Liczenie i korekta zapasów za pomocą dokumentów
Inwentaryzację zapasów można przeprowadzić przy użyciu zleceń i rejestrów inwentaryzacji. Strona Zlecenie inwentaryzacji umożliwia organizację projektu inwentaryzacji, na przykład według lokalizacji. Strona Rejestr inwentaryzacji umożliwia komunikację i przechwytywanie rzeczywistych ilości zapasów. Dla jednego zlecenia można utworzyć wiele rejestrów, na przykład, aby rozdystrybuować grupy zapasów dla różnych pracowników.
Istnieje możliwość wydrukowania raportu Rejestr inwentaryzacji z poziomu każdego rejestru, który zawiera puste pola ilości do uzupełnienia. Po zakończeniu inwentaryzacji oraz wprowadzeniu przez użytkownika ilości na stronie Rejestr inwentaryzacji, należy wybrać akcję Zakończ. Spowoduje to przeniesienie ilości do odpowiednich wierszy na stronie Zlecenie inwentaryzacji. Funkcjonalność uniemożliwia dwukrotną rejestrację tego samej ilości zapasu.
Uwaga
Inwentaryzacja za pomocą dokumentów pozwala na większą kontrolę i umożliwia przydzielanie zadań inwentaryzacji wielu pracownikom. Zadania te można także wykonać przy użyciu dzienników takich jak strony Dzienniki inwentaryzacji i Dzienniki inwentaryzacji mag.. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Zliczanie, korekta i podział zapasów przy pomocy dzienników. W artykule opisano sposób inwentaryzacji za pomocą dokumentów.
W przypadku korzystania ze stref, zlecenia inwentaryzacji są niedostępne. Zamiast tego, aby zliczyć zapisy magazynowe przed zsynchronizowaniem ich z zapisami księgi zapasów, można użyć strony Dziennik inwentaryzacji.
Inwentaryzacja przy użyciu dokumentów obejmuje następujące kroki:
- Utworzenie zlecenia inwentaryzacji z wstępnie wypełnionymi przewidywanymi ilościami zapasów.
- Wygenerowanie co najmniej jednego rejestru inwentaryzacji na podstawie zlecenia.
- Wprowadzenie zliczonej ilości zapasu do rejestru, zgodnie z wartościami zarejestrowanymi na przykład w wydrukowanych dokumentach, i ustaw status rejestru na Zakończone.
- Ukończenie i zaksięgowanie zlecenia inwentaryzacji.
Aby utworzyć zlecenie inwentaryzacji
Zlecenie inwentaryzacji to kompletny dokument składający się z nagłówka i wierszy. Nagłówek zlecenia inwentaryzacji zawiera informacje dotyczące procedury przeprowadzania inwentaryzacji. Wiersze zlecenia zawierają informacje dotyczące zapasów oraz ich lokalizacji.
Aby utworzyć wiersze zlecenia inwentaryzacji, zazwyczaj używa się funkcji Oblicz wiersze, umożliwiającej obliczenie aktualnego stanu zapasów w formie wierszy zlecenia. Opcjonalnie, można też użyć funkcji Kopiuj dokument, aby w wierszach wprowadzić zawartość innego otwartego lub zaksięgowanego zlecenia inwentaryzacji. W poniższej procedurze opisano tylko , w jaki sposób używać funkcji Oblicz wiersze.
Wybierz ikonę
, wprowadź Zlecenia inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz akcję Nowy.
Wypełnij odpowiednio pola na skróconej karcie Ogólne Umieść kursor w polu, aby przeczytać krótki opis.
Wybierz akcję Oblicz wiersze.
Wybierz odpowiednie opcje.
Ustaw filtry, na przykład aby uwzględnić tylko podzestaw zapasów do zliczenia przy pierwszym rejestrze.
Porada
Aby zliczanie zapasów zaplanować dla kilku pracowników, zaleca się ustawienie różnych filtrów każdorazowo podczas użycia akcji Oblicz wiersze. Dzięki temu, w zleceniu zostaną uwzględnione tylko te zapasy, które ma zliczyć wybrany pracownik. Dzięki wygenerowaniu kilku rejestrów inwentaryzacji dla kilku pracowników, ryzyko związane z dwukrotnym zliczeniem zapasów jest zminimalizowane. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby utworzyć rejestr inwentaryzacji.
