Konfigurowanie elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
Wysyłanie i przyjmowanie dokumentów biznesowych drogą elektroniczną jest alternatywą dla przesyłania ich w formie załączników w wiadomości email. Dokument elektroniczny to plik zgodny ze standardem, reprezentujący dokument biznesowy, taki jak faktura dostawcy, który może być odebrany i skonwertowany na fakturę zakupu w Business Central. Wymiana dokumentów elektronicznych między dwoma partnerami handlowymi jest wykonywana przez zewnętrznego dostawcę usługi wymiany dokumentów. Podstawowa wersja Business Central obsługuje wysyłanie i odbieranie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL, który jest obsługiwany przez największych dostawców usług wymiany dokumentów. Usługa wymiany dokumentów jest domyślnie skonfigurowana i gotowa do użycia w firmie.
Zewnętrzna usługa OCR (Optical Character Recognition) tworzy dokumenty elektroniczne z plików PDF lub obrazów, które można przekonwertować w rekordy dokumentów w Business Central, tak jak dokumenty elektroniczne PEPPOL. Na przykład, otrzymując fakturę od swojego dostawcy w formacie PDF, można wysłać ją do usługi OCR poprzez stronę Dokumenty przychodzące. Po kilku sekundach system zwróci plik w formie elektronicznej faktury, którą można przekonwertować w fakturę zakupu dla dostawcy. Jeśli plik jest wysyłany do usługi OCR przez email, system automatycznie stworzy nowy rekord przychodzącego dokumentu, gdy odczytany dokument wraca do nadawcy.
Format dokumentu elektronicznego PEPPOL skonfigurowano tak, aby umożliwić wysyłanie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL. Najpierw należy jednak wprowadzić dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, nabywcach, zapasach i jednostkach miary. Te informacje są używane w celach identyfikacji partnerów biznesowych i zapasów podczas konwersji danych w polach w Business Central na elementy wychodzącego pliku dokumentu. Na koniec, na stronie Format dokumentu elektronicznego należy wybrać format dokumentów, dla każdego nabywcy, do którego będą wysyłane elektroniczne dokumenty PEPPOL. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wysyłanie dokumentów elektronicznych.
Definicje schematu wymiany danych PEPPOL - faktura oraz PEPPOL - faktura korygująca są domyślnie skonfigurowane, aby umożliwić odbieranie faktur elektronicznych i faktur korygujących w formacie PEPPOL. Najpierw należy jednak wprowadzić dane podstawowe, takie jak informacje o firmie, dostawcach, zapasach i jednostkach miary. Danych używa się do identyfikacji partnerów biznesowych i zapasów podczas konwersji danych na elementy z pliku przychodzącego na wartości pól w Business Central. Na koniec, należy wybrać definicję wymiany danych ze stronyDokumenty przychodzące, dla każdego elektronicznego dokumentu przychodzącego, który ma zostać skonwertowany na dokument zakupu w Business Central.
Definicja schematu wymiany danych OCR - faktura jest domyślnie skonfigurowana, pozwalając na odbiór dokumentów elektronicznych generowanych przez usługę OCR. Aby otrzymywać dokumenty, na przykład faktury, w formie dokumentu elektronicznego OCR należy skonfigurować dane główne, a następnie przetworzyć dokument, tak samo jak odbierane dokumenty elektroniczne PEPPOL. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z OCR w celu konwersji plików PDF i plików obrazu w dokumenty elektroniczne.
Zanim wysyłanie i odbieranie stanie się dostępne, należy uruchomić domyślnie skonfigurowaną usługę wymiany dokumentów i usługę OCR. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie usługi wymiany dokumentów.
Temat zawiera następujące procedury:
- Aby skonfigurować elektroniczne wysyłanie i odbieranie dokumentów w firmie
- Aby skonfigurować księgowanie VAT podczas elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
- Aby skonfigurować kraje/regiony do elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
- Aby skonfigurować zapasy do elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
- Aby skonfigurować jednostki miary do elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
- Aby skonfigurować nabywców do elektronicznego wysyłania dokumentów
- Aby wybrać format dokumentu elektronicznego PEPPOL do elektronicznego wysyłania dokumentów
- Aby skonfigurować dostawców do elektronicznego odbierania dokumentów
- Aby wybrać definicję schematu wymiany danych PEPPOL - faktura do elektronicznego odbierania dokumentów
- Aby skonfigurować konto K/G do użycia w nowych wierszach faktury zakupu dla nieidentyfikowalnych zapasów i nie-zapasów
Aby skonfigurować elektroniczne wysyłanie i odbieranie dokumentów w firmie
W polu Szukaj wprowadź Dane firmy, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na skróconej karcie Ogólne wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis GLN W polu należy określić firmę.
