Korzystanie z OCR w celu konwersji plików PDF i plików obrazu w dokumenty elektroniczne

Zewnętrzna usługa OCR (Optyczne rozpoznawanie znaków) może tworzyć dokumenty elektroniczne z plików PDF lub obrazów otrzymanych od partnerów handlowych. Dokumenty utworzone w ten sposób mogą zostać przekonwertowane na rekordy dokumentów w Business Central. Na przykład, otrzymując fakturę od swojego dostawcy w formacie PDF, można wysłać ją do usługi OCR poprzez stronę Dokumenty przychodzące. Opisano to w pierwszej procedurze.

Alternatywnie, zamiast wysyłania pliku ze strony Dokumenty przychodzące, można wysłać go do usługi OCR za pomocą poczty e-mail. Po otrzymaniu z powrotem dokumentu elektronicznego, automatycznie zostanie utworzony powiązany rekord dokumentu przychodzącego. Opisano to w drugiej procedurze.

Po kilku sekundach, usługa OCR zwróci plik w formie elektronicznej faktury, którą można przekonwertować w fakturę zakupu dla dostawcy. Opisano to w trzeciej procedurze.

Ponieważ OCR opiera się na metodzie rozpoznawania optycznego, usługa może popełnić błąd i źle zinterpretować znaki w plikach obrazów lub PDF, na przykład, jeśli dokumenty danego dostawcy są przetwarzane po raz pierwszy. Usługa OCR może nie odczytać logo firmy jako nazwy dostawcy lub źle odczytać pełną kwotę na przyjęciu ze względu na układ dokumentu. Aby zapobiec ponownemu pojawianiu się tych błędów, można je poprawić w osobnej wersji strony Dokument przychodzący. Następnie, należy wysłać poprawne wersje z powrotem do usługi OCR, aby nauczyć ją poprawnego interpretowania określonych znaków podczas następnego przetwarzania dokumentów PDF i obrazów danego dostawcy. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby nauczyć usługę OCR unikania błędów.

Przepływ plików przyjmowanych i wysyłanych przez usługę OCR jest przetwarzany przez dedykowany zapis kolejki zleceń, tworzony automatycznie podczas uruchamiania powiązanego połączenia usług. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Konfigurowanie dokumentów przychodzących.

Aby wysłać plik obrazu lub PDF ze strony Dokumenty przychodzące do usługi OCR

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.

2. Utwórz nowy rekord dokumentu przychodzącego i załącz plik. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

3. Na stronie Dokumenty przychodzące wybierz przynajmniej jeden wiersz, a następnie wybierz akcję Wyślij do kolejki zleceń.

   Wartość w polu Stan OCR zmieni się na Gotowa. Załączony plik obrazu lub PDF zostanie wysłany do usługi OCR przez kolejkę zleceń, zgodnie z harmonogramem, pod warunkiem, że nie pojawiły się żadne błędy.

4. Alternatywnie, wybierz przynajmniej jeden wiersz ze strony Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz akcję Wyślij do usługi OCR.

Wartość w polu Stan OCR zmieni się na Wysłano, pod warunkiem, że nie pojawiły się żadne błędy.

Aby wysłać plik obrazu lub PDF do usługi OCR za pomocą poczty e-mail

Pliki PDF i obrazy można wysłać do usługi OCR w formie załączników do wiadomości e-mail za pomocą aplikacji obsługującej pocztę e-mail użytkownika. Informacje na temat adresu e-mail, na który należy wysyłać wiadomości, można znaleźć na stronie dostawcy usług OCR.

Ponieważ nie istnieje żaden rekord dokumentu przychodzącego dla pliku, nowy rekord zostanie automatycznie utworzony na stronie Dokumenty przychodzące po otrzymaniu nowopowstałego dokumentu elektronicznego z usługi OCR. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Tworzenie rekordów dokumentów przychodzących.

Uwaga

Jeśli użytkownik używa telefonu lub tabletu, plik może zostać wysłany do usługi OCR niezwłocznie po sfotografowaniu dokumentu, lub można bezpośrednio stworzyć dokument przychodzący. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby utworzyć rekord dokumentu przychodzącego poprzez zrobienie zdjęcia.

Aby przyjmować dokumenty elektroniczne otrzymane z usługi OCR

Dokument elektroniczny utworzony przez usługę OCR z pliku obrazu lub PDF, uruchamiany podczas konfiguracji usługi OCR, jest automatycznie przyjmowany przez zapis kolejki zleceń na stronie Dokumenty przychodzące.

Jeśli kolejka zleceń nie jest używana lub ukończony dokument OCR ma zostać wysyłany wcześniej niż zaplanowano w harmonogramie kolejki zleceń, należy wybrać przycisk Odbierz z usługi OCR. Wybranie przycisku spowoduje przyjęcie wszystkich dokumentów ukończonych przez usługę OCR.

Uwaga

Jeśli konfiguracja usługi OCR wymaga ręcznej weryfikacji przetwarzanych dokumentów, pole Stan OCR będzie zawierać opcję Oczekuje na weryfikację. W takim wypadku należy zalogować się na stronie internetowej usługi OCR i ręcznie zweryfikować dokument OCR.

1. W polu Stan OCR wybierz hiperłącze Oczekuje na weryfikację.

2. Na stronie internetowej usługi OCR, zaloguj się do konta użytkownika, używając swoich danych logowania usługi OCR. Są to dane logowania, których używa się podczas konfiguracji usługi. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby skonfigurować usługę OCR.

   Następnie zostaną wyświetlone informacje o dokumencie OCR, które pokażą zarówno zawartość źródłową pliku obrazu lub PDF, jak i ukończone wartości pól OCR.

3. Sprawdź poszczególne wartości pól i ręcznie edytuj lub wprowadź wartości w polach oznaczonych przez usługę OCR jako niepewne.

4. Wybierz przycisk OK. Proces OCR zostanie zakończony, a ukończony dokument elektroniczny zostanie wysłany na stronę Dokumenty przychodzące w Business Central, zgodnie z harmonogramem kolejki zleceń.

5. Powtarzaj krok 4 dla każdego innego dokumentu OCR oczekującego na weryfikację.

Można teraz przystąpić do tworzenia rekordów dokumentów dla otrzymanych dokumentów elektronicznych w Business Central. Można to zrobić ręcznie lub automatycznie. Dodatkowe informacje zamieszczono w następnej procedurze. Można również połączyć nowy rekord dokumentu przychodzącego z już istniejącymi, zaksięgowanymi lub niezaksięgowanymi dokumentami w taki sposób, aby plik źródłowy był łatwo dostępny z Business Central. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Przetwarzanie dokumentów przychodzących.

Aby utworzyć fakturę zakupu z dokumentu elektronicznego przyjętego z usługi OCR

Następująca procedura opisuje jak utworzyć rekord faktury zakupu z faktury dostawcy otrzymanej z usługi OCR w formie dokumentu elektronicznego. Procedura może być również wykorzystana do utworzenia, na przykład wiersza dziennika głównego z przyjęcia wydatku lub zamówienia zwrotu sprzedaży z nabywcy.

Uwaga

Pola Opis oraz Nr w wierszach utworzonego dokumentu zostaną wypełnione tylko jeśli tekst dokumentu OCR został zmapowany do dwóch pól w Business Central. Mapowanie może zostać wykonane w formie odsyłaczy zapasu dla wierszy dokumentów typu Zapas. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Korzystanie z odsyłaczy zapasu. Można również użyć funkcji Mapowanie tekstu do konta. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby zmapować tekst dokumentu przychodzącego do określonego dostawcy, K/G lub konta bankowego.

1. Wybierz wiersz dokumentu przychodzącego, a następnie wybierz akcję Utwórz dokument.

Na podstawie informacji z dokumentu elektronicznego dostawcy, przyjętego z usługi OCR, zostanie utworzona faktura zakupu w Business Central. Informacje zostaną wstawione do nowej faktury zakupu w oparciu o mapowanie zdefiniowane w formie odsyłaczy zapasu lub mapowania tekstu do konta.

Wszelkie błędy weryfikacji, związane z nieprawidłowymi lub brakującymi danymi w Business Central, będą widoczne na skróconej karcie Błędy i ostrzeżenia. Dodatkowe informacje zamieszczono w sekcji Aby rozwiązać problemy związane z przyjmowaniem dokumentów elektronicznych.

Aby zmapować tekst dokumentu przychodzącego do określonego konta dostawcy

W przypadku dokumentów przychodzących, określenie mapowania wybranego tekstu faktury dostawcy otrzymanej z usługi OCR do danego konta dostawcy, odbywa się najczęściej za pomocą akcji Mapuj tekst dla konta. W dalszej części artykułu, dowolna część opisu dokumentu przychodzącego, która istnieje w formie tekstu mapowania oznacza, że pole Nr powstałego dokumentu lub wierszy dziennika typu Konto K/G są wypełnione danymi określonego dostawcy.

Oprócz mapowania do konta dostawcy lub kont K/G, można również mapować do kont bankowych. Może to być przydatne w sytuacji, gdy dla dokumentów elektronicznych i opłaconych wydatków chcemy utworzyć wiersz dziennika głównego, gotowy do zaksięgowania na koncie bankowym.

1. Wybierz powiązane wiersze dokumentu przychodzącego, a następnie wybierz akcję Mapuj tekst dla konta. Otworzy się strona Mapowanie tekstu do konta.

2. W polu Tekst mapowania wprowadź dowolny tekst pojawiający się w fakturach dostawcy, dla których chcesz utworzyć dokumenty zakupu lub wiersze dziennika. Można wprowadzić maksymalnie 50 znaków.

3. W polu Nr dostawcy wprowadź dostawcę, dla którego będzie utworzony nowy dokument zakupu lub wiersz dziennika.

4. W polu Konto Debet dla wierszy bez zapasu wprowadź konto K/G typu debet, które będzie wstawione w nowym dokumencie zakupu lub wierszu dziennika typu konto K/G.

5. W polu Konto Kredyt dla wierszy bez zapasu wprowadź konto K/G typu Kredyt, które będzie wstawione w nowym dokumencie zakupu lub wierszu dziennika typu konto K/G.

   Uwaga

   Nie powinno się używać pól Przeciwstawny typ źródła i Nr konta przeciwstawnego w połączeniu z dokumentami przychodzącymi. Są one wykorzystywane tylko do automatycznego uzgadniania płatności. Dodatkowe informacje zamieszczono w artykule Mapowanie tekstu przy cyklicznych płatnościach na konta w celu automatycznego uzgodnienia.

6. Powtarzaj kroki od 2 do 5 dla wszystkich tekstów dokumentów przychodzących, dla których chcesz automatycznie utworzyć dokumenty.

Aby rozwiązać problemy związane z przyjmowaniem dokumentów elektronicznych

1. Na stronie Dokumenty przychodzące wybierz wiersz dokumentu elektronicznego, przyjętego z usługi OCR, który zawiera błędy. Wiersze wyświetlają wartość Błąd w polu Stan OCR.
2. Wybierz akcję Edycja, aby otworzyć stronę Dokument przychodzący.
3. Na skróconej karcie Błędy i ostrzeżenia wybierz komunikat, a następnie wybierz akcję Otwórz powiązany rekord.
4. Otworzy się strona zawierająca błędne lub brakujące dane, takie jak kartoteka dostawcy z brakującą wartością pola.
5. Popraw błąd lub błędy w sposób opisany w każdym komunikacie o błędzie.
6. Kontynuuj przetwarzanie przychodzącego dokumentu elektronicznego poprzez ponowne wybranie akcji Utwórz ręcznie.
7. Powtarzaj krok 5 i 6 dla wszystkich pozostałych błędów do momentu, w którym dokument elektroniczny może zostać pomyślnie przyjęty.

Aby nauczyć usługę OCR unikania błędów

Ponieważ OCR opiera się na metodzie rozpoznawania optycznego, usługa może popełnić błąd i źle zinterpretować znaki w plikach obrazów lub PDF, na przykład, jeśli dokumenty danego dostawcy są przetwarzane po raz pierwszy. Usługa OCR może nie odczytać logo firmy jako nazwy dostawcy lub źle odczytać pełną kwotę na przyjęciu wydatku ze względu na układ dokumentu. Aby zapobiec występowaniu podobnych błędów w przyszłości, można poprawić dane przyjęte z usługi OCR i odesłać informację zwrotną do usługi.

Strona Korekta danych OCR, która została otwarta ze strony Dokument przychodzący, pokazuje pola skróconej karty Informacje finansowe w dwóch kolumnach, jednej zawierającej edytowalne dane OCR i jednej zawierającej dane OCR dostępne tylko do odczytu. Po wybraniu przycisku Wyślij informację zwrotną OCR, zawartość strony Korekta danych OCR zostaje wysłana do usługi OCR. Następnym razem kiedy usługa będzie przetwarzała pliki PDF lub pliki obrazów zawierające określone dane, wprowadzone poprawki zostaną zastosowane w celu uniknięcia podobnych błędów.

1. Wybierz ikonę , wprowadź Dokumenty przychodzące, a następnie wybierz powiązane łącze.
2. Otwórz rekord dokumentu przychodzącego, który zawiera dane przyjęte z usługi OCR wymagające korekty.
3. Na stronie Dokument przychodzący wybierz akcję Popraw dane OCR.
4. Na stronie Korekta danych OCR zastąp dane w polach edytowalnej kolumny, które zawierają błędne wartości.
5. Aby anulować korekty wprowadzone od momentu otwarcia strony Korekta danych OCR, wybierz akcję Resetuj dane OCR.
6. Aby wysłać korekty usługi OCR, wybierz akcję Wyślij informację zwrotną OCR.
7. Aby zapisać korekty, zamknij stronę Korekta danych OCR.

Pola na skróconej karcie Informacje finansowe, na stronie Dokument przychodzący są aktualizowane z nowymi wartościami wprowadzonymi w kroku 4.

Zobacz też

Przetwarzanie dokumentów przychodzących
Dokumenty przychodzące
Zakupy
Praca z Business Central