadzone. Zależy to od zaznaczenia pola Tylko duże litery w oknie Ustawienia KIP. Aby zmienić to ustawienie:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Przejdź na skróconą kartę Pracownik i wyszukaj pola Tylko duże litery. Przełącz włącznik.

Niezaznaczenie tego ustawienia powoduje, że w polach wymienionych wyżej system zamienia tylko pierwszą literę na wielką. To ustawienie ma identyczne zastosowanie w polu Ulica we wszystkich trzech skróconych kartach z danymi adresowymi pracownika.

Funkcjonalność związana z polami Pracownik zmarły oraz Data śmierci została opisana w Śmierć pracownika.

Skrócona karta Dane teleadresowe

Na skróconej karcie Dane teleadresowe można wprowadzić dane służące do kontaktu z pracownikiem, dane do osoby, którą należy powiadomić w przypadku wypadku oraz dane informacyjne. Dane te nie są obowiązkowe.

1. W skróconej karcie Dane teleadresowe uzupełnij pola:

• Kod miejsca zamieszkania - z rozwijanej listy wybierz adres będący odpowiednim do adresu zamieszkania pracownika. Jeśli po rozwinięciu listy nie ma wprowadzonego adresu, wybierz akcję i dodaj adres zgodnie z instrukcją opisaną w artykule Adresy pracownika.
• Kod adresu do korespodencji - z rozwijanej listy wybierz adres będący odpowiednim do adresu korespodencyjnego pracownika. Jeśli po rozwinięciu listy nie ma wprowadzonego adresu, wybierz akcję i dodaj adres zgodnie z instrukcją opisaną w artykule Adresy pracownika.
• Kod miesjca zameldowania - z rozwijanej listy wybierz adres będący odpowiednim do adresu zameldowania pracownika. Jeśli po rozwinięciu listy nie ma wprowadzonego adresu, wybierz akcję i dodaj adres zgodnie z instrukcją opisaną w artykule Adresy pracownika.
• Nie sprawdzaj poprawności adresów - zaznacz ta opcję jeśli system ma nie sprawdzać poprawności wprowadzonych adresów.
• Nr wewnętrzny, Numer telefonu, Nr telefonu przenośnego, Adres e-mail, E-mail służbowy, Komunikator, - w polach tych wprowadź dane kontaktowe pracownika.
• Nazwisko i imię do powiadomienia, Telefon do powiad. o wypadku - wpisz dane osoby, którą pracownik wyznaczył jako odpowiednią do powiadomienia w przypadku wypadku.

Skrócone karty adresów pracownika

Kolejne trzy skrócone karty służą tylko do wyświetlenia adresów pracownika, odpowiednio: adresu zameldowania, adresu zamieszkania i adresu korespondencji, które zostały wybrane w skróconej karcie Dane teleadresowe kolejno w polach:

• Kod miejsca zamieszkania
• Kod adresu do korespondencji
• Kod miejsca zameldowania

Porada

Więcej o dodawaniu adresów pracownika w artykule Adresy pracownika

Skrócona karta Administracja

1. Na skróconej karcie Administracja uzupełnij pola:

• Kod oddziału KIP - Określa oddział do którego jest przypisany pracownik. kod oddziału wypełniany jest automatycznie przez system kodem wprowadzonym w pierwszym kroku zatrudniania pracownika. Kod ten, w razie potrzeby, może zostać ręcznie zmieniony przez użytkownika, w ramach jego uprawnień. W celu dokonania zmian wybierz odpowiedni oddział z rozwijanej listy.

Uwaga

Jeśli dany oddział nie znajduje się na rozwiniętej liście można w ramach uprawnień dodać nowy oddział. W tym celu:

1. Rozwiń listę w polu Kod oddziału KIP i wybierz Nowe
2. W oknie Lista oddziałów KIP wpisz Kod, Nazwa i wybierz Typ oddziału (Zewnętrzny/Wewnętrzny).

• Kod działu KIP - Określa dział do którego jest przypisany pracownik. Kod działu może zostać wypełniony po uprzednim wprowadzeniu listy działów.

