Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur
W związku z wprowadzeniem nowych przepisów dotyczących obowiązkowego raportowania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur wymagane jest, aby systemy finansowo-księgowe umożliwiały obsługę faktur ustrukturyzowanych oraz integrację z centralnym rejestrem faktur. Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Krajowy System e-Faktur 1.0 (KSeF) został udostępniony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne i od tego momentu możliwe jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu.
Docelowo Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma stać się powszechnym systemem do wystawiania e-faktur. Obowiązek korzystania z tego systemu obejmuje wszystkich podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, którzy zgodnie z polskim prawem są zobowiązani do wystawiania faktur.
Obowiązek korzystania z KSeF 2.0 przy wystawianiu faktur wszedł w życie:
- od 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, u których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych,
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
Przepisy przewidują wyłączenia z obowiązku korzystania z KSeF, które są uzasadnione specyfiką danej transakcji lub statusem sprzedawcy bądź nabywcy.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowe jest przyjmowanie faktur za pośrednictwem KSeF, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach, w których faktura będzie przekazana w sposób uzgodniony.
Integracja z KSeF w Polish Localization dla Dynamics 365 Business Central
W ramach aplikacji Polish Localization wprowadzono rozwiązania usprawniające obsługę integracji z Krajowym Systemem e-Faktur zarówno w obszarze weryfikacji oraz wysyłania dokumentów jak i pobrania faktur zakupu z centralnego rejestru. Funkcjonalność aplikacji zapewnia zgodność faktur księgowanych w systemie Dynamics 365 Business Central ze strukturą logiczną obowiązującą w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Procesy wysyłania i pobierania dokumentów są realizowane asynchronicznie, automatycznie - przy użyciu standardowej kolejki zleceń lub ręcznie - z poziomu strony listy dokumentów wychodzących lub przychodzących.
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) obejmuje:
w zakresie procesu wysyłania faktur sprzedaży do KSeF:
- komunikację z systemem KSeF z wykorzystaniem sesji interaktywnych oraz wsadowych,
- uwierzytelnienie w KSeF z poziomu Dynamics 365 Business Central realizowane za pomocą tokenu autoryzacyjnego lub za pomocą certyfikatu KSeF typu 1 - uwierzytelnienie (token oraz certyfikat należy wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów),
- obsługę obecnie obowiązującej struktury logicznej,
- możliwość ręcznego dopisania opcjonalnych danych, wymaganych w ramach faktur ustrukturyzowanych,
- weryfikację faktur sprzedaży podczas księgowania pod względem zgodności pliku XML ze wzorcową strukturą logiczną e-Faktury w formacie XSD udostępnioną przez Ministerstwo Finansów,
- możliwość pomijania wskazanych dokumentów lub nabywców przy wysyłce dokumentów do KSeF (takie dokumenty są wyłączone z weryfikacji poprawności względem struktury logicznej),
- wysyłkę zaksięgowanych w systemie faktur: faktur sprzedaży, faktur korygujących sprzedaży, faktur zaliczkowych sprzedaży, faktur korygujących zaliczki sprzedaży, faktur serwisu, faktur korygujących serwisu.
- pobranie i odczyt Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) dla wysłanych i poprawnie przetworzonych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur,
- aktualizację zaksięgowanych dokumentów oraz powiązanych zapisów w księgach na podstawie pobranego UPO o unikalny identyfikator KSeF ID oraz datę otrzymania dokumentu przez Krajowy Systemie e-Faktur,
- wystawianie faktur zakupu w trybie samofakturowania.
w zakresie procesu pobierania faktur zakupu z KSeF:
- komunikację z systemem KSeF z wykorzystaniem sesji interaktywnych i wsadowych,
- uwierzytelnienie w KSeF z poziomu Dynamics 365 Business Central realizowane za pomocą tokenu autoryzacyjnego lub za pomocą certyfikatu KSeF typu 1 - uwierzytelnienie (token oraz certyfikat należy wygenerować w Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów),
- import ustrukturyzowanych faktur zakupu z KSeF,
- umieszczenie faktur zakupu pobranych z KSeF w rejestrze importu,
- konwertowanie zwykłej faktury zakupu przychodzącej z KSeF na dokument zakupu poprzez E-dokumenty.
Uwaga
Aplikacja Polish Localization w ramach integracji z KSeF 2.0 została przygotowana do obsługi środowiska testowego (Test), przedprodukcyjnego (Demo) oraz produkcyjnego przystosowanego do wysyłania dokumentów zgodnych ze wzorem struktury logicznej e-Faktury FA(3).
Praca z funkcjonalnością integracji z KSeF obejmuje konfigurację ustawień oraz procesy opisane w poniższych artykułach.
| Aby | Zobacz |
|---|---|
| Automatycznie wygenerować podstawowe słowniki, struktury logiczne, zdefiniować niezbędne dane firmowe, mapowania wartości słowników | Ustawienia integracji z Krajowym Systemem e-Faktur |
| Wystawić i zaksięgować fakturę ustrukturyzowaną | Wystawienie i księgowanie faktury ustrukturyzowanej |
| Wysłać fakturę ustrukturyzowaną do KSeF | Wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur |
| Zaewidencjonować niedostępność KSeF | Tryby wystawiania faktur i ewidencja niedostępności KSeF |
| Pobrać faktury zakupu z KSeF | Pobieranie faktur zakupu z Krajowego Systemu e-Faktur |
| Przetworzyć fakturę zakupu pobraną z KSeF | Proces przetwarzania faktur zakupu pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur |
| Wprowadzić numer KSeF lub oznaczenia wskazujące na brak numeru KSeF | Wprowadzanie numeru KSeF lub oznaczeń wskazujących na brak numeru KSeF |
| Wystawić fakturę w trybie samofakturowania | Samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur |
| Wprowadzić dodatkowe podmioty do faktury sprzedaży | Obsługa dodatkowych podmiotów na dokumentach sprzedaży |
| Zweryfikować zgodność faktur między systemami BC oraz KSeF | Weryfikacja dokumentów między systemami BC oraz KSeF |
Zobacz też
Więcej informacji zamieszczono na stronach Ministerstwa Finansów: