Struktura wymiany danych
Struktura wymiany danych może być wykorzystywana w zarządzaniu wymianą dokumentów biznesowych, plików bankowych, kursów wymiany walut i wszystkich innych plików danych z partnerami biznesowymi.
Administratorzy lub partnerzy Microsoft mogą korzystać ze struktury wymiany danych w nowych funkcjach integracji, określając najpierw, które dane mają być wymieniane i w jaki sposób. Na przykład, format plików wymiany danych w plikach bankowych, dokumentach elektronicznych, kursach wymiany walut i innych plikach systemów ERP, różni się w zależności od dostawcy pliku lub strumienia danych czy też kraju/regionie. Business Central obsługuje różne formaty plików bankowych i standardy obsługi danych. W obsłudze innych formatów dokumentu elektronicznego używa się struktury wymiany danych.
Poniższy diagram przedstawia architekturę struktury wymiany danych.
Dokumenty elektroniczne
Wysyłanie i przyjmowanie dokumentów biznesowych drogą elektroniczną jest alternatywą dla przesyłania ich w formie załączników w wiadomości email. Dokument elektroniczny to plik zgodny ze standardem, zawierający dokument biznesowy, taki jak faktura od dostawcy, który może zostać przyjęty i przekonwertowany na fakturę zakupu przy użyciu Business Central . Wymiana dokumentów elektronicznych między dwoma partnerami handlowymi jest wykonywana przez zewnętrznego dostawcę usługi wymiany dokumentów. Podstawowa wersja Business Central umożliwia wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Usługa wymiany dokumentów jest domyślnie skonfigurowana i gotowa do użycia w firmie. W celu zapewnienia obsługi innych formatów dokumentów elektronicznych należy stworzyć nowe definicje wymiany danych z użyciem struktury wymiany danych.
Zewnętrzna usługa OCR (Optical Character Recognition) tworzy dokumenty elektroniczne z plików PDF lub obrazów, które można przekonwertować w rekordy dokumentów w Business Central, tak jak dokumenty elektroniczne PEPPOL. Na przykład, otrzymując fakturę od swojego dostawcy w formacie PDF, można wysłać ją do usługi OCR poprzez stronę Dokumenty przychodzące. Po kilku sekundach system zwróci plik w formie elektronicznej faktury, którą można przekonwertować w fakturę zakupu dla dostawcy. Jeśli plik jest wysyłany do usługi OCR przez email, system automatycznie stworzy nowy rekord przychodzącego dokumentu, gdy odczytany dokument wraca do nadawcy.
Aby wysłać fakturę sprzedaży w formie dokumentu elektronicznego PEPPOL, należy zaznaczyć opcję Dokument elektroniczny w oknie dialogowym Zaksięguj i wyślij. Z tego poziomu, można także skonfigurować domyślny profil wysyłania dokumentów klienta. Najpierw należy jednak wprowadzić dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, nabywcach, zapasach i jednostkach miary. Używa się ich do identyfikacji partnerów biznesowych i zapasów podczas konwertowania danych z pól w Business Central na elementy wychodzącego pliku dokumentu. Konwersja danych i wysyłanie faktur sprzedaży PEPPOL są wykonywane przez wyznaczone jednostki kodu i porty XML, przedstawione w formacie dokumentu elektronicznego PEPPOL.
Aby odebrać, na przykład, fakturę od dostawcy w formie dokumentu elektronicznego PEPPOL, należy przetworzyć dokument na stronie Dokumenty przychodzące, konwertując go na fakturę zakupu w Business Central. Można do do tego celu wykorzystać funkcję kolejki zleceń, która umożliwia regularną konwersję plików lub wykonywać procedurę ręcznie. Najpierw należy jednak wprowadzić dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, dostawcach, zapasach i jednostkach miary. Używa się ich do identyfikacji partnerów biznesowych i zapasów podczas konwersji danych z elementów pliku dokumentu przychodzącego na pola w Business Central. Przyjęcie i konwersja danych faktur PEPPOL są wykonywane przez strukturę wymiany danych, przedstawioną w definicji schematu wymiany danych PEPPOL - faktura.