Uwaga

Jeśli dany dział nie znajduje się na rozwiniętej liście można w ramach uprawnień dodać nowy dział. W tym celu:

1. Rozwiń listę w polu Kod działu KIP i wybierz Nowe
2. W oknie Lista działów KIP wpisz Kod, Nazwa

• Kod przełożonego - Określa bezpośredniego przełożonego pracownika.
• Adres do PIT - Określa z której skróconej karty z adresami będzie pobierany adres pracownika, który będzie drukowany na deklaracjach PIT.
• Adres do dokumentów - Określa z której skróconej karty z adresami będzie pobierany adres pracownika, który będzie drukowany na dokumentach kadrowych, np. umowa o pracę.
• Adres do wysyłki - Określa z której skróconej karty z adresami będzie pobierany adres pracownika, który będzie drukowany na odwrocie niektórych dokumentów, np. odcinków wypłaty; po złożeniu dokumentu, adres ten będzie widoczny w okienku koperty.
• Adres do przelewów - Określa z której skróconej karty z adresami będzie pobierany adres pracownika, który będzie umieszczany w elektronicznych przelewach bankowych, których odbiorcą jest pracownik.
• Liczba dom. kont. bankowych - Pole uzupełniane przez system. Pole to jest nieedytowalne i uzupełnia się automatycznie po wprowadzeniu numerów rachunków bankowych dla danego pracownika w systemie.
• Nr konta bankowego - Pole wskazuje numer wprowadzonego domyślnego konta bankowego. Proces opisujący w jaki sposób ewidencjonować konta bankowe został przedstawiony szczegółowo w Konta bankowe pracownika.
• Wypłata przelewem - Wskazuje czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w formie przelewu. Przy próbie zaznaczenia Wypłata przelewem, system sprawdza, czy dla pracownika zostało wprowadzone domyślne konto bankowe przeznaczone do wypłaty wynagrodzenia. W razie jego braku, system wyświetla stosowny komunikat. Włącznik zostanie włączony automatycznie po wprowadzeniu domyślnego konta bankowego.

Skrócona karta Osobowe

1. Na skróconej karcie Osobowe uzupełnij dane dotyczące dokumentów identyfikujących danego pracownika, informacje związane z służbą w wojsku czy wykształceniem.

• Dow. Osob. seria i nr - Określa serię i numer dowodu osobistego
• Dow. Osob, data wyd. - Określa datę wydania dowodu osobistego
• Dow. Osob. Wyd. przez - Określa nazwę organu wydającego dowód osobisty
• Data ważności dow. osob. - Określa datę ważności dowodu osobistego
• Paszport seria i nr - Określa serię i numer paszportu
• Paszport data wyd. - Określa datę wydania paszportu
• Paszport wyd. przez - Określa nazwę organu wydającego paszport
• Data ważności paszportu - Określa datę ważności paszportu
• Pochodzenie danych personal - ma znaczenie informacyjne, można w nim wybrać jedną z dwóch dostępnych opcji: Pracownik lub Inne.
• Zgoda na przetwarz. danych os. - Należy zaznaczyć w sytuacji, gdy pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych.
• Stosunek do służby wojskowej, Stopień wojskowy, Seria i numer książeczki wojsk., Przydział WKU - należy wprowadzić, jeśli są wymagane właściwe informacje o służbie wojskowej pracownika.
• Pola Kod wykształcenia oraz Nazwa wykształcenia są nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system na podstawie danych wprowadzonych na stronie Wykształcenie.

Skrócona karta Zgoda

1. Na skróconej karcie Zgoda można wprowadzić informację o wyrazonych zgodach pracownika. W tej chwili są w systemie następujące zgody.

• Obsługa zatrudnienia
• Marketing bezpośredni
• Przesył. inform. Drogą elektron.
• Prog. Lojalnościowy i motywacyjny
• Paski elektroniczne

Skrócona karta ZUS

Skrócona karta ZUS zawiera ważne dane z punktu widzenia obsługi obowiązkowych ubezpieczeń pracownika.

1. Na skróconej karcie ZUS uzupełnij:

• Przekazujący inf. o przekr. limitu ZUS - w przypadku przekroczenia przez pracownika limitu ZUS w polu wybierz kto przekazał informację o przekroczeniu limitu. Opcje do wyboru:

  • Ubezpieczony,
  • Płatnik składek,
  • ZUS

• Typ identyfikatora ZUS - pole jest uzupełniane automatycznie przez system domyślnym kodem wybranym w oknie Ustawienia KIP. Opcje do wyboru:

  • 1 - dowód osobisty
  • 2 - paszport
  • N - NIP
  • P - PESEL

Uwaga

Pola Przekazujący inf. o przekr. limitu ZUS oraz Typ identyfikatora ZUS są uzupełniane domyślnie przez system na podstawie informacji jaka znajduje się na stronie Ustawienia KiP w skróconej karcie Pracownik. Aby zmienić te ustawienie:

1. Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia KIP, a następnie kliknij w powiązane łącze.
2. Przejdź na skróconą kartę Pracownik i wyszukaj pola Przekazujący inf. o przekr. limitu ZUS oraz Typ identyfikatora ZUS. Z rozwijanej listy wybierz odpowiednie wartości.