Wybierz przycisk OK.
W zleceniu zostanie wstawiony wiersz dla każdego zapasu istniejącego w wybranej lokalizacji oraz dla ustawionych filtrów i opcji. Dla zapasów, dla których ustawiono opcję śledzenia, pole wyboru Użyj śledzenia zapasu jest zaznaczone. Informacje dotyczące przewidywanej ilości numerów seryjnych i numerów partii są dostępne po wybraniu akcji Wiersze i Wiersze śledzenia zapasu. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Obsługa śledzenia zapasu podczas inwentaryzacji.
Można teraz utworzyć co najmniej jeden rejestr zawierający instrukcje dla pracowników, którzy przeprowadzają inwentaryzację.
Aby utworzyć rejestr inwentaryzacji
Dla każdego zlecenia inwentaryzacji można utworzyć co najmniej jeden dokument rejestru inwentaryzacji, w którym pracownicy wprowadzają zliczone ilości, ręcznie lub za pomocą zintegrowanego urządzenia do skanowania.
Domyślnie, rejestr tworzy się dla wszystkich wierszy powiązanego zlecenia inwentaryzacji. Aby uniknąć sytuacji, w której dwóch pracowników zlicza te same zapasy, zaleca się stopniowe wypełnianie zlecenia inwentaryzacji poprzez ustawienie filtrów w zadaniu wsadowym Oblicz wiersze (zobacz sekcję „Aby utworzyć zlecenie inwentaryzacji”). Następnie, należy utworzyć rejestr inwentaryzacji podczas zaznaczania pola wyboru Tylko wiersze spoza rejestrowania. Dzięki tym ustawieniom każdy nowo utworzony rejestr będzie zawierał tylko te zapasy, które różnią się od zapasów w pozostałych rejestrach.
W przypadku zliczania ręcznego, można wydrukować listę - raport Rejestr inwentaryzacji, zawierający pustą kolumnę, w której należy wpisać zliczone ilości. Po zakończeniu zliczania, zarejestrowane ilości wprowadza się w odpowiednich wierszach na stronie Rejestr inwentaryzacji. W ostatnim kroku, należy przenieść zarejestrowane ilości do powiązanego zlecenia inwentaryzacji poprzez ustawienie stanu zlecenia na Zakończone.
Na stronie Zlecenie inwentaryzacji, która zawiera wiersze zliczanych zapasów w jednym rejestrze, wybierz akcję Utwórz nowy rejestr.
Wybierz odpowiednie opcje i ustaw filtry.
Wybierz przycisk OK.
Zostanie utworzony dokument rejestru inwentaryzacji.
Każdy zestaw zapasów do zliczenia należy pobrać dla powiązanego zlecenia inwentaryzacji i powtórzyć kroki 1-3, przy zaznaczonym polu wyboru Tylko wiersze spoza rejestrowania.
Wybierz akcję Rejestry, aby otworzyć stronę Lista rejestru inwentaryzacji.
Otwórz odpowiedni rejestr.
Na skróconej karcie Ogólne wypełnij odpowiednio pola.
Dla zapasów z opcją śledzenia utwórz dodatkowy wiersz dla każdego kodu numeru partii lub numeru seryjnego poprzez wybranie akcji Funkcje, a następnie Kopiuj wiersz. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Obsługa śledzenia zapasu podczas inwentaryzacji.
Wybierz akcję Drukuj, aby przygotować dokument fizyczny, który zostanie użyty przez pracowników do zarejestrowania zliczonych ilości.
Aby zakończyć rejestr inwentaryzacji
Po zakończeniu zliczania ilości magazynowych, należy zarejestrować je w systemie.
- Na stronie Lista rejestru inwentaryzacji wybierz rejestr, który chcesz zakończyć, a następnie wybierz akcję Edycja.
- Na skróconej karcie Wiersze wprowadź rzeczywistą zliczoną ilość w polu Ilość dla każdego wiersza.