Aby przyjąć fakturę w formie dokumentu elektronicznego OCR należy przekształcić ją w taki sam sposób jak podczas przyjmowania elektronicznego dokumentu PEPPOL. Przyjęcie i konwersja dokumentów elektronicznych pochodzących z OCR są wykonywane przez strukturę wymiany danych, przedstawioną w schemacie wymiany danych OCR – faktura.
Pliki bankowe
Formaty plików wymiany danych bankowych w systemach ERP różnią się w zależności od dostawcy pliku oraz kraju lub regionu. Business Central umożliwia import i eksport plików bankowych w formacie SEPA (Single Euro Payments Area). Rozszerzenie AMC Banking 365 Fundamentals pozwala na połączenie z rozszerzeniem AMC Banking 365 Fundamentals, dostarczonym przez zewnętrznego dostawcę, AMC Consult. Do obsługi innych formatów dokumentu elektronicznego używa się struktury wymiany danych.
Aby wyeksportować polecenia przelewu SEPA, należy wybrać przycisk Eksportuj płatności do pliku na stronie Dziennik płatności, a następnie wysłać plik w celu przetworzenia płatności przez bank. Po pierwsze należy skonfigurować różne dane podstawowe takie jak konto bankowe, dostawcy i metoda płatności. Konwersja danych i eksport danych bankowych SEPA jest wykonywana przez dedykowaną jednostkę kodu i port XML, przedstawione w ustawieniach eksportu/importu banku Polecenie przelewu SEPA. Alternatywnie, w celu przeprowadzenia eksportu można skonfigurować rozszerzenie AMC Banking 365 Fundamentals, przedstawione jako definicja schematu wymiany danych Rozszerzenie AMC Banking 365 Fundamentals - polecenie przelewu.
Aby wyeksportować instrukcje polecenia zapłaty SEPA, należy wybrać przycisk Eksportuj plik polecenia przelewu na stronie Zestawy poleceń zapłaty, a następnie wysłać je do banku, który automatycznie pobierze płatności od określonych klientów. Po pierwsze należy skonfigurować konta bankowe, klientów, zgody na polecenie zapłaty oraz metody płatności. Konwersja i eksport danych bankowych SEPA są wykonywane przez dedykowaną jednostkę kodu i port XML, określone w ustawieniach eksportu/importu banku Polecenie zapłaty SEPA.
Aby zaimportować wyciągi bankowe SEPA, należy wybrać przycisk Importuj wyciąg bankowy na stronach Dziennik uzgodnienia płatności i Uzgodnienie konta bankowego, a następnie rozliczyć ręcznie lub automatycznie każdy zapis wyciągu bankowego w zapisach księgi bankowej lub księgi płatności. Po pierwsze należy skonfigurować konta bankowe. Import i konwersja danych bankowych SEPA jest wykonywana przez strukturę wymiany danych, przedstawioną jako definicja schematu wymiany danych SEPA CAMT. Alternatywnie, w celu przeprowadzenia eksportu można skonfigurować rozszerzenie AMC Banking 365 Fundamentals, przedstawione jako definicja schematu wymiany danych Rozszerzenie AMC Banking 365 Fundamentals - polecenie przelewu.
Dodatkowo, lokalne wersje Business Central umożliwiają obsługę innych formatów plików do importu i eksportu danych bankowych, transakcji płacowych i innych danych. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Lokalna funkcjonalność na stronie docelowej kraju/regionu użytkownika, w sekcji Pomoc.
Kursy wymiany walut
Aby aktualizować na bieżąco kursy wymiany walut, można skorzystać z zewnętrznej usługi. Usługa zapewniająca aktualne kursy wymiany walut jest włączana przez definicję schematu wymiany danych. Strona Kartoteka ustawień aktualizacji kursów wymiany walut przedstawia skondensowany widok strony Definicja schematu wymiany danych dla określonej definicji schematu wymiany danych.
Dla wszystkich wymian danych w formacie XML można przygotować ustawienia wymiany danych, przekazując powiązany plik schematu XML na stronie Przeglądarka schematów XML. W tym miejscu należy wybrać elementy danych, które mają zostać zamienione z Business Central, a następnie należy rozpocząć definicję wymiany danych lub wygenerować port XML.
Zobacz też
Elektroniczna wymiana danych
Przygotowanie definicji schematów wymiany danych przy pomocy schematów XML
Konfigurowanie wymiany danych
Dokumenty przychodzące
Ogólna funkcjonalność dla firm