Korzystanie z przepływów akceptacji
Jeśli rekord, taki jak dokument zakupu lub kartoteka nabywcy wymaga zatwierdzenia przez pracownika organizacji, wysyłane jest żądanie akceptacji, będące częścią przepływu pracy. W zależności od konfiguracji przepływu pracy odpowiednia osoba zatwierdzająca otrzymuje powiadomienie o rekordzie wymagającym zatwierdzenia.
Przepływy pracy akceptacji są konfigurowane na stronie Przepływ pracy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie przepływów pracy.
Oprócz opisanych w tym artykule czynności związanych z zatwierdzaniem, przepływy pracy pozwalają na wykonywanie różnych zadań. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z przepływów pracy.
Podstawowe przepływy pracy akceptacji związane z dokumentami zakupu, dokumentami sprzedaży, dziennikami płatności, kartotekami nabywcy i kartotekami zapasu są gotowe do wykorzystania w formie poradników. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przygotowywanie do prowadzenia działalności.
Aby zażądać akceptacji rekordu
Poniżej opisane zadanie jest wykonywane przez użytkownika akceptującego.
- Na stronie danego rekordu wybierz akcję Wyślij żądanie akceptacji.
- Aby zobaczyć wszystkie żądania akceptacji, wybierz ikonę
, wprowadź Zapisy żądań akceptacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
Status zapisu akceptacji zmieni się z Utworzony na Otwarty. Status rekordu, na przykład faktury zakupu zostanie zaktualizowany i zmieni się z Otwarty na Oczekuje na akceptację. Pozostanie zablokowany i niemożliwy do dalszego przetwarzania dopóki wszystkie osoby zatwierdzające nie zatwierdzą rekordu.
Po zatwierdzeniu rekordu przez osobę zatwierdzającą status zmieni się na Zwolniony. Można wtedy kontynuować wykonywanie zadań związanych z rekordem.
Aby anulować żądania zatwierdzenia
Poniżej opisane zadanie jest wykonywane przez użytkownika akceptującego z uprawnieniami osoby zatwierdzającej.
Klien może chcieć zmienić zamówienie po przesłaniu go do akceptacji. W takim przypadku możliwe jest anulowanie procesu akceptacji i wprowadzenie odpowiednich zmian w zamówieniu przed ponownym wysłaniem żądania akceptacji.
- Na stronie danego rekordu wybierz akcję Anuluj żądanie akceptacji.
Po anulowaniu żądania akceptacji, status powiązanego zapisu akceptacji zostanie zmieniony na Anulowany. Status rekordu zostanie zmieniony z Oczekuje na akceptację na Otwarty. Proces akceptacji może zostać wtedy ponownie rozpoczęty.
Aby zaakceptować lub odrzucić żądania akceptacji
Poniżej opisane zadanie jest wykonywane przez użytkownika akceptującego z uprawnieniami osoby zatwierdzającej.
Żądania akceptacji można przetwarzać na stronie Żądania do akceptacji. Pozwala to, na przykład, na zatwierdzanie wielu żądań na raz. Alternatywnie, każde żądanie może być przetwarzane na stronie powiązanego rekordu, takiej jak strona Faktura zakupu, wybierając łącze w otrzymywanym powiadomieniu.
- Wybierz ikonę , wprowadź Żądania do akceptacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz przynajmniej jeden wiersz rekordu lub rekordów, które chcesz zatwierdzić lub odrzucić.
- Wybierz akcję Zatwierdź, Odrzuć lub Deleguj.
Kiedy rekord zostanie zatwierdzony lub odrzucony, stan akceptacji w polu Stan zostanie zmieniony na Zatwierdzony lub Odrzucony.
Jeśli skonfigurowano hierarchię osób zatwierdzających, stan rekordu nie zmieni się z Oczekuje na akceptację, dopóki wszystkie osoby zatwierdzające nie zatwierdzą rekordu. Następnie stan rekordu zostanie zmieniony na Zwolniony.
Równocześnie stan akceptacji zmienia się z Utworzony na Otwarty w momencie utworzenia żądania akceptacji rekordu. Jeśli żądanie zostanie odrzucone, stan akceptacji zostanie zmieniony na Odrzucony. Dopóki wszystkie osoby zatwierdzające nie zatwierdzą żądania, pole Stan wyświetlać będzie Otwarty lub Odrzucony.
Aby delegować żądania do zatwierdzenia
Poniżej opisane zadanie jest wykonywane przez użytkownika akceptującego z uprawnieniami osoby zatwierdzającej.
Aby zapobiec zbytniemu gromadzeniu dokumentów i blokowaniu przepływu pracy, osoba zatwierdzająca i administrator akceptacji mogą delegować żądanie zatwierdzenia do zastępczej osoby zatwierdzającej. Zastępca może być kolejno wybranym zastępcą, bezpośrednią osobą akceptującą lub administratorem akceptacji. Funkcja jest zazwyczaj używana jeśli osoba zatwierdzająca znajduje się poza biurem i nie może zatwierdzić żądań przed terminem realizacji.
- Wybierz ikonę , wprowadź Żądania do akceptacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Wybierz przynajmniej jeden wiersz żądania akceptacji, które chcesz delegować do zastępczej osoby zatwierdzającej, a następnie wybierz akcję Deleguj.
Powiadomienie o akceptacji zostanie wysłane do zastępczej osoby zatwierdzającej.
Aby zarządzać żądaniami przeterminowanej akceptacji
Poniżej opisane zadanie jest wykonywane przez użytkownika akceptującego z uprawnieniami osoby zatwierdzającej.
Użytkownicy przepływu pracy akceptacji powinni regularnie otrzymywać powiadomienia o przeterminowanych żądaniach akceptacji, na które muszą zareagować. W tym celu wykorzystuje się funkcję Wyślij powiadomienia o przeterminowanych akceptacjach.
Funkcja Wyślij powiadomienia o przeterminowanych akceptacjach sprawdza wszystkie otwarte żądania akceptacji, które są przeterminowane. Każda osoba zatwierdzająca mająca co najmniej jeden przeterminowany zapis akceptacji otrzymuje powiadomienie z listą wszystkich przypisanych im przeterminowanych żądań akceptacji. Powiadomienie wysyłane jest również do ich osoby zatwierdzającej i wszystkich osób, które wysłały przeterminowane żądania akceptacji. Jest to pomocne jeśli przeterminowany zapis akceptacji ma zostać delegowany do zastępcy.
- Wybierz ikonę , wprowadź Przeterminowane żądania akceptacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Na stronie Przeterminowane żądania akceptacji wybierz akcję Wyślij powiadomienia o przeterminowanych akceptacjach.
Zobacz też
Sprzedaż
Dokumenty przychodzące
Zakupy
Praca z Business Central