• Identyfikator ZUS - pole to jest nieedytowalne, uzupełniane domyślnie przez system identyfikatorem pracownika zgodnym z typem wybranym w polu Typ identyfikatora ZUS.

• Kod oddziału NFZ - wybierz oddział NFZ przypisany do pracownika.

Skrócona karta PPK

1. Skrócona karta PPK będzie uzupełniana w przypadku gdy pracownik zgłosi chęć zapisania do PPK. Uzupełnij:

• ID EPPK - numer ID przypisany w PPK dla danego pracownika
• Nr rachunku PZIF - Numer rachunku instytucji finansowej zajmującej się rozliczaniem PPK

Skrócona karta PIT

Pola w karcie skróconej PIT w większości są nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system na podstawie danych wprowadzonych w oknie Informacje podatkowe.

• Zwykłe K.U.P, Podwyższone K.U.P., Zwykła ulga podatkowa, Podwójna ulga podatkowa, Brak ulgi podatkowej, Rozliczenie z małżonkiem, Załącznik PIT-R - to pola informacyjne, które nie podlegają edycji. Uzupełniane są automatycznie na podstawie danych wprowadzonych w oknie Informacje podatkowe.

• Identyfikator do PIT - wybierz, który z identyfikatorów pracownika będzie drukowany na deklaracjach PIT. Możliwe opcje:

  • PESEL
  • NIP

• NIP - w polu NIP wprowadź numer ewidencji podatkowej pracownika jeśli w polu Identyfikator do PIT wybrałeś NIP

• Kod Urzędu Skarbowego - wybierz właściwy dla pracownika Kod Urzędu Skarbowego. Lista rozwijana w tym polu zawiera Urzędy Skarbowe występujące w Polsce.

Uwaga

Dla uproszczenia wyboru właściwego Urzędu, lista filtrowana jest według pierwszych dwóch cyfr kodu pocztowego przypisanego do Urzędu Skarbowego, które są identyczne jak początek kodu pocztowego adresu pracownika, który został wybrany w Kartotece Pracownika > Administracja > Adres do PIT. W przypadku, gdy system odnajdzie tylko jeden pasujący Urząd Skarbowy według kodu pocztowego, uzupełni pole Kod Urzędu Skarbowego automatycznie.

• Nazwa Urzędu Skarbowego - pole to jest nieedytowalne, wypełniane automatycznie przez system na podstawie Kod Urzędu Skarbowego.

• Rodzaj obowiązku podatkowego, Zagraniczny numer ident., Rodzaj numeru identyfikacyjnego oraz Kod kraju wydania numeru ident. Są wykorzystywane na deklaracjach podatkowych PIT.

Skrócona karta RCP

1. Skrócona karta RCP uzupełniana jest jeśli czas pracy jest rozliczany przy pomocy czytników. W takiej sytuacji uzupełnij:

• Nr karty RCP - numer karty, którą rejestruje swój czas w pracy pracownik przykładając ją do czytnika w trakcie wejścia/wyjścia z zakładu pracy.
• Kod ustawień przetwarzania RCP - zestaw ustawień opisujący w jaki sposób system przetwarza czas pracy rejestrowany przy pomocy czytników na zapisy systemowe.
• Pomiń przetwarzanie RCP - jeśli dla danego pracownika mają być pominięte ustawienia przetwarzania RCP zaznacz to pole.

Skrócona karta Urlopy

Na karcie Urlopy zamieszczone są pola, które wypełniają się automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych informacji dotyczących danych urlopowych.

• Ustalono maks. wymiar urlopu - zaznaczone to pole oznacza, że dla danego pracownika został już ustalony maksymalny wymiar, czyli 26 dni urlopu;
• Bieżący wymiar urlopu - pole informacyjne;
• Data zmiany wymiaru - wyliczona data zmiany wymiaru, jeżeli pracownikowi przysługuje wymiar 20 dni urlopu.

Uwaga

W przypadku gdy nie zostaną uzupełnione informacje o stażach pracy i szkołach, a wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika powinien wynosić w ciągu roku 26 lub więcej dni, należy dokonać zmian w skróconej karcie Urlop.

W tym celu należy zaznaczyć pole Ustalono maks. wymiar urlopu. W polu Bieżący wymiar urlopu wprowadzić wartość obowiązującego wymiaru urlopu. W polu Data zmiany wymiaru wybrać datę, która musi być datą z poprzedniego roku kalendarzowego. Przy takich ustawieniach, przy obliczaniu urlopu wypoczynkowego, system obliczy przysługujący urlop według tych ustawień.