Konfigurowanie kontaktów
Podczas tworzenia kontaktów można wprowadzić specjalne informacje, takie jak branża, do której należy kontakt czy rodzaj współpracy z tym kontaktem.
Przed utworzeniem kontaktów i zarejestrowaniem szczegółów dotyczących rodzaju współpracy, należy ustawić kody, które będą wykorzystywane do przypisania informacji do firm i osób kontaktowych. Kody mogą być tworzone dla grup korespondencyjnych, branż, rodzajów współpracy, źródeł internetowych, poziomów organizacyjnych i zakresów obowiązków. Można je ustawić wybierając akcję Nowy podczas przeglądania list z kartoteki kontaktu.
Dzięki skonfigurowaniu takich informacji, tworzenie kontaktów jest znacznie lepiej zorganizowane, a możliwość znalezienia wszystkich kontaktów w oparciu o określoną grupę bardziej efektywna. Każda grupa w firmie będzie w stanie odnaleźć te informacje, co sprawi, że komunikacja z kontaktami będzie bardziej efektywna.
Aby przypisać branże do kontaktu
Branże są używane do wskazania rodzaju branży, do której należą kontakty, na przykład branża detaliczna lub motoryzacyjna.
Uwaga
Jest to możliwe tylko dla kontaktów typu Firma.
Kod branży określa typ lub kategorię grupy, np. ADVERT dla reklamy lub PRESS dla telewizji i radia. Może istnieć kilka kodów branży. Aby zdefiniować branże, należy użyć strony Branże.
- Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
- Wybierz akcję Firma, a następnie wybierz akcję Branże. Otworzy się strona Branże kontaktu.
- W polu Kod branży wybierz branżę, którą chcesz przypisać.
Kroki te należy powtórzyć, aby przypisać żądaną liczbę branż. Można również przypisać branże z listy kontaktów, postępując według tej samej procedury.
Liczba branż, które zostały przypisane do danego kontaktu, jest wyświetlana w polu Liczba branż w sekcji Segmentacja na stronie Kartoteka kontaktu.
Po przypisaniu branż do kontaktów, można wykorzystać te informacje podczas wybierania kontaktów do segmentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dodawanie kontaktów do segmentów.
Aby przypisać grupy korespondencyjne do kontaktu
Można użyć grup korespondencyjnych do identyfikacji grup kontaktów, które powinny otrzymywać te same informacje. Można na przykład utworzyć grupę korespondencyjną dla kontaktów, do których ma zostać wysłane powiadomienie o przeprowadzce biura lub grupę do wysyłania upominków świątecznych.
Kod grupy korespondencyjnej określa typ lub kategorię grupy, np. MOVE dla przeprowadzki biura lub GIFT dla upominków świątecznych. Może istnieć kilka kodów branży. Aby zdefiniować branże, należy użyć strony Grupy korespondencyjne.
- Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
- Wybierz akcję Grupy korespondencyjne. Otworzy się strona Grupy koresp. dla kontaktu.
- W polu Kod grupy korespondencyjnej wybierz grupę korespondencyjną, którą chcesz przypisać.
Kroki te należy powtórzyć, aby przypisać żądaną liczbę grup korespondencyjnych. Można również przypisać grupy korespondencyjne z listy kontaktów, postępując według tej samej procedury.
Liczba grup korespondencyjnych, które zostały przypisane do danego kontaktu, jest wyświetlana w polu Liczba grup koresponden. w sekcji Segmentacja na stronie Kartoteka kontaktu.
Po przypisaniu grup korespondencyjnych do kontaktów, można wykorzystać te informacje podczas wybierania kontaktów do segmentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dodawanie kontaktów do segmentów.
Aby zdefiniować alternatywny adres kontaktu
Można przypisać alternatywny adres, pod który kontakt chce czasami otrzymywać pocztę i informacje, na przykład adres domku letniskowego. Można również przypisać jeden lub kilka zakresów dat do każdego alternatywnego adresu, który został wprowadzony dla kontaktów, aby określić, kiedy obowiązuje każdy z nich.
Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
Wybierz akcję Adres alternatywny, a następnie wybierz akcję Kartoteka.
Aby ustawić, że adres alternatywny obowiązuje w określonym okresie, wybierz akcję Zakres dat.