- Dla zapasów z numerami seryjnymi lub numerami partii (pole wyboru Użyj śledzenia zapasu jest zaznaczone) wprowadź zliczone ilości w odpowiednich wierszach dla właściwych numerów seryjnych/partii zapasu. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Obsługa śledzenia zapasu podczas inwentaryzacji.
- Zaznacz pole wyboru Zarejestrowane w każdym wierszu.
- Po wprowadzeniu wszystkich danych dla danego rejestru, wybierz akcję Zakończ. Pole wyboru Zarejestrowane nie musi być zaznaczone we wszystkich wierszach.
Uwaga
Po zakończeniu rejestru inwentaryzacji, każdy wiersz jest przenoszony do wiersza powiązanego zlecenia inwentaryzacji, będącego jego dokładnym dopasowaniem. Aby dopasować wiersze, wartości w polach Nr zapasu, Kod wariantu, Kod lokalizacji i Kod pojemnika muszą być takie same w rejestrze i wierszach zlecenia.
W przypadku braku dopasowania wiersza zlecenia inwentaryzacji, jeśli pole wyboru Zezwalaj na rejestrowanie bez zamówienia jest zaznaczone, nowy wiersz zostanie wstawiony automatycznie, a także zostanie zaznaczone pole wyboru Zarejestrowane bez zamówienia w wierszu powiązanego zlecenia. W przeciwnym razie, wyświetli się komunikat o błędzie i proces zostanie anulowany.
Jeśli do wiersza zlecenia inwentaryzacji pasuje więcej niż jeden wiersz rejestru inwentaryzacji, wyświetli się komunikat o błędzie i proces zostanie anulowany. Jeśli, z jakiegoś powodu, w zleceniu inwentaryzacji znajdą się dwa identyczne wiersze, można użyć odpowiedniej funkcji, aby rozwiązać ten problem. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby znaleźć zduplikowane wiersze zlecenia inwentaryzacji.
Aby zakończyć zlecenie inwentaryzacji
Po zakończeniu rejestru inwentaryzacji, wartość pola Ilość zarejestrowana (podst. JM) zostanie zaktualizowana o zliczone (zarejestrowane) wartości i zostanie zaznaczone pole wyboru W rejestrze. Jeśli obliczona wartość różni się od ilości przewidywanej, różnica ta jest widoczna w polach Ilość korekty in-plus (podst. JM) oraz Ilość korekty in-minus (podst. JM).
Aby wyświetlić przewidywane ilości oraz zarejestrowane ilości dla zapasów z opcją śledzenia, wybierz kolejno akcje Wiersze i Wiersze śledzenia zapasu, aby wybrać różne widoki dla numerów seryjnych i numerów partii uwzględnianych w inwentaryzacji.
Można też wybrać akcję Różnica zleceń inwentaryzacji, aby wyświetlić różnice pomiędzy ilościami przewidywanymi a rzeczywistymi.
Aby znaleźć zduplikowane wiersze zlecenia inwentaryzacji
- Wybierz ikonę , wprowadź Zlecenia inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Otwórz zlecenie inwentaryzacji, dla którego chcesz wyświetlić zduplikowane wiersze.
- Wybierz akcję Pokaż zduplikowane wiersze.
Zostaną wyświetlone zduplikowane wiersze zlecenia inwentaryzacji, które można usunąć. Zachować można tylko jeden wiersz zawierający unikatowe wartości w polach Nr zapasu, Kod wariantu, Kod lokalizacji i Kod pojemnika.
Aby zaksięgować zlecenie inwentaryzacji
Po zakończeniu zlecenia inwentaryzacji i zmianie jego stanu na Zakończone, zlecenie można zaksięgować. Stan zlecenia inwentaryzacji można ustawić na Zakończone, jeśli następujące warunki są prawdziwe:
- Wszystkie powiązane rejestry inwentaryzacji mają stan Zakończone.
- Każdy wiersz zlecenia inwentaryzacji został zliczony w co najmniej jednym wierszu rejestru inwentaryzacji.
- Pola wyboru W wierszach rejestru i Przewidywana ilość (obliczona) zostały zaznaczone dla wszystkich wierszy zlecenia inwentaryzacji.
Wybierz ikonę
, wprowadź Zlecenia inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze.Wybierz zlecenie inwentaryzacji, które chcesz zakończyć, a następnie wybierz akcję Edycja.