Na przykład, podczas wysyłania elektronicznych faktur w formacie PEPPOL, wartość w polu jest używana do wypełnienia elementu Identyfikator punktu końcowego w węźle Strona dostawcy księgowania. Liczba jest oparta o standard GS1 zgodny z ISO 6523.NIP W polu należy określić NIP firmy. Centrum kompetencyjne Jeśli w firmie skonfigurowano centrum kompetencyjne należy pamiętać o wypełnieniu pola Kod kraju/regionu.
Aby skonfigurować księgowanie VAT podczas elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Ustawienia księgowe VAT, a następnie wybierz odpowiednie łącze.
Dla każdego wiersza ustawień księgowych VAT używanych dla dokumentów elektronicznych, pola należy wypełnić zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis Kategoria podatkowa W polu należy określić kategorię podatkową.
Na przykład, podczas wysyłania elektronicznych faktur w formacie PEPPOL, wartość w polu jest używana do wypełnienia elementu Naliczony podatek w węźle Strona dostawcy księgowania. Liczba jest oparta o standard UNCL5305.
Aby skonfigurować kraje/regiony do elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Kraj/region, a następnie wybierz powiązane łącze.
Dla każdego kraju/regionu, z którym będą wymieniane dokumenty należy wypełnić pole zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis System podatku VAT W polu należy określić organ, który wydaje NIP obowiązujący w danym kraju/regionie, wykorzystywany w korespondencji elektronicznej.
Na przykład, podczas wysyłania elektronicznych faktur w formacie PEPPOL, wartość w polu jest używana do wypełnienia atrybutu Identyfikator systemu, elementu Identyfikator punktu końcowego w węźle Strona dostawcy księgowania i Strona nabywcy księgowania.
Pole System podatku VAT jest używane tylko jeśli pole GLN, na stronie Dane firmy, pozostało puste. Uwaga: Wartość w polu Kod na stronie Kraje/Regiony musi być zgodna z ISO 3166-1:Alpha2.
Aby skonfigurować zapasy do elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Zapasy, a następnie wybierz odpowiednie łącze.
Dla każdego zapasu sprzedawanego lub kupowanego w dokumentach elektronicznych, pole należy wypełnić zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis GTIN Określa zapas w połączeniu z elektronicznym wysyłaniem i odbieraniem dokumentów. Dla formatu PEPPOL, pole wykorzystywane jest w następujący sposób:
Jeśli w atrybucie Identyfikator systemu elementu StandardItemIdentification/ID wybrano GTIN, element jest mapowany do pola GTIN w kartotece zapasu.
Aby skonfigurować jednostki miary do elektronicznego wysyłania i odbierania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Jednostki miary, a następnie wybierz powiązane łącze.
Dla każdej jednostki miary używanej dla zapasów w dokumentach elektronicznych, pole należy wypełnić zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis Międzynarodowy kod standardowy Określa kod jednostki miary wyrażony zgodnie ze standardem UNECERec20 w połączeniu z wysyłaniem dokumentów elektronicznych.
Na przykład, podczas wysyłania elektronicznych faktur w formacie PEPPOL, wartość w polu jest używana do wypełnienia atrybutu Kod jednostki elementu Księgowana ilość w węźle Księgowany wiersz. Uwaga: Jeśli pole Jednostka miary w wierszu sprzedaży jest puste, zostaje domyślnie wstawiona wartość UNECERe20 dla "Elementu" (H87). Dodatkowe informacje i listę odpowiednich kodów jednostek miary zamieszczono w artykule Rekomendacja nr 20 - Jednostki miary używane w handlu międzynarodowym.
Aby skonfigurować nabywców do elektronicznego wysyłania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Nabywcy, a następnie wybierz odpowiednie łącze.
Dla każdego nabywcy, do którego wysyłane będą dokumenty elektroniczne, pola należy wypełnić zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis GLN W polu należy określić nabywcę.
Na przykład, podczas wysyłania elektronicznych faktur w formacie PEPPOL, wartość w polu jest używana do wypełnienia elementu Identyfikator punktu końcowego w węźle Strona nabywcy księgowania, w pliku. Liczba jest oparta o standard GS1 zgodny z ISO 6523.
Jeśli pole GLN pozostało puste, wykorzystana zostaje wartość w polu NIP.NIP W polu należy określić NIP nabywcy. Tip: Aby użyć usługi sieci Web weryfikującej istnienie numeru NIP w krajowym rejestrze firm, należy wybrać przycisk DrillDown w lokalnych, obsługiwanych wersjach systemu. Centrum kompetencyjne Jeśli u nabywcy skonfigurowano centrum kompetencyjne należy pamiętać o wypełnieniu pola Kod kraju/regionu. Dla każdego nabywcy można skonfigurować preferowaną metodę wysyłania dokumentów sprzedaży. Dzięki tej opcji, wysyłki nie trzeba definiować za każdym razem, gdy wysyła się dokumenty do danego nabywcy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.
Aby wybrać format dokumentu elektronicznego PEPPOL do elektronicznego wysyłania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Profile wysyłania dokumentów, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz istniejący profil wysyłania dokumentów lub stwórz nowy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.
Na stronie Profil wysyłania dokumentów wybierz Format elektroniczny, zaznacz wiersz dla PEPPOL, a następnie wybierz OK.
W polu Dokument elektroniczny, zaznacz Tak (poprzez usługę wymiany danych).
NOTE
Business Central automatycznie wykrywa czy dokument jest fakturą czy faktura korygującą i stosuje odpowiedni format PEPPOL.
Aby profil wysyłania dokumentów był wykorzystywany dla wszystkich nabywców, zaznacz pole wyboru Domyślny, na skróconej karcie Ogólne. Aby był on wykorzystywany tylko dla określonych nabywców, wypełnij pole Profil wysyłania dokumentów w kartotece danego nabywcy. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie profili wysyłania dokumentów.
Można teraz wysłać dokument elektroniczny zawierający przekonwertowane dane. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Wysyłanie dokumentów elektronicznych.
Aby skonfigurować dostawców do elektronicznego odbierania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Dostawcy, a następnie wybierz powiązane łącze.
Należy wypełnić pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli, dla każdego dostawcy, od którego odbierane będą dokumenty elektroniczne.
Pole Opis GLN W polu należy określić dostawcę.
Na przykład, podczas wysyłania elektronicznych faktur w formacie PEPPOL, wartość w polu jest używana do wypełnienia elementu Identyfikator punktu końcowego w węźle Strona dostawcy księgowania. Liczba jest oparta o standard GS1 zgodny z ISO 6523.
Jeśli pole GLN pozostało puste, wykorzystana zostaje wartość w polu NIP.NIP W polu należy wprowadzić NIP dostawcy. Porada: Aby użyć usługi sieci Web weryfikującej istnienie numeru NIP w krajowym rejestrze firm, należy wybrać przycisk DrillDown w lokalnych, obsługiwanych wersjach systemu. Centrum kompetencyjne Jeśli u dostawcy skonfigurowano centrum kompetencyjne, należy pamiętać o wypełnieniu pola Kod kraju/regionu.
Aby wybrać definicję schematu wymiany danych PEPPOL - faktura do elektronicznego odbierania dokumentów
W polu Szukaj wprowadź Dokumenty przychodzące i wybierz odpowiednie łącze.
W wierszu dokumentu elektronicznego, który chcesz odebrać i przekonwertować, wybierz pole Typ wymiany danych, a następnie wybierz PEPPOLINVOICE.
Jeśli otrzymywanym dokumentem jest faktura korygująca wybierz PEPPOLCREDITMEMO.
Możesz teraz otrzymać dokument elektroniczny, uruchamiając proces konwersji danych na stronie Dokumenty przychodzące. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Odbieranie i konwersja dokumentów elektronicznych.
Aby skonfigurować konto K/G do użycia w nowych wierszach faktury zakupu dla nieidentyfikowalnych zapasów i nie-zapasów
W polu Szukaj wprowadź Ustawienia zakupów i zobowiązań, a następnie wybierz odpowiednie łącze.
Na skróconej karcie Domyślne konta wypełnij pola zgodnie z opisem w poniższej tabeli.
Pole Opis Konto K/G dla wierszy bez zapasów Określa konto K/G, które jest automatycznie wstawione w wiersze zakupu tworzone z dokumentu elektronicznego jeśli wiersz dokumentu przychodzącego nie zawiera rozpoznawalnego zapasu. Każdy wiersz dokumentu przychodzącego, który nie posiada numeru GTIN ani numeru zapasu dostawcy, zostanie skonwertowany na wiersz zakupu typu Konto G/L, a pole Nr w wierszu zakupu będzie zawierać konto wybrane w polu Konto G/L dla wierszy bez zapasów.
Jeśli pole Konto K/G dla wierszy bez zapasów pozostanie puste, a dokument przychodzący zawiera wiersze bez rozpoznawanych zapasów, dokument zakupu nie zostanie utworzony. Wyświetli się komunikat o błędzie, informujący użytkownika o konieczności wypełnienia pola Konto K/G dla wierszy bez zapasów przed zakończeniem zadania.
Zobacz powiązane szkolenie na platformie Microsoft Learn
Zobacz też
Elektroniczna wymiana danych Sprzedaż dotycząca faktury Rejestrowanie pakietów