Na stronie Lista alt. adresów kontaktu wprowadź nowy alternatywny adres i wypełnij pola na stronie Alternatywny adres kontaktu.
Kroki te należy powtórzyć, aby przypisać żądaną liczbę alternatywnych adresów. Dla każdego alternatywnego adresu może zaistnieć potrzeba określenia jednego lub kilku zakresów dat.
Aby przypisać zakresy obowiązków do kontaktów
Można dodać informacje na temat zakresu obowiązków osób kontaktowych, aby wskazać, za co dana osoba kontaktowa jest odpowiedzialna w firmie, np. IT, zarządzanie lub produkcja. Informacje te można wykorzystać przy wprowadzaniu informacji o kontaktach.
Uwaga
Jest to możliwe tylko dla kontaktów typu Osoba.
Kod zakresu obowiązków określa typ lub kategorię pracy, takie jak MARKETING czy ZAKUPY. Może istnieć kilka kodów zakresu obowiązków. Aby zdefiniować zakres obowiązków, należy użyć strony Zakresy obowiązków.
- Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
- Wybierz akcję Osoba, a następnie wybierz akcję Zakresy obowiązków. Otworzy się strona Zakresy obowiązków kontaktu.
- W polu Kod zakresu obowiązków wybierz zakres obowiązków, który chcesz przypisać.
Kroki te należy powtórzyć, aby przypisać żądaną liczbę zakresów obowiązków. Można również przypisać zakresy obowiązków z listy kontaktów, postępując według tej samej procedury.
Liczba zakresów obowiązków, które zostały przypisane do danego kontaktu, jest wyświetlana w polu Liczba zakresów obowiązków w sekcji Segmentacja na stronie Kontakt.
Po przypisaniu zakresów obowiązków do kontaktów, można wykorzystać te informacje podczas wybierania kontaktów do segmentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dodawanie kontaktów do segmentów.
Aby przypisać poziomy organizacyjne do kontaktów
Można zastosować poziomy organizacyjne dla kontaktów, aby określić, jaką pozycję zajmują w firmie, np. ścisłe kierownictwo. Informacje te można wykorzystać przy wprowadzaniu informacji o kontaktach.
Uwaga
Jest to możliwe tylko dla kontaktów typu Osoba.
Kod szczebla organizacyjnego określa rodzaj lub kategorię poziomu organizacyjnego, takiego jak CEO czy CFO. Może istnieć kilka kodów szczebli organizacyjnych. Aby zdefiniować poziom organizacyjny, należy użyć strony Poziomy organizacyjne.
- Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
- W polu Poziomy organizacyjne wybierz kod, który chcesz przypisać.
Po przypisaniu poziomów organizacyjnych do kontaktów można wykorzystać te informacje do tworzenia segmentów.
Po przypisaniu zakresów obowiązków do kontaktów można wykorzystać te informacje podczas wybierania kontaktów do segmentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dodawanie kontaktów do segmentów.
Aby przypisać źródła internetowe do kontaktu
Można korzystać z internetowych źródeł informacji o firmach kontaktowych w celu identyfikowania, np. wyszukiwarek i stron internetowych dostępnych w internecie, które można wykorzystywać do wyszukiwania informacji o kontaktach. Podczas przypisywania źródeł internetowych określa się, z której wyszukiwarki i z którego szukanego wyrazu aplikacja będzie korzystać w celu znalezienia żądanych informacji.
Uwaga
Jest to możliwe tylko dla kontaktów typu Firma.
Przypisując źródła internetowe, określa się, która wyszukiwarka i który szukany wyraz będzie użyty przez aplikację do znalezienia żądanych informacji.
- Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
- Wybierz akcję Firma, a następnie wybierz akcję Źródła internetowe. Otworzy się strona Źródła internet. dla kontaktu.
- W polu Kod źródłowy w sieci Web wybierz źródło internetowe, które chcesz przypisać.
- W polu Szukany wyraz wprowadź szukany wyraz, który chcesz wykorzystać do znalezienia informacji.
Kroki te należy powtórzyć, aby przypisać żądaną liczbę źródeł internetowych.
Aby przypisać rodzaj współpracy do kontaktu
Rodzaje współpracy można wykorzystać do wskazania relacji biznesowych z kontaktami, na przykład z potencjalnym klientem, bankiem, konsultantem, dostawcą usług itd.