Zarejestrowaną ilość można zobaczyć na stronie Zlecenie inwentaryzacji w polu Ilość zarejestrowana (podst. JM).
Wybierz akcję Zakończ.
Wartość pola Stan została zmieniona na Zakończone. Aby zmienić zlecenie, należy najpierw wybrać akcję Otwórz ponownie.
Aby zaksięgować zlecenie, wybierz akcję Księguj, a następnie przycisk OK.
Odpowiednie zapisy księgi zapasów zostały zaktualizowane o powiązane zapisy śledzenia zapasów.
Aby wyświetlić zaksięgowane zlecenia inwentaryzacji
Po zaksięgowaniu, zlecenie inwentaryzacji zostanie usunięte. Dokument można wyświetlić i ocenić jako zaksięgowane zlecenie inwentaryzacji, w tym rejestry inwentaryzacji i wprowadzone komentarze.
- Wybierz ikonę , wprowadź Zaksięgowane zlecenia inwentaryzacji, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Na stronie Zaksięgowane zlecenia inwentaryzacji wybierz zlecenie, które chcesz wyświetlić, a następnie wybierz akcję Widok.
- Aby wyświetlić listę powiązanych rekordów inwentaryzacji, wybierz akcję Rejestry.
Obsługa śledzenia zapasu podczas inwentaryzacji
Śledzenie zapasu dotyczy numerów seryjnych lub numerów partii, które przypisuje się zapasom. Podczas zliczania ilości zapasu przechowywanego w magazynie, na przykład w formie 10 różnych numerów partii, pracownik musi mieć możliwość rejestrowania ilości jednostek zapasu dla każdego numeru partii dostępnej w magazynie. Dodatkowe informacje na temat funkcjonalności śledzenia zapasów zamieszczono w artykule Praca z numerami seryjnymi i numerami partii.
Pole wyboru Użyj śledzenia zapasu w wierszach zlecenia inwentaryzacji zostanie automatycznie zaznaczone, jeśli dla zapasu ustawiono kod śledzenia zapasu. Pole to można zaznaczyć lub odznaczyć ręcznie.
Przykład - Przygotowywanie rejestru inwentaryzacji dla zapasu objętego śledzeniem
Należy uwzględnić inwentaryzację dla zapasu A, który jest przechowywany w magazynie jako dziesięć różnych numerów seryjnych.
W wierszu rejestru dla zapasu, zaznacz pole wyboru Użyj śledzenia zapasu.
W polu Numer seryjny wybierz pierwszy numer seryjnych z numerów istniejących w magazynie dla danego zapasu, a następnie wybierz przycisk OK.
Proceed to copy the line for the first item-tracked item to insert additional lines corresponding to the number of serial numbers that are stored in inventory.
Wybierz kolejno akcje Funkcje i Kopiuj wiersz.
Na stronie Kopiuj wiersz rejestru inwentaryzacji wprowadź 9 w polu Liczba kopii, a następnie wybierz przycisk OK.
W pierwszym kopiowanym wierszu w polu Numer seryjny wybierz kolejny numer seryjny dla zapasu.
Powtórz krok 5 dla pozostałych ośmiu numerów seryjnych, pamiętając o tym, aby nie zaznaczyć dwukrotnie tego samego numeru.
Wybierz akcję Drukuj, aby przygotować dokument, który zostanie użyty przez pracowników do zarejestrowania zliczonych ilości.
Należy zwrócić uwagę, że raport Rejestr inwentaryzacji zawiera dziesięć wierszy dla zapasu A, jeden wiersz dla każdego numeru seryjnego.
Przykład - Rejestrowanie i księgowanie obliczonych różnic dla numeru partii
Zapas podlegający śledzeniu jest przechowywany w magazynie z numerem seryjnym „LOT”.