Uwaga
Jest to możliwe tylko dla kontaktów typu Firma.
- Otwórz odpowiednią kartotekę kontaktu.
- Wybierz akcję Firma, a następnie wybierz akcję Rodzaje współpracy.
- Na stronie Rodzaje współpracy kontaktu, w polu Kod rodzaju współpracy wybierz rodzaj współpracy, który chcesz przypisać.
Kroki te należy powtórzyć, aby przypisać żądaną liczbę rodzajów współpracy.
Liczba rodzajów współpracy, które zostały przypisane do danego kontaktu, jest wyświetlana w polu Liczba rodzajów współpracy w sekcji Segmentacja na stronie Kontakt.
Po przypisaniu rodzajów współpracy do kontaktów, można wykorzystać te informacje podczas wybierania kontaktów do segmentów. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Dodawanie kontaktów do segmentów.
Automatyczne kopiowanie określonych informacji z firm kontaktowych do osób kontaktowych
Niektóre informacje dotyczące firm kontaktowych są takie same jak informacje dotyczące osób kontaktowych pracujących w tych firmach, np. szczegóły adresu. Na skróconej karcie Dziedziczenie na stronie Ustawienia marketingu można określić, które pola kartoteki kontaktu dla firmy są kopiowane do kartoteki kontaktu dla osoby za każdym razem, gdy tworzona jest osoba kontaktowa dla firmy kontaktowej.
Gdy jedno z tych pól w kartotece firmy kontaktowej zostanie zmodyfikowane, te same pola zostaną aktualizowane w kartotece osoby kontaktowej, chyba że pole w kartotece osoby kontaktowej zmodyfikowano ręcznie.
Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie kontaktów.
Korzystanie ze wstępnie zdefiniowanych wartości domyślnych dla nowych kontaktów
Można skonfigurować aplikację tak, aby automatycznie przypisywała określony kod języka, kod regionu, kod sprzedawcy i kod kraju/regionu jako wartość domyślną dla każdego nowo utworzonego kontaktu. Można również wprowadzić domyślny kod cyklu sprzedaży, który aplikacja automatycznie przypisze do każdej nowo utworzonej szansy sprzedaży. Konfiguruje się to na skróconej karcie Wart. domyślne na stronie Ustawienia marketingu.
Dziedziczenie pól nadpisuje wartości domyślne, które zostały ustawione. Na przykład, jeżeli jako język domyślny ustawiono angielski, lecz językiem firmy kontaktowej jest niemiecki, aplikacja automatycznie przypisze niemiecki jako kod języka dla osób kontaktowych zarejestrowanych dla tej firmy.
Synchronizacja kontaktów z nabywcami, dostawcami i kontami bankowymi
W celu zsynchronizowania kartoteki kontaktu z połączoną kartoteką nabywcy, kartoteką dostawcy lub kartoteką konta bankowego, należy wypełnić odpowiednie pole w sekcji Kod rodzaju współpracy dla na skróconej karcie Interakcje na stronie Ustawienia marketingu.
Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Synchronizacja kontaktów z nabywcami, dostawcami i kontami bankowymi.
Wyszukiwanie zduplikowanych kontaktów
Aplikację można ustawić w taki sposób, aby automatycznie wyszukiwała duplikaty za każdym razem, gdy tworzony jest kontakt. Drugą dostępną opcją jest ręczne wyszukiwanie duplikatów po utworzeniu kontaktów. Można także skonfigurować aplikację tak, aby automatycznie aktualizowała łańcuchy wyszukiwania za każdym razem, gdy modyfikowane są dane kontaktowe lub tworzony jest kontakt. Można określić wartość procentową poziomu podobieństwa wyszukiwania, czyli procent identycznych ciągów, które muszą mieć dwa kontakty, aby można je było uznać za duplikaty. Konfiguruje się to na skróconej karcie Duplikaty na stronie Ustawienia marketingu.
Po znalezieniu zduplikowanego kontaktu, można użyć strony Scalaj duplikat, aby scalić go z istniejącym kontaktem, który ma zostać zachowany. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Scalanie zduplikowanych rekordów.
Zobacz też
Zarządzanie kontaktami
Tworzenie kontaktów
Zarządzanie szansami sprzedaży
Praca z Business Central