Przewidywane zapasy:
| Nr partii | Ilość |
|---|---|
| PARTIA1001 | 80 |
| PARTIA1003 | 30 |
| PARTIA1006 | 10 |
| Razem | 120 |
Zarejestrowane ilości:
| Nr partii | Ilość |
|---|---|
| PARTIA1001 | 80 |
| PARTIA0002 | 12 |
| PARTIA1003 | 20 |
| PARTIA1006 | 10 |
| Razem | 112 |
Ilości do zaksięgowania:
| Nr partii | Ilość przewidywana | Ilość zarejestrowana | Ilość do księgowania |
|---|---|---|---|
| PARTIA1001 | 80 | 80 | 0 |
| PARTIA1002 | 0 | 12 | +12 |
| PARTIA1003 | 30 | 20 | -10 |
| PARTIA1006 | 10 | 0 | -10 |
| Razem | 120 | 112 | -8 |
Na stronie Zlecenie inwentaryzacji pole Ilość ujemna (podst. JM) będzie zawierać wartość 8. Dla wiersza zamówienia, strona Lista śledzenia zapasu inwentaryzacji będzie zawierać ilości dodatnie lub ujemne dla poszczególnych numerów partii.
Dokumenty zapasów
Poniższe typy dokumentów są przydatne w zarządzaniu magazynem:
- Przyjęcia zapasów mogą zostać wykorzystane, aby rejestrować korekty zapasów in-plus na podstawie jakości, ilości i kosztu.
- Wydania zapasów mogą zostać wykorzystane, aby odpisać brakujące lub uszkodzone towary.
W nagłówku można w dowolnym momencie wydrukować te dokumenty, zwolnić je i otworzyć ponownie oraz przypisać wartości wspólne takie jak wymiary. Zaksięgowane dokumenty można ponownie wydrukować na stronach Zaksięgowane przyjęcie zapasów oraz Zaksięgowane wydanie zapasów.
Uwaga
Zanim będzie można skorzystać z dokumentów, należy określić serię numeracji, która zostanie użyta do stworzenia ich identyfikatorów. Dodatkowe informacje zamieszczono w następnej sekcji.
Aby skonfigurować numerację dokumentów zapasów
W poniższej procedurze opisano jak ustawić numerację dokumentów zapasów.
- Wybierz ikonę , wprowadź Ustawienia zapasów, a następnie wybierz powiązane łącze.
- Na skróconej karcie Numeracja określ serię numeracji dokumentów w poniższych polach:
- Seria numeracji przyjęcia zapasów
- Seria numeracji zaksięgowanego przyjęcia zapasów
- Seria numeracji wydania zapasów
- Seria numeracji zaksięgowanego wydania zapasów
Aby utworzyć i zaksięgować dokument zapasów
W poniższej procedurze pokazano, w jaki sposób utworzyć, wydrukować i zaksięgować przyjęcie zapasów. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku wydań zapasów.
- Wybierz ikonę , wprowadź Przyjęcia zapasów, a następnie wybierz powiązane łącze.
- W nagłówku strony Przyjęcie zapasów wybierz pole Kod lokalizacji, a następnie wypełnij odpowiednio pozostałe pola.
- Na skróconej karcie Wiersze w polu Zapas wybierz zapas magazynowy. W polu Ilość wprowadź ilość dodawanych zapasów.
- Aby wydrukować raport Przyjęcie zapasów, wybierz akcję Drukuj na stronie Przyjęcie zapasów.
Poniżej wymienione funkcje są dostępne na stronie Przyjęcie zapasów:
- Wybierz akcję Zwolnij lub Otwórz ponownie, aby ustawić stan dla następnego etapu procesu
- Wybierz akcję Księguj, aby zaksięgować przyjęcie zapasów lub akcję Księguj i drukuj, aby zaksięgować przyjęcie i wydrukować raport testowy
Drukowanie dokumentów zapasów
Wybór jednej z poniższych opcji w polu Użycie na stronie Wybór raportów - zapasy pozwala określić raporty, które należy wydrukować na różnych etapach:
- Przyjęcia zapasów
- Wydania zapasów
- Zaksięgowane przyjęcie zapasów
- Zaksięgowane wydanie zapasów
Uwaga
Dostępne raporty mogą różnić się w zależności od lokalizacji kraju. Podstawowa wersja aplikacji nie zawiera żadnego układu.
Zobacz też
Zliczanie, korekta i podział zapasów przy pomocy dzienników
Praca z numerami seryjnymi i numerami partii
Zapasy
Zarządzanie magazynem
Sprzedaż
Zakup
Praca z Business Central